启用财务管理

本文档概述如何设置 M3 Finance Management 的基本配置。

结果

财务系统中的所有基本零件都已配置为支持公司的流程，包括交易输入、财务监控和税务管理。

准备工作

  • 在公司资料。打开 (MNS095) 中输入公司。
  • 在公司。连接分部 (MNS100) 中输入该公司的分部。如果公司没有分部，则必须输入空白分部。
  • 至少在语言。打开 (CRS010) 中设置一种系统语言。
  • 期间按期间类型定义，而期间类型在公司。连接分部 (MNS100) 中针对财务系统设置。
  • 系统日历在系统日历。打开 (CRS900) 中定义。
  • 系统期间在系统日历。打开期间 (CRS910) 中设置。

索引

  1. 定义编号序列

    • 定义记账号序列
    • 定义凭证序号
    • 定义其他财务编号序列
    • 为 MUC 定义发票号序列

  2. 输入货币相关信息

    • 定义货币
    • 定义汇率类型
    • 定义汇率

  3. 定义会计科目表

    • 定义会计维度名称
    • 定义科目组
    • 注册会计标识

  4. 定义会计规则

    • 创建会计事件
    • 创建会计类型
    • 定义会计规则

  5. 定制总账余额的表示方法

    • 定义会计结构级别
    • 定义会计结构
    • 定义余额键
    • 定义用于余额查询的列模板

  6. 启用总账管理

    • 定义付款类型
    • 定义付款方法

  7. 定义交易输入的 FAM 功能

  8. 定义付款类别

  9. 启用税务管理

    • 启用增值税管理
    • 启用贸易统计资料报表
    • 启用供应商税务报表

  10. 注册客户和供应商

    • 注册客户/付款人
    • 注册供应商/付款人

  11. 注册银行信息

    • 注册银行和分行
    • 注册银行账户

1.定义编号序列

  • 定义记账号序列

    退出用于创建会计交易的程序时，根据程序，系统将打印一个或多个日记账。示例包括会计日记账、客户发票日记账以及供应商付款日记账。为每个日记账分配记账号序列中的一个编号。在日记账中，每个交易都会收到一个序号。这样做的目的是使每个交易在总账中都具有唯一身份，并且按照时间顺序对交易进行排序（仅供 M3 内部使用）。

    如果已选择在设置 - 总账 (CRS750) 中将交易分为外部交易和内部交易，则输入每个类别的记账号序列。否则，每个公司和会计年度只能使用一个记账号序列。通过与会计年度的连接，可以在年终结算时同时处理两个会计年度。在凭证。显示 (GLS210/B) 中，为每个凭证交易显示日记账号和序号。

    定义位置：

    记账号序列。打开 (CRS400)。可以在打印日记账副本 (GLS500) 中打印特定日记账的副本。作为公司定期例行程序的一部分，使用检查日记账号 (GLS965) 检查记账号序列中的中断或包含无金额交易的日记账。

  • 定义凭证序号

    M3 中的所有财务交易都会生成一张凭证。凭证由在输入会话期间创建的所有科目分录组成。可以使用凭证号下溯到凭证。显示 (GLS200) 中的所有相关交易。或者，可以根据应收账款和应付账款的显示程序中的发票号来识别用于记录特定发票的凭证

    为每个系列设置起始日期。这可以帮助更改序列号，以便在年终结算时同时处理两个会计年度。必须将每个序列标记为人工、半自动（表示必须在输入交易时人工输入序列中的第一个凭证号）或自动编号。

    注意

    如果选择使用账簿将明细账和总账分为较小的单位，则对于每本账簿，只能使用一个凭证序号。为确保凭证序号中没有中断，应定期使用检查凭证号 (GLS960) 来确定是否存在任何错误。在 (CRS410/E) 中，系统会显示每个序列号中最后使用的编号。

    定义位置：

    凭证号序列。打开 (CRS410)。

  • 定义其他财务编号序列

    在 M3 中，还使用了许多其他类型的序列号，用于发票、付款催收、勾销等。

    每个序列号都包含名称、起始编号、结束编号以及关于如果及何时将序列替换为另一序列的设置。每个序列号都连接到一个序号类型。这些是预定义的，并指示序列用途（例如，01 用于客户/服务订单，02 用于发票，07 用于交货单，50 用于付款催收）。

