人工输入供应商发票进行付款

本文档解释如何通过输入付款信息并最终过账发票来准备供应商发票进行付款。发票可以输入为已核准付款或未核准付款。

该文档涵盖人工执行的完整输入流程。根据设置，可以或多或少地自动完成此过程。详细信息请参阅自动输入供应商发票。

还可以使用此说明的第一部分来输入应与采购订单匹配的发票。在单独的流程中描述了匹配流程。

结果

  • 过账供应商发票。请参阅基本输入流程概述:
    • 人工过账已批准的发票。
    • 根据为所使用的 FAM 功能详细记录指定的过渡科目代码，自动或人工过账未批准的发票。
    • 发票可能与远期汇率协议相关。根据为所使用的 FAM 功能详细记录指定的过渡科目代码，自动或人工过账未批准的发票。
  • 打印会计日记账和供应商发票日记账。根据设置，也可以打印配送单（请参阅“准备工作”）。
  • 付款之前，在供应商发票。重新过账 (APS110) 中对任何已过账但未批准的发票进行授权。
  • 通过根据付款建议。打开 (APS120) 中的付款建议创建付款单据，对已过账和已批准的发票进行付款。
  • 在远期汇率协议。打开 (RMS120) 中跟进具有或没有特定的远期汇率协议的发票。

将为已过账的每张发票分配一个凭证号。退出程序时，系统会更新应付账款和总账。

创建的基本交易是：

会计规则 科目 借方 贷方
AP10 - 200 债权人的控制科目 x

AP10 - 215

—

过渡科目（针对未批准的发票）

成本科目（针对已批准的发票）

 x
AP10 - 211/212 应收增值税 x
AP10 - 301 汇率收益 x
AP10 - 302 汇率损失 x
AP10 - 303 抵消汇兑损益 x

由于已人工输入与采购订单不匹配的已批准发票的成本科目，因此不会对此科目分录使用会计规则。

当快速输入的会计字符串用于输入未批准的发票时，业务科目和输入的任何其他会计标识取代过渡科目。

准备工作

  • 必须满足人工输入供应商发票中列出的起始条件。
  • 如果在 (APS100/J) 中对发票进行编码时要将标准凭证用作记录模板，则必须在标准凭证。打开 (GSL015) 中创建此类凭证。
  • 必须在会计规则。设置 (CRS395) 中为会计事件 AP10 定义会计规则。
  • 如果在供应商发票。记录 (APS100) 中输入发票后，应始终打印配送单以用作批准或重新编码的基础，则必须在设置 - 总账 (CRS750) 中选中“配送单”复选框。

FAM 功能 AP10 的设置

  • 对于未批准的发票，必须在 FAM 功能 AP10 下为详细记录选择以下过渡科目代码之一：
    • 0 = 使用编码屏幕人工过账。
    • 1 = 自动过账到过渡科目，而不使用编码屏幕。
    • 2 = 自动过账到过渡科目，但在必要时显示用于输入其他会计标识的编码屏幕。
      注意

      在 (APS100/E) 中快速输入的会计字符串将取代所选的过渡科目代码。

    • 在稍后通过 EDI 对发票进行付款时，如果要输入用作参考而不是发票号的扩展发票编号，则必须在“发票编号”字段中选择要使用的字段的数量。然后，在 (APS100/E) 中最多打开三个用于此用途的额外字段。
    • 在 (APS100) 中输入发票时，如果要使用供应商编号之外的另一个值（例如，银行账号或电话号码）来识别供应商，请选中“备选搜索关键字”复选框。如果选中该复选框，则可以在 (APS100/E) 的“供应商编号”字段中输入多达 36 位字符的备选搜索关键字。通过选择具有对供应商的引用的表与该表中包含待用值的字段的组合，可以在 (CRS627) 中定义搜索关键字本身。退出 (CRS627) 时，系统将使用所选字段中的值在后台填充 CIDALL 表。在 (APS100/E) 中按 Enter（或单击“下一步”）后，M3 就会使用 CIDALL 表来根据备选搜索关键字检索供应商编号。可能需要技术支持人员的帮助，以确定哪些表和字段相关。例如，查看“备选搜索关键字”复选框的字段帮助文本。
    • 如果在输入期间应该显示包含从供应商。定义采购和财务 (CRS624) 中检索的明细的 F 屏幕，则必须在“显示供应商发票明细”字段中选择备选项 1。如果选择了备选项 2，则系统将自动接受这些值，并且不显示屏幕。
    • 如果应该显示包含从 (CRS624) 中检索的建议现金折扣明细的 G 屏幕，则必须在“显示现金折扣明细”字段中选择备选项 1。如果选择了备选项 2，则将根据 (CRS624/F) 中为供应商定义的现金折扣条款自动计算现金折扣。
    • 如果要在输入期间调整凭证文本，则必须在“常规凭证文本”字段中选择备选项 1 或 2。然后，在供应商发票。记录 (APS100/F) 中建议使用该文本。
    • 如果在增值税。记录 (TXS150/B) 中进行输入期间应该显示增值税代码和增值税额的字段，则必须选择“自动增值税会计”0 或 3。如果已对发票应用舍入（例如，在增值税。记录 (TXS150/B) 中），这可以更改增值税额。

