将供应商发票与采购订单进行匹配

本文档解释在对发票进行付款之前如何将已批准或未批准的供应商发票与连接到一个或多个采购订单 (PO) 的收货行进行匹配。

匹配可以在发票输入期间或之后立即执行。如果发票价格和采购订单价格之间没有差异或者差异很小，可以完全自动执行此流程。

有关如何在供应商发票。自动处理 (APS050) 中匹配批次发票或已扫描发票的信息，请参阅自动将批次供应商发票与采购订单进行匹配。

结果

  • 供应商发票将匹配到：
    • 连接到相应的采购订单的收货行
    • 采购订单行（如果在进行匹配时没有收货交易）
    • 收货行和采购订单行（如果仅收到了部分货物）。
  • 如果匹配不完整或未完全批准（例如，监管员工必须对其进行复查），则通常会将发票过账到过渡科目。还可以创建借方票据或借方票据请求。
  • 打印供应商发票日记账和会计日记账。根据设置，也可以打印配送单。
  • 如果匹配完成并获得批准，请对发票进行付款。可以通过在供应商付款。手动输入 (APS120) 中人工创建付款记录或在供应商付款建议。打开 (APS130) 中自动创建付款记录来执行此操作。
  • 如果匹配完成并且已获得批准，而且创建了借方票据，则通过在供应商发票。自动处理 (APS050) 中对借方票据使用选项 9 =“更新 AP”，可以使用借方票据更新应付账款。根据上述段落对发票进行付款。（如果自动创建了付款记录，则金额将设置为发票上的金额减去借方票据上的金额。）
  • 如果匹配完成并获得批准，而且创建了借方票据请求，则可以在 (APS050) 中使用选项 6 =“打印请求”。可以根据上述段落选择对发票进行付款，并且可以在它从供应商处到达时在 (APS100) 中输入贷项发票，或等待来自供应商的贷项发票，然后人工创建付款记录并将供应商发票与贷项发票进行匹配。
  • 如果匹配在一些或所有货物到达之前完成，可以再次将收货与发票进行匹配，以确保得到正在付款的货物。无论是否已批准发票进行付款，都将执行此操作。请参阅货物到达时结束发票匹配。
  • 如果匹配为部分匹配或未批准，则必须在供应商发票。重新编码 (APS110) 中对发票进行重新编码和授权。
  • 在以下程序中检查已收货物和已开票货物之间的任何剩余差异：
    • 采购订单。打印已收货/未开票 (APS580)。在采购订单。调节已收货/未开票 (APS370) 中调节已开票的采购订单行的收货。（此后，采购订单将收到状态 85，并包含在购买统计中。）如果完全匹配的采购订单收货不具有状态 9 也没有发票匹配日期（还必须将采购订单收货的内部会计分录转账到总账以便设置发票匹配日期），则可以手动重新计算发票匹配状态和日期。这一操作可以通过在 (APS370) 中使用相关选项“15”来完成。此功能检查是否应重新计算发票匹配日期、状态和采购订单状态。
    • 供应商发票。打印已开票/未收货 (APS585)。
  • 如果对工单。打开行 (MOS101/B) 中的工单物料行上的采购产生的采购订单执行发票匹配：
    • 将供应商发票。与收货行匹配 (APS360) 中的价格转换为工单物料行成本。在物料行与发票匹配之前，估计成本一直保留在物料行上，如果发票价格与估计成本不同，那么可能会更新成本。
    • 当采购订单在采购订单。调节已收货/未开发票 (APS370) 中标记为发票已完成时，成本也会更新。
    • 如果工单连接到维护客户订单，则 MCO 发票行规格记录也会更新。在 MCO 订单行已经向客户开具发票的情况下，将创建具有差异金额的新订单行。
    • 物料行上更新的成本来源于数据库字段 MMOMAT.QMMPRC。该字段包含单价（收费除以数量）。开票流程中的更新成本将重新计算 QMMPRC 并除以数量 QMCNQT。
    • 然而此情景有以下限制：
      • 仅当货物在开票之前到达（发票行类型 1）是，才支持从 (APS360) 更新成本和 MCO 发票行。
      • 该物料无库存（物料。打开 (MMS001) 中的库存会计= 0）。
      • 工单类型是更新物料计划<> 1。
      • 采购订单类型是订单类别 20、30 或 40。

