在销售管理中创建更正发票

本文档解释如何贷记不正确的销售发票，且如有必要，创建新的借记发票。

如果销售发票包含不正确的价格、数量、折扣、收费或计算的增值税，则可能需要更正。当交货或服务的质量不足且必需调整价格或导致客户退货时，也可能需要进行更正。

请注意，只能更正现有发票行，而不能添加新的发票行。不可能直接更改或指定总折扣金额或总计价格。

结果

  • 在第一种情况下，将创建更正发票。此发票包括与新替换行完全相反的已更正的发票行。“更正发票”文本与原始发票的编号和日期一起打印在发票标题上。更正发票还有一个增值税摘要框，其中包含有关更正发票和原始发票的增值税代码的信息。从原始发票中检索交货日期。
  • 在第二种情况下，将创建贷方票据和新的借记发票。贷方票据包含完全颠倒的错误发票行。借记发票包含新的替换行。贷方票据和新借记发票都包含对原始发票号和日期的参考、增值税摘要框以及根据上述更正发票的交货日期。但是，新借记发票不包含原始发票的增值税信息。

打印会计日记账和客户发票日记账。原始发票仍处于打开状态。

将更正发票发送给客户或付款方 - 且在第二种情况下，还要发送贷方票据。如果退回商品且尚未在 M3 BE 中处理，请在客户退货。打开 (OIS390) 中执行此操作。可以稍后查看原始发票和更正发票之间的关系，以及发票。显示 (OIS350/B) 中的任何贷方票据。如果有更正，当为原始发票选择相关选项 16=“显示贷项发票”时，将显示此发票。

更新以下内容：

  • M3 应收账款和 M3 总账。
  • 在 OINVOH 表中保存更正发票的标题（和任何贷方票据），而在 OINVOL 表中保存行。
  • 在 ODHEAD 表中保存新交货的标题，而在 ODLINE 表中保存交货行。
  • 原始发票的科目分录是完全相反的。如果更正涉及数量的减少，则该减少与会计规则 OI10-951（已交货/未开票 - 贷项）和 OI10-903（虚拟库存（非库存）- 借方）一起过账。

销售统计

按照为任何常规发票更新的方式更新销售统计。这意味着对统计的净影响是颠倒的行和新发票行（或如果使用第二个方案，则是贷方票据和新借记发票之间）的差异。

客户订单

如果调整了原始发票上的数量，则会更新客户订单。根据调整，客户订单行上的发票数量减少了且减少的数量将更新为退货数量。如果客户协议连接到客户订单行，则客户一揽子协议上的保留数量也会受到退货数量的扣减。将客户订单行设置为状态 x9，其中 9 表示不会交货更正的数量。

信用卡付款

如果原始发票是通过信用卡支付的，新的金额将贷记或借记到同一张信用卡。创建具有交易类型“正确/信用”的新的信用卡交易。

多单位协作 (MUC) 交易

如果以影响来自不同分部的交货的方式调整原始发票，则会创建 MUC 交易。这意味着将在内部对价格、数量或两者的减少开票。

奖金和佣金

如果以影响奖金、佣金或两者的方式调整原始发票从而确保正确的奖金和佣金，则将创建新的奖金和佣金交易。

准备工作

  • 销售发票必须转移到 M3 应收账款和 M3 总账。发票不能是预开发票。
  • 要更正的发票行必须具有这些信息类型之一：
    • 31（每个订单行的总额合计）
    • 35（订单总计折扣）
    • 60（每次交货的外部收费和收费 ID）
    • 65（每次交货的服务收费）
    • 67（外部物料收费）。
  • 如果原始发票包含不正确的增值税登记号等有关增值税的错误，则必须更正增值税的基本数据。
  • 原始发票所涉及的客户订单不能归档。如果原始发票是一个汇总发票，则没有客户订单可以归档。
  • 已经在 P 屏幕上为客户订单发票。更正或贷记 (OIS380) 定义了设置。

如果更正涉及套件项，则必须满足以下条件：

  • 要更改来自套件项标题的数量，必须在产品结构。打开 (PDS001/G) 中将预留级别设置为 1-“组合编号。层”。
  • 要更改来自套件项标题的价格或折扣，必须在 (PDS001/G) 中将定价方法设置为 1-“成本价格”或 2-“价格阶梯”。
  • 要更改来自套件项详细信息行的数量，必须在 (PDS001/G) 中将预留级别设置为 2-“物料层”。
  • 要更改来自套件项详细信息行的价格或折扣，必须在 (PDS001/G) 中将定价方法设置为 3-“行值/数量”。

