自动输入供应商发票

结果

只有使用特定类型发票所需的步骤，才能顺利地输入供应商发票。

使用此内容可加快供应商发票处理速度。

准备工作

必须清楚地了解公司不同类型的发票输入和公司惯例。

目的

目的是尽可能地定制和自动完成供应商发票输入，并最大限度地减少用于输入的键和屏幕的数量。在最精简的流程中，只能在一个屏幕而不是五个屏幕上工作。

何时

应用在供应商发票。记录 (APS100) 中输入发票时定义的工作流。

方法

工作流在最大程度上由 FAM 功能 AP10 下的详细记录控制，可以选择将此记录作为模板用于在 (APS100/B) 中进行输入。每条记录都可以用作输入模板。通过在 FAM 功能。打开明细 (CRS406) 中为每种类型的发票条目定义单独的详细记录，确保在输入期间只显示相关信息。

详细记录包含许多值，其中大多数都对工作流有一定的影响。在本文档中，我们会提到最重要的备选项。

但是，也可以在发票输入期间更改工作流。

精简工作流

可以通过以下几种方式设计输入流：

控制哪些信息相关并应该进行显示
简化发票和税费的过账
应用模板以快速过账周期性成本
在已批准和未批准的发票输入之间快速切换
选择与采购订单匹配的工作流
处理发票时自动向负责的用户发送消息。

该模型描述了如何设计工作流，其重点在于应显示哪些信息以及应用哪些模板：

控制哪些信息相关并应该进行显示

在基本流中，各个屏幕将显示与供应商相关的信息。这些屏幕包括：
- F 屏幕：货币和付款条款等值是从“供应商。定义采购和财务”(CRS624) 中检索的
- G 屏幕：现金折扣详细信息（例如，日期和百分比）根据 (CRS624) 中为供应商选择的现金折扣条款显示。
通常，只需按 Enter 键接受这些值，而不必进行任何更改。可以决定自动接受值，而不显示这两个屏幕。请注意，如果选择不显示 F 屏幕，则无法使用详细记录输入周期性付款的发票，也无法使用会计补充功能进行基本贷方交易。
简化发票和税费的过账

许多发票都没有问题，并且不需要任何复杂的处理。只需要输入它们并尽快发布即可。因此，可以选择自动过账发票，而不显示单独的编码屏幕 (APS100/J)。
- 对于未批准的发票，可以通过选择 FAM 功能的过渡科目代码来控制此操作
- 对于在输入期间不应与采购订单匹配的发票，可以在 (APS100/E) 中已有的单独会计字符串中输入用于借方交易的会计标识。（此会计字符串不影响使用发票会计模板输入的税费和记录交易。）
为避免人工对增值税进行过账，可以选择对增值税进行自动计算和过账，而不必人工输入增值税。这也由 FAM 功能控制。
应用模板以快速过账周期性成本

来自同一公司的发票可以是非常标准的发票：它们可以包含相同类型的成本，甚至可能包含金额，通常都过账到相同的科目。

对于没有问题的发票，可以预定义此类周期性成本以及应如何在发票会计模板中对它们进行过账。如果将模板连接到供应商或 FAM 功能，则成本将显示在 (APS100/H) 中，可以在此处输入适当的金额。然后，这些金额将自动进行过账。

如果这些周期性成本更复杂，则发票会计模板可能无法满足需求。可以改为使用具有预定义发票记录的标准凭证对此类成本进行快速过账。可以选择要在编码屏幕上使用的标准凭证。
在已批准和未批准的发票输入之间快速切换

输入发票时，会发现实际上应该将一些发票输入为已批准而不是未批准，反之亦然。另外，还可能会发现这也适用于在同一会话中输入的发票。

通过在 (APS100/E) 中按功能键，可以在 E 屏幕上将发票状态从已批准更改为未批准，也可以进行反向更改，而不必退出并选择另一 FAM 功能详细记录。也可以通过追溯方式执行此操作。
选择与采购订单匹配的工作流

如果希望将发票与采购订单和收货键匹配，可以从完全手动到完全自动的八个工作流中进行选择。

输入要在 (APS100/E) 中使用的工作流。更多信息请参阅将供应商发票与采购订单进行匹配。
处理发票时自动向负责的用户发送消息

如果多个管理员参与处理发票，可以通过激活所谓的应用程序消息来促进这些人之间的沟通。这些消息会通知负责对发票进行授权的人员 M3 中发生了涉及发票的事件，例如输入了需要进行授权的发票。它们在设置 - 应用程序消息。打开 (CRS424) 中激活。激活后，系统会在每次发生相关事件时为授权人创建这些消息并将它们显示在应用程序消息。打开 (CRS420) 中。