    定义位置：

    编号序列。打开 (CRS165)。唯一的例外情况是多单位环境中的发票号（见下文）。

  • 为 MUC 定义发票号序列

    使用多单位协作 (MUC) 时，会为每个分部定义发票序列号。它们将自动连接到序列号 02。这表示可以在不同的分部中输入具有相同编号的不同发票。

    定义位置：

    内部发票序列。打开 (MFS165)。

2。输入货币相关信息

  • 定义货币

    可以在 M3 中使用任意数量的货币。有三种主要货币类型：

    • 本币 - 公司使用的基本本国货币，在总账中所有交易都转换为该货币。以此币种表示的值称为本币金额。
    • 外币 - 使用的任何其他货币。以此类币种表示的值称为货币金额。
    • 第三货币 - 具有特殊状态的货币，例如货币联盟 (EMU) 内的欧元或者美元。第三货币可能在进行报表和比较时很有用，例如需要以稳定的货币表示数字时。

    对于每种货币，选择小数位数和费率系数。费率系数指示是否应该在输入交易时对金额执行除法或乘法运算以减少零的个数。虽然这在使用通胀货币时可能很方便，但大多数公司发现，从长远来看只使用费率系数 4（即 1：1）更方便。还可以将允许的最大汇率偏差指定为百分比。在人工输入或更改汇率的程序中，如果汇率与汇率。按日期打开 (CRS058) 中的汇率的偏差超过指定百分比，则将显示警告。另一个功能是舍入规则。对于 MUC 环境，可以输入每种货币的特定于分部的费率系数和偏差百分比。

    定义位置：

    币别。打开 (CRS055)；舍入表维护 (CRS053)。如果存在特定于分部的例外情况，则将在 (CRS055) 中为货币显示加号。

  • 定义汇率类型

    首先定义不同类别或类型的汇率，例如可变汇率、预算汇率或用于组合并的汇率。这些类型用于预算和年度财务报表，并且可以连接到客户、供应商和价格表。有一种预定义汇率类型（01 = 可变费率）。类型 02 至 99 是用户自定义的类型。汇率类型随后将连接到汇率（如下）。

    定义位置：

    汇率类型。打开 (CRS056) 和汇率。打开汇率类型 (CRS057)，后者通过币别。打开 (CRS055) 显示。

  • 定义汇率

    最多可以使用 6 位小数定义汇率，并且所有 6 位小数都用于转换为本币。但是，结果最多显示两位小数。根据公司。连接分部 (MNS100/G) 中设置的汇率将货币金额兑换为本币的数学运算（乘法或除法）。

    注意

    此设置在系统启动后无法更改。

    定义位置：

    汇率。按日期打开 (CRS058)。程序通过币别。打开 (CRS055) 或汇率类型。打开 (CRS056) 显示。

3.定义会计科目表

  • 定义会计维度名称

    基于会计字符串记录 M3 中的每个财务交易。此字符串由七个链接组成，即所谓的会计维度。对于每项交易，可以仅使用部分链接。第一个会计维度始终保留用于业务科目。将哪些类型的会计标识保留用于任何其他维度（例如成本中心、产品组或项目）根据公司的报表和监控需求。

    在此任务中，为每个会计维度定义名称。每个名称以三个版本输入：长度为 15、8 和 3 个字符。在 M3 中使用哪个版本以及在报表中打印哪个版本由屏幕或报表上的可用空间决定。当 M3 安装有多种系统语言（以便可以使用每种系统语言显示字段和其他标题）时，可以为每种语言定义维名称。

    定义位置：

    会计维度名称维护 (CRS012) 。

  • 定义科目组

    科目组用于控制损益表或资产负债表上科目的报表顺序。要实现清晰的结构，请在由多达五个级别组成的层次结构中对类似的科目进行分组。以下是由四个级别组成的科目组层次结构的一个示例：