这些设置为可选项。

  • 可以在客户订单类型。打开 (OIS010/E) 上指定“更正发票序列”，用作更正发票的默认序列号。如果未指定更正发票序列，则更正发票的发票号将基于 (OIS010/E) 中指定的“发票序列号”字段。
  • 如果在使用客户订单发票。更正或贷记 (OIS380) 中的“更正方法” 2-“贷记和重新开票”更正借记发票时创建的新借记发票不应使用更正发票系列，则可以将选中“不用于借记发票”复选框。若选中该复选框，则更正发票序列仅用于冲销原始发票、贷方票据。借记发票的发票号基于发票序列号。
    注意

    如果原始发票是贷方票据，则应用相同的逻辑。如果选中该复选框，则更正发票序列仅用于冲销原始贷方票据、借记发票。新贷方票据的发票号基于发票序列号。这表示贷记订单类型上的更正发票序列应为用于借记发票的序列号，而发票序列号应该是用于贷方票据的编号。

  • 原因代码可以在财务原因代码。打开 (CMS103) 中定义，其中“原因类型”字段必须设置为 1-“更正发票”。对于每个代码，可以使用 F6 = “文本”以不同语言指定文本。
  • 在设置 - 应用程序消息 (CRS424) 中激活应用程序消息类型 475-“已做好提交准备的发票更正/贷记”。
  • 在可用对象控制参数。打开 (CMS016) 中设置对象控制参数“更正/贷记消息”，其已连接到更正/贷记消息接收方选择。打开 (OIS385)。在 (OIS385) 中定义应用程序消息类型 475 的收件人。
    注意
    • 如果为客户。打开 (CRS610/H) 中的客户选择的价格打印输出方法为 2、3 或 4，则更正发票会自动改为使用价格打印输出方法 5。
    • 即使原始发票是面向物料的汇总发票，更正发票也不会面向物料。

遵循以下步骤

启动更正发票的生成

  1. 启动发票。显示 (OIS350)。

  2. 选择一个排序顺序并指定一个分厂和年份。

  3. 识别原始发票并为该发票选择选项 14-“更正/贷记”来启动客户订单发票。更正或贷记 (OIS380) 。

    如果原始发票已通过更正发票更正，而现在必须依次纠正，则仍然指定原始发票号。M3 BE 自动识别上一发票存在，并显示上一更正发票的更正交易以及 (OIS380) 中原始发票的未更正交易。

  4. 或者，在 B 屏幕上，指定客户订单号、交货号或两者以筛选显示的行。

  5. 选择要使用的更正方法。

  6. 查看发票和会计日期，并根据需要进行更改。

    建议将当前日期设为默认值。还显示原始发票的发票和会计日期以供参考。

  7. 指定新的税率日期，或者如果要使用原始发票上的日期，请选中“原始税率日期”复选框。

    税率日期决定了为新发票行选择税率时要使用的日期。原始税率始终用于已冲销的发票行。

    如果选中复选框且该发票是汇总发票，则不同的税率日期可用于不同的客户订单。

  8. 如果已选择更正方法 1 并希望在更正发票上打印小计，请选中“小计”复选框。

  9. 如果已选择更正方法 1，并希望在更正发票上打印带负号的负金额和数量，请选中“负号”复选框。

  10. 如果要将所有显示的发票行包括在更正中，请选中“全选”复选框。

  11. 如果需要，请选择要打印在贷项发票打印输出上的财务原因代码。

    注意

    如果所需财务原因代码不可用，则可以在财务原因代码。打开 (CMS103) 中设置其他代码。

为特定发票行创建更正发票

  1. 为需要调整的发票行选择选项 2 - “更正交易”。

    发票行按客户方订单号码、交货号和信息类型进行排序。换句话说，收费和折扣不与数量和价格一起显示。但是，可以使用“明细”字段来标识属于某个发票行的收费和折扣。

    不显示内部折扣。

  2. 选择以下备选项之一：

    • 更改发票行的数量、价格或折扣、或价格和折扣
    • 更改费用
    • 更改合计折扣或发票折扣

更改发票行的数量、价格或折扣

  1. 在 E 屏幕上，原始发票行与新发票行一起显示，请查看显示的信息。

  2. 在更正发票行上进行必要的调整。选择 F16 = “批准”。

    当更改数量、价格或折扣时，系统会自动重新计算新的行金额。

    请注意，即使根据客户订单类型不允许，仍可以更改价格。即使根据折扣模型不允许，仍可以更改折扣。

    更改还会启动自动重新计算：

    • 行收费 = 计算系数乘以新基数（基数根据数量、价格和折扣）
    • 增值税 = 增值税率乘以新增值税率（由于已更改的订单金额）
    • 合计折扣和发票折扣 = 计算系数乘以新基数（基数为订单总计总额或净额）。

