管理预开发票

本文档解释了如何管理预开发票以降低拥有过时物料的风险。

使用预先开票意味着要求客户预先支付已经订购的物料。可以要求客户提前支付全额或部分款项。预开发票用于客户订购库存分类之外的物料。

在交货客户订单之前，可以一次或多次自动或人工创建预开发票。按照订单类型设置默认值。

结果

客户已支付预开发票。这意味着最终发票上的金额已与预付金额进行对账。可以在客户订单发票。显示 (OIS350) 中监控最终发票。

经过处理的付款会影响客户信用和风险管理以及现金流管理。

在客户订单。预开发票 (OIS105) 中创建预开发票方案时，它将接收状态 20。在处理客户订单发票。打印 (OIS180) 中的预开发票后或交互式开票后，状态将升至 70。

会更新以下文件：

  • 预付款发票 (OOPINV)
  • 客户订单标题 (OOHEAD)。

在现金付款后更新以下文件：

  • 付款 (OPAYMH)
  • 付款明细 (OPAYMD)
  • 销售分类账 (FSLEDG)
  • 总账 (FGLEDG)
  • 支票号主文件 (FCHKMA)。

要处理其他付款，请参阅。

准备工作

  • 在客户订单类型。打开 (OIS010/E) 中选择预先开票，以便允许为用于客户订单的订单类型（包括要提前支付的物料）预开发票。
  • 完成以下步骤以允许自动创建预开发票：

    1. 在 (OIS010/E) 中：

      • 将客户订单类型类别设置为 1（正常订单）。
      • 在 (OIS010/E) 中将下一手动功能设置为以下备选项之一：
        • 1 -（打印拣货单/创建交货订单）
        • 2 -（交货报表。立即打印拣货单）。

    2. 在客户订单类型。更新字段选择 (OIS014/N) 中，为以下字段设置每种订单类型的默认值：

      • 增值税代码
      • 百分比（仅用于自动创建预开发票的必填条件）
      • 付款条款
      • 文本行 1 和 2。

    3. 在客户。打开 (CRS610/F) 的“ECI 预开发票”中，将参数设置为以下备选项之一：

      • 1 - 如果客户订单行链接到参考订单，则会自动创建预开发票
      • 2 - 如果客户订单行链接到参考订单，并且该物料是扩展的目录项目或非编码物料，则会自动创建预开发票。
      注意

      至少一个订单行必须与参考订单链接，或至少一个订单行必须包含扩展的目录项目或非编码物料。扩展的目录项目 (ECI) 是指不保存在库存中并在交货给客户之前需要购买的物料。

  • 完成以下步骤以允许在交互式开票后现金付款：
    • 在客户订单。打开 (OIS100/P) 中将处于活动状态的收银台设置为 1。
    • 在付款条款。打开 (CRS075/E) 中将现金付款设置为 1。
  • 在设置 - 客户订单开票 (CRS722/F) 中定义预开发票物料，以便将预开发票金额显示为发票 BOD 中的物料行。预开发票物料由海关统计号。打开 (CRS128) 中设置的关税统计号表示。
  • 完成以下步骤以允许将预付款金额作为贷方票据进行冲销：
    • 在设置 - 应收账款 (ARS905) 中定义“FAM 功能 - 贷方票据”(CRFF) 和“会计选项 - 贷方票据”(CRAO)。
    • 在 (CRS722/F) 中将扣除方法设置为 2 - 冲销为贷方票据。

遵循以下步骤

  1. 创建预开发票方案

    • 自动创建/更新预开发票方案
      注意

      在启用自动创建预开发票后，将在订单输入期间自动创建预开发票方案（请参阅“准备工作”中的的设置）。这意味着在客户订单创建结束时，将自动调用 (OIS105)。

      在客户订单。打开 (OIS100) 中创建订单。在客户订单。预开发票 (OIS105/B) 中检查创建的建议的值是否正确。

    • 人工创建预开发票方案

      在客户订单类型。更新字段选择 (OIS014/N) 中输入默认值。

      在 (OIS100) 或客户订单。打开工具箱 (OIS300) 中选择预开发票的订单号。

      输入要预开票的金额，并检查在 (OIS105/B) 中设置为默认的值是否正确。

  2. 打印预开发票

    • 立即打印预开发票（交互式）

      在 (OIS105/B) 中选择选项 14=“交互式开票”。发票打印在纸上或通过电子媒体发送。

      注意

      立即打印预开发票只有在处理现金付款时才需要。

    • 批量打印预开发票

      在 (OIS180) 中手动打印选择的预开发票。打印属于指定的预开发票日期的所有预开发票，并且最终发票自动与预开票的总金额对账。

  3. 注册付款 - 收银台或应收账款

    如果客户希望以现金支付发票，可以通过输入以下信息：收银台、付款方、货币、付款方式、发票号和外币付款金额，在现金付款。打开 (OIS215) 中启动现金付款。

    如果客户希望在客户订单和开票后立即支付发票或在普通收银台付款，则执行发票的现金付款。

    如果有其他要使用的付款方式（人工银行转账、汇票或支票），请在收款。记录 (ARS110) 中输入已收金额以及相关付款值。然后即可将付款分配到同一程序中的发票记录中。

  4. 最终开票

    如果在 (CRS722/F) 上将“扣除方法”设置为 0-“最终发票扣除”，则在物料交货并执行最终开票时从最终发票中扣除预开票金额。将 (OIS105) 中的状态设置为 80=“已开票和已结算”。对于部分交货，只有在剩余的预开发票金额大于未来发票上的剩余发票金额时，才执行扣减。

    如果在 (CRS722/F) 中“扣除方法”设置为 1 -中的"冲销为贷方票据"，则预付金额将被抵消为与发票一起创建的贷方票据。这由 (OIS105) 中创建的贷方记录表示。发票将是未扣减预付款金额的全部金额。贷方票据将使用“信息类型”(IVTP) 02 - 贷方票据填充发票 BOD 表。最终发票号将发送为“参考 - 扩展的发票号”(RXIN)。

    贷方票据需要通过客户订单发票。后处理 (OIS196) 手动转移到财务会计。只有触发其创建的发票成功转移到财务会计时，它才会包含在转移中。转移后，系统会自动从应收账款中的发票中扣除贷方票据。

  5. 存在剩余预开发票金额时关闭订单

    当关闭存在剩余预开发票金额的订单时，可以在 (OIS105) 中手动创建一个贷方“预开发票”，以便将剩余金额贷记给客户。执行此操作后，原始预开发票和贷方仍具有状态 70 =“预开票”。可以在程序问题。解决 (CRS418) 中使用“更正标识” OI04 -“更新(OIS105)中已完成的预开发票状态”将状态更新为80 =“已开票和已结算”，以表示已结算预开发票。

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