    1. 营业利润/亏损

    2. 经营支出

    3. 雇员

    4. 成本补偿。

    然后，将每个业务科目连接到会计 ID。打开 (CRS630) 中的科目组。

    注意

    科目组必须在科目所在级别（公司和/或分部）进行定义。

    定义位置：科目组。打开 (CRS633)。

  • 注册会计标识

    构成会计字符串的部分称为会计标识。这些内容在会计维度中输入。为维度 1 保留的会计标识构成公司的会计科目表。如上所述，其他类型的会计标识可以是成本中心之类的内容。可以为每个标识设置日期范围，因此调整会计科目表和其他会计标识很容易。会计标识也可以使用不同的语言进行输入，用于查询和报表。为用户选择的语言是用于检索正确维度名称的语言。会计标识可以在公司级别和分部级别进行输入。

    注意

    如果这两个级别中存在同一个会计标识，则本地级别将覆盖中央级别。

    定义位置：会计 ID。打开 (CRS630)。

4.定义会计规则

有关如何定义和应用会计规则的详细描述，请参阅会计规则的设置和使用。

有关所有会计规则的简要描述，请参阅“M3 中的会计规则列表”。

  • 创建会计事件

    会计事件表示 M3 中的所有自动创建科目分录的场合。每个会计事件至少会生成两个科目分录，即贷方和借方。会计事件的示例是 AP10（供应商发票的手动输入）和 OI20（客户订单发票开立）。会计事件在 M3 中预定义，因此将在配置期间或升级系统时下载。

    定义位置：会计事件。打开 (CRS375) 按 F14 键以检索标准集。

  • 创建会计类型

    会计类型是在会计事件（例如，增值税过账）期间创建的各类科目分录的集合 ID。会计类型的示例为 211（应收增值税）和 301（实现的汇兑收益）。会计类型也在 M3 中预定义，将在配置期间或升级系统时下载。

    定义位置：会计类型。打开 (CRS385)– 按 F14 键以检索标准集。

  • 定义会计规则

    定义用于会计事件和会计类型的每个组合的会计字符串，从而预定义可以在财务系统中自动生成的所有科目分录。每个此类组合集都称为会计规则。每条会计规则都有起始日期。

    除了任何会计标识外，还可以在每个会计字符串中包括所谓的动态控制对象，如国家/地区、客户或订单号。这些值定义了从哪里检索相应的会计标识，而不是使用固定值。例如，如果会计规则 OI20-120（客户订单发票开立 - 收入）中的会计维度 3 保留用于产品组，则可以在物料主文件中输入物料组字段的 ID。然后，将从此文件中自动检索产品组。对于每条会计规则，最多还可以定义十种例外情况。例如，对非国内收入使用不同的收入科目。

    定义位置：会计规则。设置 (CRS395)。第一次进入此程序时，必须按 F14 键以创建事件和类型的所有预定义组合。如果包括动态控制对象或例外情况，请在设置 - 会计错误方法 (CRS736) 中继续进行配置。除其他方面之外，该程序用于控制在定义了例外情况但它们与所涉及的交易均不匹配的情况下是否使用正常的会计规则，或者用于控制是否应该使用错误代码标记该交易。还可以在此程序中定义使用订单号的前 8 位还是后 8 位数字作为动态控制对象；一些订单号由 10 位字符组成，而每个会计维度的长度仅为 8 个字符。

    注意

    可以直接从 (CRS395/B) 或会计字符串。模拟 (CRS399) 显示会计字符串的模拟。

5.定制总账余额的表示方法

财务系统的主要要求之一是，可以快速、轻松地访问信息。在 M3 中，通过使用会计结构和余额键，可以通过系统方式收集总账余额文件中的信息。总账用于存储详细交易，而余额文件用于存储每个期间的总计。每次总账更新时，余额文件将同时进行更新。通过使用余额文件进行查询，缩短了回复时间。余额文件在总账余额文件。显示 (GLS215) 和 M3 Report Generator 中可用。

