定制总账余额的表示方法

本文档解释了如何提取和报告用户选择的信息及多维度信息，以分析客户、产品或市场盈利能力。这将通过创建用于从总账余额文件中检索信息的“筛选器”来完成。这些筛选器包括余额键、会计结构和列模板。

有关余额文件的维护信息，请参阅维护总账余额文件。

结果

根据余额键和会计结构定义，余额存储在总账余额文件 (FBAVAL) 中。可以在总账余额文件。显示 (GLS215) 中和通过 M3 Report Generator 在线获得此信息。

在 (GLS215/B) 中输入期间，并选择余额键和列模板来查看信息。使用 (GLS215) 中的缩放功能可下溯每个余额的原始明细交易。

在报表资料。打开 (RGS600) 中定义报表模板时，使用余额键选择信息。从在线报表生成器中，还可以通过报表编制者查询 (RGS220)从报表合计下溯总账。显示交易 (GLS210) 中显示的明细交易。

有关系统如何受影响的更多信息，请参阅“另请参阅”部分中列出的文档。

准备工作

  • 已确定公司在不同情况下的财务监控和报表需求。
  • 会计标识在会计 ID。打开 (CRS630) 中定义。
  • 对于要包括在余额文件中的预算，必须在预算。打开 (BUS100/E) 中选中“更新余额文件”复选框。

遵循以下步骤

  1. 命名会计结构级别

    通过使用预定义的余额键，可以按升序排列每个会计维度的值。例如，通过使用会计结构创建自己的余额键，可以对和组织匹配的分层模型中的值进行分组和聚合。

    首先，在会计结构维护 (CRS647) 中定义要用于公司或分部的一组级别。实际上，这意味着为每种语言向每个级别指定一个名称或标题，并指定为哪个会计维度保留级别。

    最多可以定义九个级别。不过实际上具有三个或四个级别的结构可以满足大多数情况。

  2. 创建会计结构

    在会计结构。打开 (CRS645) 中开始创建结构。第一步是选择为级别选择的会计维度，并为每个级别指定用户自定义的名称。（这些名称将显示在余额文件中。）下一步是连接一个或多个会计标识或者每个级别的其他会计结构。（在级别 1，只能选择会计标识。）其思路是将非连续的标识或结构分组在一起。

    可以通过添加包含其他会计维度的会计结构来添加报表潜力。

  3. 创建余额键并链接到会计结构

    余额键用作筛选器，可以选择此筛选器从总账余额文件中检索值。余额键 1 至 8 是预定义的（包含会计维度的各种组合）并自动激活。

    但是，除了这些关键字之外，还可以在总账余额文件键。打开 (GLS690) 中创建和人工激活多达 91 个用户自定义的余额键。在可能包括的关键字值中，包含了在活动 1 中定义的会计结构级别。

  4. 填充余额键

    之后，填充余额键，即在总账余额文件。使用结果更新 (GLS915) 中从总账内为此新余额键检索值。对于预算值，将使用传送预算到余额文件 (GLS920)。

  5. 创建列模板

    除了余额维度定义之外，还需要通过创建模板来定义要为每个维度显示的列。此外，该模板还指定了要使用的标题、要显示的金额类型以及应从其中检索任何预算值的预算。

    可以在列模板 - 余额查询。打开 (GLS216) 中执行此操作。

  6. 关于总账余额检索的定义

    根据余额键和会计结构定义，余额存储在总账余额文件 (FBAVAL) 中。可以在总账余额文件。显示 (GLS215) 中和通过 M3 Report Generator 在线获得此信息。

    可以人工触发对总账余额文件的更新。

示例：如何在余额键中使用会计结构

贵组织如下所示：

总监 Lisa Wilks
销售 营销
Christina Anderson John Smith Sara Dupont David Mueller

希望查看最低级别的每位员工和最高级别的每位负责人员的信息。每位员工在科目表中注册为单独的成本中心（会计维度 2）。因此，可以使所有级别基于会计维度 2，并在会计结构维护 (CRS647) 中定义下列名称：

  • 级别 1：员工
  • 级别 2：部门
  • 级别 3：负责人

然后，开始在会计结构。打开 (CRS645) 中创建每个级别。它们都基于会计维度 2，因为基础级别应包括此维度中的成本中心。

  • 级别 1：销售人员
  • 级别 1：营销人员
  • 级别 2：销售部
  • 级别 2：营销部
  • 级别 3：总监 Wilks。

之后，将会计标识或结构连接到同一程序中的每个级别：

  • 级别 1：销售人员：成本中心 Anderson、Christina；Smith、John
  • 级别 1：营销人员：成本中心 Dupont、Sara；Mueller、David
  • 级别 2：销售部：会计结构销售人员
  • 级别 2：营销部门：会计结构营销人员
  • 级别 3：总监 Wilks：会计结构销售部和营销部

在总账余额键。打开 (GLS690) 中创建为实际值（结果）保留的新余额键。在 F 屏幕上，选择会计结构级别以及应显示其值的会计维度。可以通过为其分配数字来对其进行排序：

  • 10 总监
  • 20 部门
  • 30 员工
  • 40 会计维度 2（成本中心）
  • 50 会计维度 1（业务科目）。

在总账余额文件。显示 (GLS215) 中选择余额键和列模板（请参阅下文）时，现在将显示记录“总监 Wilks”和所选期间的累计金额。通过使用缩放选项，可以展开整个结构，并显示每个级别的总计：

  • 总监 Wilks
    • 销售部
      • Anderson、Christina
      • Smith、John
    • 营销部
      • Dupont、Sara
      • Mueller、David

在成本中心级别，现在可以下溯各项交易。

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