作为该流程的结果，在 M3 中进行了以下更改：

  • 收货行具有以下状态之一，如 (APS370) 中所示：0 =“不匹配或仅部分匹配”或 9 =“完全匹配”。
  • 采购订单的状态为 80 或 85。
  • 发票状态设置为已批准或未批准付款，如供应商发票。显示独立发票 (APS215) 中所示。

准备工作

  • 基于会计事件 PP20 的会计规则必须在会计规则。设置 (CRS395) 中定义。
  • 如果对具有非库存物料的采购订单进行匹配，则可以将“= 10903”定义为 (CRS395/E) 中会计规则 PP20-227 和 PP20-228 的会计对象，以便处理价格差异的过账。这表示，在计划采购订单。打开 (PPS170) 或采购订单。打开 (PPS200) 中为非库存采购订单人工定义会计字符串时，发票匹配期间发现的可能价格差异将在和人工定义的字符串相同的字符串上过账。
  • 有权对发票进行授权的用户在授权用户。供应商发票。打开 (CRS650) 中集中注册并按分部进行注册。此程序还用于控制：
    • 每张发票的最大金额（以分部的货币计）
    • 发票金额大于最大金额或者系统将原始授权用户报告为不可用时自动选择的授权用户
    • 负责为授权用户对发票进行重新编码的用户。
  • 基本授权设置在设置 - 应付账款 (APS905) 中定义。除了其他事项之外，该程序用于控制在指定为授权人的人员是已登录系统的人员时是否可以对发票进行授权。
  • 可以在供应商。定义采购和财务 (CRS624) 中为特定供应商定义授权用户。然后，在输入发票时系统会自动建议使用授权用户。
  • 通过使用以下字段，已定义系统应自动批准哪些完全匹配的发票进行付款（如果由授权用户输入并小于其最高批准金额）：
    • 供应商。定义采购和财务 (CRS624) 中的“发票审批条件 1”字段
    • FAM 功能。打开明细 (CRS406) 中用于 FAM 功能的详细记录的“未批准付款”字段。
  • 如果应自动允许达到一定级别的差异，则必须在设置 - 供应商发票匹配 (APS900) 中定义这些内容。如果使用工作流（下一手动步骤）8，则还必须指定应如何在 (APS900) 的“针对将差异分配至发票行的限制”字段中对允许限制内的差异进行过账。请参阅为发票匹配定义允许的差异。
  • 用于控制如何自动处理匹配的不同常规设置必须在设置 - 应付账款 (APS905/F) 中定义。这包括决定在使用工作流（下一手动步骤）5 至 8 时，如果交货未完成或没有收到采购订单的货物，则将如何处理匹配。请参阅定义基本应付账款设置。
  • 用于控制将如何按供应商自动处理发票匹配的不同设置必须在供应商。定义采购和财务 (CRS624) 中定义。请参阅注册财务管理所需的供应商/收款方信息
  • 采购订单必须使用与发票相同的货币。否则，在发票输入期间，必须在发票首次与采购订单进行匹配时，通过在供应商发票。记录 (APS100/F) 中按 F15 键来更改货币。
  • 必须在 FAM 功能。打开明细 (CRS406) 中 FAM 功能 AP10 下详细记录的“下一手动步骤 - 发票匹配”字段中选择备选项 2 至 8 之一。如果在供应商发票。记录 (APS100) 中输入发票后，应始终打印配送单以用作批准或重新编码的基础，则必须在设置 - 总账 (CRS750) 中选中“配送单”复选框。
  • 在“设置 - 应用程序消息”中，已定义在匹配流程期间发生事件（例如，需要对发票进行授权）时，授权用户是否应在应用程序消息。打开 (CRS420) 中接收消息。要使用的消息为 149 到 150、152、155、157、160 到 164 以及 200 到 202。