      如果在 (CRS750/F) 中将“增值税打印”设置为 2 或 3，则可以在增值税。记录 (TXS150/B) 中调整记录的增值税和增值税基额。在这种情况下会出现货币差异。增值税的货币差异会记录在 AP10/301 或 302 会计类型上，增值税税基的货币差异会记录在 AP10/301 或 302 上，并且在 AP10/303 会计类型上有冲销金额。

    • 如果希望能够在 (APS100/F) 中输入基本贷方交易的附加会计标识，则必须在 (CRS406/F) 中为详细记录选中“科目补充”复选框。
    • 如果应始终在 (APS100/F) 中输入负责批准发票的人员的 ID，则必须选中“授权”复选框。（如果已选择不显示 F 屏幕，则在发现缺少此信息的情况下，仍会显示它。）
    • 如果要添加附加付款参考，则可以为付款类别为 0、3 或 5 的发票添加并行发票。
    • 如果要在 (APS100/H) 中将发票会计模板用于对周期性发票记录进行过账，必须在 (CRS624) 中为详细记录或供应商选择此类模板。请注意，连接到供应商的模板将覆盖为详细记录定义的模板。
    • 如果在会计。打开 (GLS120) 中对发票进行编码时应自动计算增值税，则“自动增值税会计”必须设置为 1。

基本输入流程概述

下图显示了可用于不应与采购订单匹配的发票的基本输入流程：

遵循以下步骤

输入基本发票信息

  1. 启动供应商发票。记录 (APS100/B)。

    B 屏幕列出了为所有手动输入类型定义的所有 FAM 功能详细记录。还将显示所使用的会计模板以及是否使用科目补充之类的信息。

  2. 选择选项“打开”以获取未批准或已批准发票的详细记录。

  3. 在 E 屏幕上，输入供应商、供应商发票号和以发票货币表示的金额（必需）。

    系统将自动从供应商主文件中检索货币，并在已输入供应商后按 Enter 键时建议使用此货币。用于税收目的的主要国家/地区代码以相同方式从公司。连接分部 (MNS100) 进行检索。供应商国家/地区代码和区域/州（用于美国销售税）从供应商。连接地址 (CRS622) 中列出的第一个地址进行检索。

  4. 适用时，选择以下两个备选项或其中之一，然后按 Enter 键：

    • 如果发票不需要任何预先会计处理，请使用发票的借方交易的“快速输入”会计字符串，而不是稍后激活单独的编码屏幕。
      注意

      会计字符串中的维度以 1 到 7 的顺序显示，也就是说，它们不受所选 FAM 功能详细记录中“维度顺序”内输入的任何值的影响。

    • 输入在对发票进行付款时要使用的其他发票编号，而不是发票号。

查看从供应商主文件中建议的发票明细（F 屏幕）

  1. 查看 F 屏幕上的信息：

    • 供应商信息：收款方、供应商。
    • 货币信息：货币、汇率类型、发票汇率。
    • 付款处理详情：批准发票的人员、付款方式、付款条款、现金折扣条款、远期汇率协议、凭证文本。
    • 如果使用了并行发票号，且在其他付款引用应付账款。打开 (CMS091) 中为此付款方法和收款方所在国家/地区定义了校验位方法，则对校验位进行输入控制。如果校验位无效，则系统会显示警告消息。

      在计算和控制并行发票号中的校验位时，使用校验位方法。

      另外，如果输入了备选校验位方法，而且第一次输入的校验位方法中的校验位无效，则并行发票号的输入控制会改为使用此备选校验位方法。如果校验位错误，则系统会显示警告消息。

