自动选择要付款的供应商发票

本文档解释如何使用供应商付款建议来选择在执行付款时要包含的发票记录、周期性付款、折扣和贷方票据。

请注意，付款建议也可用于创建科目分录以更新财务系统，而不涉及实际付款。

结果

为每种付款方式创建一个经过验证和更正的付款建议，包括与用户自定义的选择条件相匹配的记录。系统会删除或阻止不应包含的任何发票记录。

使用建议作为创建付款单据和更新财务系统的基础。请参阅根据付款建议执行供应商付款。

不创建任何交易。建议保存在付款建议头表 (FPSUGH) 和相应的详细信息表 (FPSUGD) 中。

系统会在应付账款文件 (FPLEDG) 中为建议中包含的每张发票分配付款状态 (PYST) 1，并阻止在其他程序或建议中处理此发票。

准备工作

  • 公司必须已回答下列问题：
    • 可以进行什么类型的付款（例如，供应商、员工支出、公司间净额计算、给客户或代理商的奖金或佣金）？
    • 将处理哪些付款方式？
    • 将使用什么条件来选择发票进行付款？
    • 是否会使用银行限额？
    • 通过支票、汇票或银行转账付款时需要哪些功能（例如，汇款、编号、包含或不包含反馈）？
  • 具有详细记录的以下 FAM 功能必须在 FAM 功能。打开 (CRS405) 中进行定义：AP30（支票）、AP31（电子银行转账）、AP32（人工银行转账）、AP33（汇票）和 AP35（直接借记）。
  • 供应商发票必须在应付账款中进行指定并获得批准。
  • 用于管理付款的银行账户必须在银行账户。打开(CRS692) 中进行指定。
  • 如果希望应用银行限额以便在不同银行之间分发汇票，则此类限额必须在银行配额。打开 (APS030) 中定义。
  • 如果希望自动检索银行账户，而不是在创建建议时人工指定它，则必须在银行账户连接。打开 (APS090) 中为每种货币和/或付款方法定义一个银行账号或一个一般银行账号。
  • 可以使用付款单据分页级别。打开 (APS091) 中定义的付款方式和银行账户 ID 的组合对每个交易码的发票进行分组。在创建付款建议时，还会考虑发票的其他字段，如收款方、付款日期、现金折扣、公司银行账户和供应商银行账户，以便将每个付款单据的发票分组。必须考虑在 (APS091) 中选择的交易代码中断级别。如果在 (APS091) 中找不到组合，则将使用普通分组。
  • 如果在 (APS905) 中选择了付款建议批准参数，则必须先批准付款建议，然后才能在 (APS130) 中进行付款。请参阅供应商付款建议批准
  • 如果要在创建付款建议时根据其各自的优先级选择供应商，则必须在供应商。定义采购和财务 (CRS624/F) 中为相应的供应商指定优先级代码。
  • 已在设置 - 应付账款 (APS905/F) 中定义是否要在供应商付款建议。打开 (APS130/B) 中使用选项 9 确认付款建议后自动将其删除。
  • 在 (APS905/F) 中定义了贷方票据是否会在付款建议中自动匹配。

遵循以下步骤

概览

  1. 创建供应商付款建议

    在供应商付款建议。打开 (APS130) 中选择要付款的发票。

    指定选择条件后，将创建一个或多个付款建议，每个建议对应于所选的一种付款方法和货币。

  2. 验证付款建议

    在继续操作之前，请检查建议以验证是否包含了正确的发票记录。

    如果打印了错误报告，请检查是否应该在建议中调整和包含报表中列出的任何记录。

  3. 调整建议

    如果发现了任何不正确的信息（例如，错误的银行或付款方法），请使用子程序在 (APS130) 中调整这些值。这些更改仅影响建议，而不会影响应付账款文件。

  4. 付款单据的打印预览

    在创建最终付款单据和更新财务系统之前，可以在 (APS130) 中打印预览。这表示，将打印模拟付款单据以进行最终检查。

  5. 应付账款中的正确发票

    存在一些可能您必须在应付账款文件中直接更正的错误。这可以是您需要更改收款方时的情况。可以在供应商发票。显示独立发票 (APS215) 中执行此操作。然后，可创建新建议以包含更正后的发票。

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