简介

发票匹配的工作流根据情况、发票中包含的信息以及公司例程。为了更容易理解不同的步骤而不会失去整体概观，我们将工作流分为两个部分：工作流 - 概述和工作流 - 详细

在详细级别，可以从九个不同的流中进行选择（“下一手动步骤”或 NMS）。它们之间的区别在于流程的数量越多，其自动化程度就越高。例如，如果选择流程 5，则会自动执行流程 5 的开始步骤之前流程 2、3 和 4 中包含的所有步骤。剩下的步骤人工完成。

经验法则是，如果发票涉及多个采购订单，则使用流程 3 和 4，而如果发票中仅涉及一个采购订单，则使用流程 5 至 8。

在以下期间输入要使用的工作流的编号：

  • 在供应商发票。记录 (APS100/E) 中输入发票
  • 在供应商发票。重新编码 (APS110/E) 或供应商发票。重新编码 (APS112/B) 中对发票进行重新编码。

对于以电子方式接收的发票，匹配完全是自动执行的。

遵循以下步骤 - 概述

概览

  1. 输入新发票

    通过在供应商发票。记录 (APS100) 中选择 FAM 功能详细记录来输入供应商发票。此记录控制要用于发票匹配的工作流。但是，可以在输入发票期间人工取消流程。根据工作流，后续步骤或多或少是自动完成的。

  2. 选择先前输入的发票以进行重新编码

    对于在 (APS100) 或供应商发票。自动处理 (APS050) 中未完全匹配的发票，需要对未批准的发票行进行重新编码和/或批准。开始在供应商发票。重新编码 (APS110) 中进行必要的调整。还可以匹配先前未匹配的发票，而与是否已批准其进行付款无关。

  3. 选择收货交易

    如果货物在采购订单。收货 (PPS300) 中报告为已收，则可以选择发票应与之匹配的收货行。

    可以通过在供应商发票。选择匹配交易 (APS351) 中人工选择特定行来直接执行此操作，也可以通过在供应商发票．选择匹配 (APS350) 中选择采购订单、交货单号或供应商订单号来间接执行此操作。

  4. 选择采购订单行

    如果在发票之前未收到货物，或者已在采购订单。显示行交易 (PPS330) 中删除收货，则没有要用于匹配的收货行。

    在这种情况下，可以改为在 (APS351) 中选择采购订单行。

  5. 复查发票行并为已批准的行创建科目分录

    复查根据选择创建的发票行并在必要时进行调整，以使其对应于从供应商处接收到的（实际）发票。可以使用以下几个选项，其中包括：

    • 更改收货中建议的每行的数量和金额
    • 为所有发票行或特定行添加收费
    • 通过使用会计选项，人工对允许限制内的差异进行过账

    如果创建的价格差异或数量差异超过了允许限制，则可以创建借方票据或借方票据请求。票据/请求金额将自动计算为发票行和收货/采购订单行之间的价格/数量差异。

    系统批准所有行时，可以为这些行创建科目分录。可以在供应商发票。与收货行匹配 (APS360) 中执行此操作。

  6. 创建凭证

    在 (APS360) 中检查待分配金额是否减少为 0。如果需要，打开任何需要调整的行，并进行必要的更改。例如，这可能表示使用会计选项冲销限制内的任何剩余差异。

    确认一切正常后，为连接到发票匹配的所有科目分录创建初步凭证。可以通过退出 (APS360) 来执行此操作。之后，可以在 (APS100) 中输入更多发票。发票处理完成后，将对总账进行更新。

遵循以下步骤 - 详细

概览

  1. 在过渡科目上输入供应商发票或选择发票

    请参阅“工作流概述”部分中的活动 1 和 2。

  2. 决定如何在 (APS360) 中继续

    在 (APS100) 中输入发票号或者在 (APS110) 中为发票选择选项 11 后，将启动供应商发票。与收货行匹配 (APS360)。可以在此程序中决定如何继续进行匹配