更改费用

  1. 在 E 屏幕上，原始发票行与新发票行一起显示，请查看显示的信息。

  2. 在更正发票行上进行必要的调整。选择 F16 = “批准”。

    如果更改已经使用系数而不是价格的计算方法创建的订单费用（换句话说，计算方法不等于 0），则将自动选择所有发票行并包括在更正中以便进行正确的重新计算。

更改合计折扣或发票折扣

  1. 在 E 屏幕上，原始发票行与新发票行一起显示，请查看显示的信息。

  2. 在新发票行上进行必要的调整。选择 F16 = “批准”。

    即使根据折扣模型不允许，仍可以更改总折扣百分比和发票折扣百分比。

    当更改总折扣或发票折扣时，将自动选择所有发票行并将其包括在更正中，以便进行正确的重新计算。

  3. 返回到“更正交易”选项以进行进一步调整。否则按“提交”，然后按 F3。

验证更正/贷项发票的两步流程

注意

验证更正/贷项发票的两个步骤意味着一个用户进行更改，另一个用户检查更改并提交发票。在这样的流程中，将应用程序消息 475-“准备提交的发票更正/计入”发送给应该检查更改的用户是有用的。

  1. 使用功能键 F16 = “发送应用程序消息”将应用程序消息 475 发送给另一个用户（或一组用户）。

  2. 另一用户在应用系统消息。打开 (CRS420) 中选择相关选项 11 = “打开”以打开 (OIS380) 查看该消息中的发票。

提交发票

  • 选择以下备选项之一：
    • 功能键 F14 = “提交”批量提交发票。
    • 功能键 F15 = “交互式”来执行交互式发票。

限制

  • 如果 Vertex 或 AvaTax 用于税费计算，则“客户订单发票。更正或贷记” (OIS380) 必须选择更正方法 2 且必须选择“全选”或“全部贷记”。
  • 如果客户的地理编码/地址在原始发票发出后发生更改，则无法避免 M3 中的不匹配。贷记使用的税率日期与正在更正的发票上使用的税率日期相同，但设置更改可能会导致 AvaTax 或 Vertex 产生不同的税收决策，导致贷记与正在更正的发票不同。

收银台

选择设置屏幕 (OIS380/P) 上的“支付现金”复选框并使用 F15 = “交互式”来执行交互式发票。如果在付款条款。打开 (CRS075) 中的客户订单的付款条款上将“现金支付”设置为“2”，则自动打开现金付款。打开 (OIS215)。

要设置的参数

程序 ID/屏幕 字段 该字段表示...
(OIS380/B) 更正方法

... 如何创建更正发票。

备选项

1 = 为原始发票中的一个或多个发票行创建更正发票。更正发票显示冲销的发票行和新的替换发票行。将在该发票上打印原始发票的参考。

2 = 更正贷方票据和新借记发票。所选的原始发票行通过贷方票据充分贷记。新借记发票包括更正的发票行。贷方票据和新借记发票都有对原始发票的参考。

(OIS380/B) 负号

... 是否应当为更正发票上的冲销行上的数量和金额打印负号（或实际上是冲销符号）。

此复选框仅适用于已选择更正方法 1。

(OIS380/B) 小计

... 是否在更正发票上打印小计。小计是原始行和新替换行之间的差异。

此复选框仅适用于已选择更正方法 1。

(OIS380/B) 全部选择

... 是否应当在更正中包含属于发票或与指定的客户订单号码或交货号相匹配的所有行。

在这些情况下选择此复选框：

a) 当税费的基本数据已更改且所有行都受到更改影响时。如果在创建原始发票时没有将税登记号连接到客户，则可能是这种情况。

b) 当总折扣系数、发票折扣系数或订单费用计算系数需要更改时，因为所有行都是计算折扣和费用的基础。

(OIS380/B) 全部贷记

... 是否应当提交属于发票或与指定的客户订单号码或交货号相匹配的所有行以完成贷记。

一旦使用了“全部贷记”，则无法对发票作出进一步的更正。
(OIS380/B) 财务原因

... 交易的原因。

原因代码在财务原因代码。打开 (CMS103) 中维护，其中“原因类型”字段应设置为 1 - 客户订单的“更正发票”。对于每种代码，可以通过标准文本功能 (F6) 以不同的语言指定文本。

以客户的语言在发票文档上打印与财务原因代码关联的文本，财务原因代码更新为应收账款中客户发票的其他信息 257。
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