例如，会计结构是与组织对应的分层模型中的一组会计标识或其他会计结构。可以合并这些结构作为余额键中的筛选器。余额键在总账余额文件中用于按产品、产品系列、区域、客户或销售人员等检索和显示余额。这可以在线完成或以打印报表形式完成。对于每个余额，可以一直下溯到原始交易（例如，物料、生产或发票开立）以获取详细信息。有两种类型的余额键，即固定关键字和用户自定义的关键字。会计结构可以包括在用户自定义的余额键中。由于只能根据固定余额键设置余额文件，因此定义会计结构不是基本配置的必需组成部分。但是，定制财务数据库的不同财务视图时，会计结构提供了几乎无限的灵活性。使用会计结构的另一个优点是，这些结构使组织更改更加容易。包含许多会计标识的子结构可以容易地移动到新的会计结构。这会对基于结构的所有报表和查询产生即时影响。

有关如何使用会计结构的详细信息，请参阅定制总账余额的表示方法。

  • 定义会计结构级别

    会计结构是一个分层模型，理论上可以包括多达九个级别。但是，实际上，具有三个或四个级别的结构（例如，级别 1 员工，级别 2 部门等）可以满足大多数情况。首先定义用于公司或分部的一组级别。实际上，这意味着对每种语言向每个级别分配一个名称或标题，并指定为其保留哪个会计维度。

    定义位置：会计结构维护 (CRS647)。

  • 定义会计结构

    对级别进行命名后，通过将会计标识（例如，成本中心）或其他会计结构连接到每个级别（从级别 1 开始向上），开始构建会计结构。然后可以将结构包括在余额键中。

    定义位置：会计结构。打开 (CRS645)。

  • 定义余额键

    如上所述，可以使用余额键检索分类账或预算信息的任何视图，并且可以将其用于排序和合计目的。这些关键字用于确定包括哪些字段以及它们的显示顺序。激活这些关键字后，可以在总账中选择它们进行在线监控，也可以在 M3 Report Generator 中为整个报表或特定报表行创建报表时选择它们进行在线监控。

    余额键 1 至 8 是预定义的（包含会计维度的各种组合）并自动激活。除此之外，还可以创建并人工激活多达 91 个用户自定义的余额键。除了七个会计维度之外，可以在 22 个其他关键字值（所谓的余额维度）中选择要包括的关键字值（已定义的会计结构级别除外）。

    定义位置：总账余额文件键。打开 (GLS690)。

  • 定义用于余额查询的列模板

    要在总账余额文件。显示 (GLS215) 中查看总账余额，请选择期间、余额键和列模板。

    此模板定义了希望在每个列中显示的内容，例如实际或预算值（金额或数量）、以本币表示的货币金额或对两个列的计算。

    定义位置：列模板 - 余额查询。打开 (GLS216)。

6.启用总账管理

财务系统中的一些基本功能在用于总账设置的单独程序中进行配置。其中包括以下设置：

  • 基本总账和凭证管理
  • 税务管理和法定报表
  • 通过承诺监控进行成本控制（即，跟进已订购但供应商尚未开立发票的货物的价值）

定义位置：设置 - 总账 (CRS750)。请参阅启用总账管理。

7.定义交易输入的 FAM 功能

为了使新交易的输入尽可能顺畅并自动执行，特定于某些输入类型的设置或规则集中在称为 FAM 功能的输入模板内。在某些情况下，例如进行汇率收益或亏损的期间计算时，系统会自动应用 FAM 功能。在复杂流中，如果交易是人工输入的并且需要高度灵活性，则可以在 FAM 功能的不同变体（详细记录）中进行选择，以查找与特定类型的交易匹配的变体。

每个 FAM 功能都至少由两个部分组成：预定义的主条目（整体 ID）和包含规则的一条或多条用户自定义的详细记录。所有详细记录都包含有关凭证序号、凭证名称和有效日期范围的信息。此外，它们可以包含特定于功能的参数，例如发票会计模板、汇率类型以及手动过账时使用的屏幕布局。每个主条目都是预定义的，并且在配置期间或升级系统时生成。然后配置详细记录。