      使用第一个校验位方法时，如果校验位正确，则不会进行更多的控制。但是如果校验位错误，而且输入了备选校验位方法，则会改为使用该校验位方法以控制校验位。

      如果校验位对于这两种校验位方法而言都是错误的，则该校验位无效并且系统显示警告消息。

      必须使用数值来计算和控制校验位。如果并行发票号为空白，则不进行任何输入控制。如果 (CMS901) 中的校验位方法为空白，则不执行任何输入控制。

      如果在进行并行发票号输入控制时无法在 (CMS901) 中未找到付款方法和收款方国家的规则，但该付款方法有一个规则，且付款人国家为空白（捕获所有），则将使用此方法。

      输入控制仅针对应付账款付款方法为付款类 0 = 现金、3 =“银行转账”以及 5 =“直接借记”的发票。

    • 税收信息：公司购买商品或服务的国家/地区、区域/州（用于美国销售税报表）以及主要国家、服务代码、交易代码和交货日期。在增值税。记录 (TXS150/B) 中输入增值税代码、增值税额和增值税基额（以本币表示），当在供应商发票。记录 (APS100/F) 中单击“下一步”时将显示此程序。

      交货日期表示已开票货物的交货日期。如果在设置 - 总账 (CRS750/F) 中选择交货日期作为增值税日期类型，并且使用增值税日期类型 0 设置供应商的增值税代码，则此为必需值。否则，不需要交货日期。

      当增值税。记录 (TXS150/B) 人工更改为增值税代码。打开 (CRS030/E) 中至少一个使用增值税日期类型 3 或 4 设置的增值税代码时，系统会在离开编码屏幕后显示一个屏幕，用户必须在其中输入此类增值税代码的交货日期。如果发票涉及提交几种货物，则输入最晚的交货日期。如果发票涉及未使用采购订单订购的服务（例如，培训课程），请输入提供服务的日期，即“工序”日期。

    • 补充会计标识：科目补充的会计字符串。

  2. 调整任何需要更正的值。按 Enter 键继续到下一个屏幕（G、H、J、K 或 TXS150/B，具体根据是否使用现金折扣、发票会计模板、预扣税方法 4 和/或手动增值税会计）。

    如果对公司进行了贸易统计报表配置，并且供应商的国家/地区代码是不同于分部的国家/地区代码的欧盟国家，则系统会在 F 屏幕上显示一条警告消息，告知您需要贸易统计。要查看并补充发票的贸易统计值，请按 F18 键激活贸易统计。打开 (TXS300) E 和 F 屏幕。返回到 (APS100/F) 时，按 Enter 键继续。

    如果发票的付款方法是类别 0、3 或 5，则应考虑并行发票号，并且可以更改或删除并行发票号。如果更改付款方法后付款类别不是 0、3 或 5，则将删除并行发票号。

输入增值税信息

在增值税屏幕增值税。记录 (TXS150/B) 中输入增值税代码和增值税额。如果发票货币不同于分部的本币，则还会显示以本币表示的增值税和增值税税基字段，必须进行完成这些字段。

根据 F 屏幕（屏幕 APS100/G）输入的供应商主文件或条款查看现金折扣信息

  1. 如果与供应商达成一致，还应调整建议的折扣日期和相关百分比。按 Enter 键。

  2. 在 G 屏幕上，如有必要，调整“现金折扣基准”字段中现金折扣所基于的金额。

在预定义的会计字符串中输入周期性发票记录的金额（屏幕 APS100/H）

  1. 在 H 屏幕上，使用模板中包含的预定义会计字符串检查最多九种记录类型。

  2. 对于每条相关记录，输入金额并在必要时调整建议的增值税代码。按 Enter 键。

    如果使用具有过渡科目代码 1 的 FAM 功能详细记录输入发票或者使用了“快速输入”会计字符串，则系统会自动对发票进行过账并返回到 B 屏幕。

查看预扣税和输入记账付款的扣除金额（屏幕 APS100/K）

  1. 在 K 屏幕上，检查建议的增值税额并在需要时调整此金额。

    注意

    只有在所使用的服务代码是在供应商服务代码。打开 (CRS063) 中使用“基础金额 = 净额”定义的情况下，才会显示增值税额。所输入的增值税额仅用于计算预扣税的基础金额，不会创建任何科目分录。

