创建和使用备忘录与付款方联系和执行的操作

本文档解释如何为付款人创建关于要执行的操作的备忘录，即内部或外部提醒。

备忘录的使用通常与客户借项、信用和风险的管理有关，以记录与滞后付款方的联系。

结果

创建备忘录，描述与付款方的最近联系、结果和要完成的商定行动的最后日期。

如果备忘录连接到一个或几个特定的发票记录，当付款包含在付款方。连接备忘录。详情 (RMS441) 中具有状态 9=“已关闭”的备忘录后，在已收付款。记录 (ARS110) 中制作付款的每张发票。如果所有发票都已支付，则整个备忘录会自动关闭。

在选择排序顺序 1、7 或 11 时，未支付但连接到备忘录的发票在应收账款。显示 (ARS200/B) 中用星号标记。

在信用监控处理 (RMS420) 中，将有开放备忘录且操作日期逾期的付款方标记为星号。

指定的操作日期（即执行操作的最后一天）在信用监控期间用作选择标准：只要付款方具有包含操作日期（即执行操作的最后一天）的备忘录晚于当天，在信用监控生成异动 (RMS410) 中生成信用监控交易时，不会选择付款方。

可以打印备忘录用于内部目的，或将其发送给付款方以确认所作的任何协议。可以在备忘录打印 (RMS500) 中执行此操作。

系统会更新以下文件：

  • 备忘录保存在备忘录文件 (FCRMTN)
  • 连接到备忘录的发票保存在每个备忘录文件 (FCRTND) 的发票中
  • 应收账款明细文件是更新的 (FSLEDX)。

准备工作

  • 必须满足通过电话提醒付款方客户发票过期中列出的起始条件。
  • 如果应打印备忘录，并发送到付款方，则必须在已收付款。打开标准信函 (ARS050) 中创建类型 4 的标准字母。

遵循以下步骤

概览

创建备忘录

选择以下备选项之一：

  • 在应收账款文件中为发票创建备忘录

    1. 启动应收账款。显示 (ARS200/B)。

    2. 为选定的发票选择选项 19 =“备忘录”。

    3. 付款方备忘录维护 (RMS440) 被激活。

    4. 继续创建不与发票直接连接的备忘录。

  • 在信用监控例程中创建备忘录

    1. 启动信用监控处理 (RMS420/B)。

      星号用于标识付款方、原因和发票以及连接的备忘录。

    2. 选择以下备选项之一，然后继续创建不与发票直接连接的备忘录

      • 要创建备忘录或查看列出的付款方的现有备忘录，请选择选项 16 =“备忘录”
      • 要在信用监控。按付款方显示 (RMS421/B) 中创建/查看信用监控原因的备忘录，请选择选项 16。
      • 要为付款方的信用监控例程包含的一个或多个发票创建/查看备忘录，请选择选项 19 =“创建备忘录”。
  • 创建不与发票直接连接的备忘录

    1. 启动付款人备忘录维护 (RMS440)。

      显示屏幕 B，列出先前的备忘录，附带描述以及关于输入日期、操作日期和状态的信息。

    2. 设置屏幕顺序。

      该指令基于屏幕顺序 E。

    3. 选择排序顺序 1 =“备忘录”。

      排序顺序 2 =“注册日期”和 3 =“操作日期”仅用于排序和审核。

    4. 通过更改状态参数来定义先前的备忘录：打开 (0)，关闭 (9) 或所有备忘录（空白字段）

    5. 在 (RMS440/B) 中，通过给其标识创建新的备忘录，其最多可以包含六个字母数字字符。按 Enter 键。

    6. 在 E 屏幕上，描述并命名备注。

    7. 输入注册日期和操作日期，也就是说，采取行动的最后一天。

    8. 添加注释。最多可以使用十行。

    9. 如果需要，在自由文本屏幕中添加一个额外的文本块以备进一步注释。按 Enter 键返回屏幕 (RMS440/B)。

将发票记录添加到现有备忘录

  1. 如上所述，重复在应收账款文件或信用监控例程中选择记录的步骤。

  2. 当调用 (RMS440) 时，为备忘录选择选项 21 =“添加到备忘录”。

    发票自动包含在备忘录中。

查看备忘录明细和发票

  1. 要查看备忘录，请选择以下选项之一：

    • 要查看备忘录文本、信用部门参考和操作日期等，请选择选项“打开”或“显示”调用 E 屏幕
    • 要查看连接到备忘录的发票，请为备忘录选择选项 11 =“备忘录明细”，然后继续下一步。

  2. 在付款人备忘录明细维护 (RMS441) 中，查看包括的发票列表、发票金额和付款金额及状态。

  3. 有关详细信息，请为发票选择以下任一选项：

    • 选择方案 5 查看发票日期和到期日期等一般数据
    • 选择选项 11 =“发票详情”以查看客户发票。独立显示 (ARS215) 中的详细信息。

打印备忘录并发送给付款方

  1. 在 (RMS440) 中，为备忘录选择打印选项。

  2. 在激活的打印标准信函 (ARS115/E) 中，如有必要，请调整以下任意值：标准信函、语言、传真传输与否、传真号码、公司的信用部门参考以及两个附加文本行。按 Enter 键。

  3. 将打印的备忘录发送给付款方。

人工或自动关闭备忘录

  1. 要人工指示已执行的操作和已完全处理的备忘录，请为 B 屏幕上的备注选择选项 9 =“关闭备忘录”。

  2. 要自动关闭备忘录，请输入与已收付款。记录 (ARS110) 中的备忘录连接的发票收到的付款。

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