Règles de rapprochement dans le Centre de rapprochement CR
Les règles de rapprochement sont créées dans CR - Paramètres règles de rapprochement. La mise en correspondance associe des règles pour trouver le type de transaction, puis pour trouver les transactions bancaires correspondantes dans le système. La mise en correspondance finale est basée sur la transaction bancaire. Tenez compte des points suivants lors de la création de règles :
- Chaque règle doit être unique par banque et nom de règle. Chaque règle doit être associée à un type de transaction Rapprochement chèques et avoir au moins un texte correspondant. Les types de transaction sont Chèque, Frais, Ajustement, Dépôt, Intérêt, Annuler, Transfert entrant, Transfert sortant. Vous pouvez créer une règle pour chaque type de transaction applicable. Vous pouvez également créer plusieurs règles pour un type de transaction, mais chacune doit avoir un nom différent.
- Créez des règles basées sur les transactions usuelles et la terminologie contenue dans votre relevé bancaire. Si votre relevé bancaire définit le type de transaction Chèque, comme Chq, indiquez Chq dans le texte de correspondance de votre règle. Si votre relevé bancaire contient des transferts à un compte à solde nul (CSN), spécifiez CSN dans le texte de correspondance. Si votre relevé bancaire contient des paiements ACH, créez une règle pour une transaction ACH.
- Si la terminologie des feuilles de calcul de votre banque précise plusieurs types de frais, créez des règles individuelles pour ces frais qui font de reports différents sur le grand livre (GL). Attribuez un numéro de séquence pour indiquer quelle règle est appliquée en premier, deuxième, troisième. Comme les numéros inférieurs sont appliqués en premier par le système, le premier numéro de séquence peut être attribué aux frais les plus courants. Le dernier numéro de séquence peut être attribué comme numéro général. Le tableau suivant présente un exemple de la structure de chaque règle de frais :
Nom de la règle N° séquence Type de transaction Type corresp. Texte corresp. 1 Texte corresp. 2 Frais1 301 Frais Et frais service Frais2 302 Frais Et frais SANS PROVISION Frais3 303 Frais Et frais - Pour les enregistrements bancaires qui ne correspondent pas automatiquement à une transaction bancaire, tels qu'un transfert entrant ou sortant, vous pouvez définir une référence et un compte de compensation bancaire ou GL. Cela automatise l'action et vous n'avez pas à lier manuellement le transfert dans la fenêtre GL - Saisie transaction.
- La création des règles dépend de la mise en forme de la feuille de calcul d'importation pour chaque rapprochement. Chaque feuille doit contenir des colonnes pour la date de transaction, le numéro de chèque, la description, le montant et la référence. Les champs Texte correspondance dans une règle viennent toujours extraire des valeurs de la colonne Description.
- Les valeurs des champs Texte correspondance sont utilisées par le processus de mise en correspondance des règles pour rechercher des mots précis. Les valeurs à l'intérieur d'un mot ne sont pas mises en correspondance. Vous pouvez utiliser un caractère générique (*) pour localiser un mot commençant par un élément de texte spécifique. Par exemple, Chè* correspondrait à Chèque, mais pas à Chq. Les majuscules sont ignorées ; chèque et Chèque sont pris en compte de la même façon. Les caractères spéciaux sont également ignorés ; par exemple #, &, ".