    从 (APS110) 开始，复查、调整和批准已记录的发票行。在 (APS100) 和 (APS110) 中输入发票期间，可以选择将发票与 (APS350) 中的普通编号（例如，采购订单号、交货单号或供应商订单号）还是 (APS351) 中的收货行进行匹配。

    何时用作启动步骤：

    • 希望在 (APS100) 中调整人工过账到过渡科目的发票中的发票行。
    • 希望在供应商发票。自动处理 (APS050) 中进行自动匹配期间调整和批准自动发票中未批准的发票行。

    在 (APS100) 中输入正式发票时，此步骤通常不相关，因为没有要复查的现有发票行。更顺畅的流程将从步骤 3 或 4 开始。

  3. 选择采购订单、交货单或供应商订单号

    在供应商发票。选择匹配 (APS350) 中，选择发票上指定的数字以自动选择所有已连接的收货行。

    何时用作启动步骤：

    • 已知道交货单号、采购订单号或供应商订单号。
    • 发票涉及多个采购订单。

  4. 选择收货行或采购订单行

    在供应商发票。选择匹配交易 (APS351) 中执行此活动。请参阅“工作流 - 概述”部分中的活动 3 和 4。

    何时用作启动步骤：

    • 例如，不知道确切的详细信息或只知道物料号。
    • 已注册多个收货，但只收到适用于其中一个收货的发票。
    • 在收到货物前接收发票。
    • 发票涉及多个采购订单。

  5. 创建发票行

    选择收货或采购订单行后，只需在 (APS350) 或 (APS351) 中按功能键即可创建相应的发票行。

  6. 复查/调整发票行

    在 (APS360) 中执行此活动。

    何时用作启动步骤：

    • 发票仅涉及一个采购订单。

  7. 检查发票行

    根据 (APS360) 中开票价格检查每行的采购订单价格，并根据 (APS360) 中的开票数量检查每行的采购订单订单数量或收货数量。可以按下功能键自动完成这些操作。如果价格存在任何差异，则会对设置 - 供应商发票匹配 (APS900) 中用户自定义的差异允差进行自动检查。将收到一条确认检查结果的消息。例如，如果发票行未获批准，则将返回到步骤 6 以调整行并创建借方票据。

    何时用作启动步骤：

    • 发票仅涉及一个采购订单。
    • 怀疑可能需要人工调整值

  8. 创建科目分录

    在检查发票行后，创建用于冲销所有已批准行的收货交易的科目分录。将任何未批准的行过账到过渡科目，例如

    何时用作启动步骤：

    • 发票仅涉及一个采购订单。
    • 匹配似乎没有问题。

  9. 为发票匹配创建凭证

    在 (APS360) 中创建初步凭证。请参阅“工作流 - 概述”部分中的活动 6。

    何时用作启动步骤：

    • 发票仅涉及一个采购订单。
    • 匹配似乎没有问题。

  10. 在供应商发票。记录 (APS100) 或供应商发票。重新编码 (APS110)中输入采购订单号

    对于自动化程度最高的发票匹配方式，请在 (APS100/E) 或 (APS110) 中输入采购订单号。如果没有问题，则所有先前的步骤将自动执行，并且不会离开屏幕。

    也可以在 (APS350) 或 (APS351) 中启动此自动匹配。如果执行了此操作，则不仅可以使发票与一个采购订单相匹配，还可以使其与多个采购订单相匹配。

    如果 (APS900) 中存在超出任何用户自定义的差异允差的差异，或者仅收到采购订单中的部分商品，则需要在步骤 6 停止，即在 (APS360) 中停止。这表示会自动冲销较小的差异。

    何时用作启动步骤：

    • 匹配似乎没有问题。
    • 希望尽可能地自动输入供应商发票。
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