定义位置：FAM 功能。打开 (CRS405) - 按 F14 键以检索标准集。

8.定义付款类别

公司可能必须处理许多不同类别的客户付款和供应商付款。为了高效地管理所有这些付款，系统将它们分组为具有以下层次结构的类和子类：

  1. 付款类

  2. 付款类型

  3. 付款方法

通过此分部，不仅可以进行排序，还可以对付款总计进行增强处理。在付款类型和付款方式级别，还可以添加用于最小化所涉及的手动工作量的设置。

M3 中有六个固定的付款类，其中包括应收账款 (A/R) 和应付账款 (A/P) 中同时使用的两种例外情况：

类 描述 A/R A/P
0 = 现金付款 是 是
1 = 支票付款，单独分配到发票 是 否
2 = 支票付款，在输入期间直接分配到发票 是 是
3 = 银行转账付款 (giro)，手动或电子 是 是
4 = 汇票付款（汇票）。（这包括限定远期支票，在 M3 中这些支票的管理方式与汇票一样。） 是 是
5 = 直接借记付款 是 是
6 = 保理 是 否
  • 定义付款类型

    对于每个付款类，可以添加许多付款类型，即子类。大多数付款类型包含一个或多个用于控制其他方面的字段。例如，付款类 1、2、4 下的付款类型用于控制是否以及如何将支票和汇票汇付给银行进行托收。类似地，在付款类 6 下的付款类型规定了要使用的保理公司以及汇款时自动过账的保理收费。

    定义位置：付款类型。打开 (CRS078)。

  • 定义付款方法

    第三个类别是付款方式，进一步规定了付款的类型及其处理方式。对于每种付款类型，可以添加多种付款方式。但是，与付款类型相反，针对单独用在应收账款还是应付账款中，分别定义了付款方式。

    汇付客户付款进行托收或者选择要包括在供应商付款建议中的供应商发票时，付款类型和付款方式都可用作选择条件。

    定义位置：AR 付款方法。打开 (CRS076)；AP 付款方法。打开 (CRS071)。

9.启用税务管理

10.注册客户和供应商

客户和供应商在公司级别进行注册。但是，可以为其中每个对象定义特定于分部的例外情况。例如，这些例外情况可能包括其他货币或增值税代码。对于这两种类别，可指定以下值：

  • 货币和汇率类型
  • 是否应记录增值税或销售税、增值税注册号和增值税代码
  • 默认付款方式
  • 付款条款和现金折扣条款。
  • 注册客户/付款人

    除了这些标准值之外，还可以为每个客户和付款方定义其他值，例如：

    • 付款托收规则
    • 信贷限制
    • 有关避免未付应收款损失的任何已注册保险的信息。

    如果将客户付款的托收工作外包给保理公司，那么购买发票的保理公司将作为单独的客户进行注册。

    定义位置：客户。打开 (CRS610)。

  • 注册供应商/付款人

    供应商和收款方以相似的方式注册，具有以下对象的附加值：

    • 税务管理
    • 发票输入、与收货交易匹配以及授权
    • 付款处理。

    定义位置：供应商。打开 (CRS620)；供应商。定义采购和财务 (CRS624)。

11.注册银行信息

注册有关公司与之联系的银行和不同类型银行账户的信息。这包括公司自己的银行以及供应商、客户、员工等使用的银行。

  • 注册银行和分行

    银行账户是 M3 中的基本银行组成部分，用在涉及银行的大多数计划中。仅在几个程序中才会输入银行本身。始终注册公司银行的银行账户。可以选择是否为任何其他类型的账户注册银行。但是，通过在银行级别注册一组科目注册所有公用信息，不必多次输入相同信息。适用时，也可以注册本地分行。分行记录包含与银行记录类似的信息。

    定义位置：银行。打开 (CRS690)；银行分行。打开 (CRS691)。

  • 注册银行账户

    注册银行账户时，可以将其分组到特定类别：公司的银行账户、供应商账户、客户账户、员工账户和其他账户。如果需要，还可以注册供应商银行账户的分部特定变量。

    定义位置：银行账户。打开 (CRS692)；银行账户。开设分部 (CRS693)。

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