  2. 扣除供应商以及浏览供应商发票号所使用的服务代码的任何未结记账付款，并选择要从基础金额中扣除的记账付款。选择“创建”以添加记账付款。

    也可以通过输入金额从基础金额中扣除其他不适用的成本，然后选择“创建”。

  3. 检查已计算的预扣税，并在需要时返回到屏幕 F，以更改或删除服务代码。

    注意

    如果通过选择“上一步”或 F12-“取消”离开屏幕 K，则系统将删除任何记账付款和/或不适用的费用。返回到屏幕 K 时，必须重新输入相关信息。

决定如何继续

  1. 在此阶段，将自动选择以下备选项之一：

    • 系统自动对发票进行过账并为其分配一个凭证号。显示用于进行进一步输入的屏幕 (APS100/E)。适用情况：
      • 使用 FAM 功能详细记录将发票输入为未批准，以便直接在过渡科目上过账。
      • 在 (APS100/E) 中使用快速输入的会计字符串来输入发票。重复此活动，直到输入了所有发票为止。
    • 将显示编码屏幕 J。适用情况：
      • 发票使用具有过渡科目代码 0 或 2 的 FAM 功能详细记录将发票输入为未批准。
      • 发票已输入为已批准。

  2. 选择以下备选项之一：

    • 如果已对发票进行过账，请继续执行 (APS100/E) 中“调整已输入发票和/或创建凭证”下的步骤。
    • 如果未对发票进行过账，请继续执行“人工输入发票的会计信息”下的步骤。

  3. 在 J 屏幕上，选择以下备选项之一：

    • 要人工输入或添加会计信息，请继续执行“人工输入发票的会计信息”下的步骤。
    • 如果输入已批准或未批准的发票，并希望在输入会计信息时使用标准凭证作为包含预定义记录和金额的模板，请继续执行“将标准凭证应用于复杂的周期性发票记录”下的步骤。

人工输入发票的会计信息

  1. 在 J 屏幕上，输入账户和任何其他会计标识以及借方交易的适用金额。

  2. 根据需要调整增值税代码、凭证文本和服务代码。

  3. 如果适用，输入最多包含两位小数的数量、服务代码或银行操作代码。按 Enter 键。

    请注意，服务代码不适用于具有预扣税方法 4 的供应商，因为此方法使用发票金额（不包含或包含增值税）作为计算的基础金额。

  4. 要调整所输入的行，请选择选项“打开”以重新打开，或选择选项 12 =“更改日期值”来调整银行操作。

  5. 重复上述步骤，直到剩余分配金额为“0”为止。按 F3 键完成并返回到 E 屏幕。

    在分配金额之前离开屏幕的唯一方法是通过按 F18 =“取消凭证”来取消整个凭证。

将标准凭证应用于复杂的周期性发票记录（屏幕 J）

  1. 在 J 屏幕上，按 F16 =“标准凭证”以调用标准凭证。打开 (GLS015)。

  2. 选择标准凭证，即完整的结算凭证（类型 1）或模板凭证（类型 2）。按 Enter 键。

    所选凭证中的记录显示在 J 屏幕上，其中包含以下信息：货币金额、货币、记录的金额、科目和增值税代码。

  3. 选择以下备选项之一：

    • 如果所选凭证是模板凭证，请继续执行“调整已输入发票和/或创建凭证”下的步骤。
    • 如果凭证是完整凭证，请按 F3 键退出程序。

  4. 使用选项“打开”可通过输入缺少的值或调整现有值来更改模板凭证中任何不完整的行。按 Enter 键。

  5. 当所有行正确且定义了冲销会计字符串时，按 F3 键返回 (APS100/E)。

调整已输入发票和/或创建凭证（屏幕 E）

  1. 如果要调整 E 屏幕上显示的任何发票记录，请选择以下备选项之一：

    • 要调整先前输入的值，请为所显示的发票记录选择选项“打开”，然后重复上述适用步骤。

      无法更改包含使用预扣税方法 4 创建的预扣税的发票，但必须将其删除后重新输入。

    • 要将所显示的发票的状态从未批准更改为已批准（或进行反向更改），请按 F14 键并按 Enter 键进行确认。

      还可以使用 F14 键在输入发票前更改发票类型，而不必退出并选择另一条 FAM 功能详细记录。

  2. 要创建凭证并更新财务系统，请按 F3 键退出程序。

允许手动输入金额为零的发票

  1. 要手动输入金额为零的供应商发票，必须使用以下设置：
    • 在设置 - 应付账款 (APS905/E) 上为参数“135 允许不包含金额的发票”选择备选项“2=仅用于 (APS100)”或“3=用于 (APS450) 和 (APS100)”
    • AP10 FAM 功能的过渡科目代码参数必须为“0=否”。
  2. 在 B 屏幕上，当输入的发票金额为零时显示一条警告消息。然后，用户可以通过选择“下一步”继续交易。
  3. 完成金额为零的发票交易后，将创建的凭证应付账款科目进行内部对账。因此，发票无法进一步处理。
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