报表定义

该流程用于在财务系统内定义报表。报表可帮助以清晰和可管理的方式在财务系统中组织和呈现信息。报表还可以分配给公司内外的不同类型的人员。

报表可以打印在普通纸上，以 DW/400 格式保存为文档，或作为假脱机文件发送给其他用户。此外，可以转换报表并将其作为文件传输到 PC，以便在电子表格或字处理程序中进行处理。

准备工作

  • 必须知道报表的目的和报表要显示的信息。这需要非常了解公司的会计科目表和财务系统。
  • 必须在余额文件中输入和更新财务数据、结果和预算。
  • 余额键必须在总账余额文件键。打开 (GLS690) 中定义。每个报表可以指定关键字，如有必要也可以为每行报表指定关键字。关键字用于确定报表的检索信息。

遵循以下步骤

  1. 报表标题的定义

    报表标题在报表资料。打开 (RGS600) 中定义。标题包含一般信息，例如要使用的名称和余额键，布局的定义，报表的打印方式，页眉和页脚的内容以及要包括在报表中的信息。

  2. 行的定义

    行在行。打开 (RGS620) 中定义。行是报表中的水平块状结构，并且为每行定义要选择的值以及如何在报表中显示。

    可以定义：

    • 文本行，具有文本而不是数字的行。例如，用于在两行之间插入标题行。
    • 明细行，显示不同类型的值。

      示例：可以定义一行显示欧洲的收入。

    • 计算行，显示计算结果。计算可以从明细行和其他计算行检索值。

      示例：如果定义了两行以分别显示欧洲和亚洲的收入，则可以定义计算行以显示这两个区域的总收入。

    • 外部行，显示其他报表中行的值。

  3. 列的定义

    列在列。打开 (RGS610) 中定义。列是报表中的垂直块状结构，每一列均可指定要选择的值以及如何在报表中显示。

    可以定义：

    • 文本列，显示文本。定义报表标题时，将自动创建文本列 '00'。它在报表中位于最左侧，并自动包含为报表中每行指定的行文本（行标题）。如果需要，可以移动此列。
    • 明细列显示不同类型的值，例如行定义的结果。

      示例：如果定义了两行分别显示欧洲和亚洲的收入，则可以定义列显示在一定时间段内相应区域的结果。

    • 百分比列，在列中显示行值，作为同一列中指定行上的值的百分比。

      示例：可以定义列分别显示欧洲和亚洲的收入百分比（使用显示两个地区总收入的第三行的值）。

    • 计算列，显示计算的结果。计算可以从明细列和其他计算列检索值。

      示例：如果一列显示 A 期间的收入，另一列显示 B 期间的收入，则计算列可以显示两个期间之间的收入差异。

  4. 单元格的定义

    在储存格。打开 (RGS630) 中定义单元格。单元格是单独的块状结构，报表中某一列和行的组合。

    可以定义：

    • 计算单元格，显示计算的值。计算可以从其他单元格检索值
    • 文本单元格，显示文本。

  5. 检查报表布局

    定义报表后可以检查报表的格式，以确保报表的外观符合预期。在要检查的报表的报表资料。打开 (RGS600) 中选择选项 21 =“格式建议”，在“格式建议” (RGS650) 中打印报表预览。打印报表后，可以检查行文本、列标题、列宽和一般格式。

提示

  • 在公司之间复制报表

    可以将报表从一个公司复制到另一个公司，或从一个分部复制到另一个分部。如果不同的公司/分部使用相同的报表，此功能可以节省很多时间。

    通过按 F14 键 =“读取报表”在报表资料。打开 (RGS600) 中进行复制。按 F14 键启动 (RGS600/I)，在其中指定报表的名称，要复制的报表的来源和目的地。复制时还可以更改报表中的数据。例如，如果新公司使用其他余额键，此功能就非常有用。请注意，复制必须在要保存副本的公司中进行。

  • 打印报表定义

    可以打印组成报表的各项定义。如果想在设计报表时在纸上查看报表定义，此功能就非常有用。

    使用 (RGS600) 中的选项 6 =“打印”，在报表打印定义 (RGS640) 中启动打印。在 (RGS640) 中，可以选择要打印的报表和要打印报表中哪些信息。可以选择打印以下信息：E = 关于报表的一般信息，F = 窗体和打印参数的定义，G = 页眉和页脚信息，H = 打印预选值，1 = 列定义，2 = 行定义，3 = 单元格定义。

  • 对报表中的行重新编号

    如果在现有报表中定义了新行，并且这些新行放置在已存在的行中，则可能需要对所有行重新编号。可以使用功能键 F10 =“重新编号”并指定范围值，对行。打开 (RGS620) 中的行重新编号。请注意，重新编号时包含在行和单元格计算中的行也会自动重新编号。

    示例：报表包含第 10 行、第 15 行、第 20 行、第 22 行、第 25 行、第 30 行，其中第 22 行是新行。在 (RGS620) 中，可以指定范围 10。新的行号将是 10，20，30，40，50，60，70。

  • 创建备选行

    有时可能想让某一行在不同的地方打印，也就是说，根据行的值在报表中的不同行上打印。可以通过定义一个备选行来实现这一功能。

    可在行。打开 (RGS620) 中创建备选行，方法是为想要具有灵活性的行选择“打开”选项。在屏幕 E 上，在字段中指定具有相同名称的备选行号以及激活备选行号的条件。

    备选行可用于检查科目，根据余额是正数还是负数显示在贷方和借方。公司间交易也可以用这种方式显示。

  • 创建通知参考

    可以定义一系列报表，一旦开始打印基本报表即可自动处理和打印报表。在基本报表某一行的行。打开 (RGS620/E) 中，可以通过在“通知参考”字段指定要自动打印的报表来启用此功能。

    此外还必须为包含外部行的报表激活通知参考功能。这是因为为了使外部行功能工作，具有外部行使用的信息的报表必须在具有外部行的报表之前处理。在具有信息的报表的“通知参考”字段中指定带有外部行的报表。

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