自动将批次供应商发票与采购订单进行匹配
本文档解释如何将供应商发票批次。打开 (APS450) 中接收的供应商发票与收货交易或采购订单 (PO) 进行匹配。可以包含在匹配中的发票的类型为批次供应商发票和自开票发票。
在 (APS450/B) 中使用 F19 键为单张发票或一系列发票选择选项 9-“更新为应付账款分类账”时，将自动执行发票匹配。更新还可以从供应商发票批次。选择工序 (APS455) 执行。
发票匹配的基本要求
- 在 (APS450/E) 的“发票匹配”字段中为发票头选择了备选项 1（与收货行匹配的发票）或 2（与采购订单标题匹配的发票）。
- 定义是否应在发票匹配后自动批准发票进行付款。这由 FAM 功能。打开明细 (CRS406/F) 中 FAM 功能 AP50 的“未批准付款”字段确定。
- 用于将记录写入发票文件的程序必须填充发票行中（FAPIBL 表）与发票匹配相关的字段。有关值的列表，请参阅自动将批次供应商发票与采购订单进行匹配
- 对于每个供应商，必须在供应商。定义采购和财务 (CRS624/F) 的“发票审批条件 1”字段中定义是否可以在发票匹配期间将发票指定为“已开票/未收货”。
-
在设置 - 应付账款 (APS905) 中，必须定义在
- 没有找到采购订单的收货交易（设置 300）
- 仅部分采购订单行的交货已完成（设置 320）的情况下将发生什么。
- 在设置 - 供应商发票匹配 (APS900) 中定义价格差异、数量差异、发票金额差异和允许舍入的设置。
匹配优先级
M3 BE 使用以下优先级创建基于收货或采购订单行的发票行。如果无法使用优先级 1，则改为选择优先级 2，依此类推。
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优先级 |
备注 |
|---|---|
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1.为收货编号选择特定的收货交易。 |
对于供应商发票批次。打开行 (APS451/E) 中的发票行，收货编号和收货类型 1（标准收货交易）必须存在。 |
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2。选择了对应于特定交货单号的所有收货交易。 |
交货单号必须存在于 (APS451/E) 中。 |
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3.选择特定采购订单行的所有收货。 |
这些值必须存在于 (APS451/E) 中：采购订单号、采购订单行和采购订单行后缀。 |
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4.如果未找到收货交易，则选择采购订单行以创建具有行类型 2 的发票行。 |
这些值必须存在于 (APS451/E) 中：采购订单号、采购订单行和采购订单行后缀。必须在供应商。定义采购和财务 (CRS624/F) 的“发票审批条件 1”字段中为供应商选择备选项 1、2 或 3。 |
在不匹配的情况下
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情况 |
操作 |
|---|---|
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1.一个发票行与多个收货交易相匹配，但已开票数量和已接收数量不匹配。 |
数量差异存储在发票中的最后一个发票行上。 |
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2。未批准发票进行付款，因为并非所有发票行都可以匹配或者因为缺少值。 |
在供应商发票。重新编码 (APS110) 中人工完成匹配。 |
行费用的序列号的重要性
在采购订单。连接收费 (PPS215)（MPOEXP 表）中连接到采购订单行的任何行收费（发票行类型 5）必须在 (APS451/E) 中具有同一序列号。M3 会将没有序列号或具有另一序列号的行收费视为人工添加的新收费。如果行收费连接到采购订单行，并且它在 (APS451/E) 中缺少序列号或具有不同的序列号，则在发票行级别的发票匹配期间，行收费将增加一倍。具有错误序列号的行收费将添加到连接至采购订单行的行收费。
如果缺少序列号，则在 (APS455) 中验证发票时将显示警告消息。序列号可以人工添加。
发票头级别的发票匹配
通过在设置 - 应付账款 (APS905) 中启用参数 410-“在采购订单标题级别上阻止失败的发票匹配”，将以特定方式管理“采购订单标题级别上的发票匹配”。基于 (APS450/E) 中为发票头定义的采购订单的发票匹配可能会导致这些情况之一。
对于所有情况：如果在匹配期间创建了科目分录，并且发票行与总发票金额之间存在差异，则所有发票行将获得批准，前提是此差异在设置 - 供应商发票匹配 (APS900) 中定义的限制内。如果差异获得批准，系统会根据会计规则 PP20-240 对其进行记账或分配给发票行。在后一种情况下，系统会将其记账为正常价格差异。如果差异未获得批准，系统会将其记在过渡科目中，以便在 (APS110) 中人工进行匹配。如果在 (APS905) 中启用了参数“在采购订单抬头级别上阻止失败的发票匹配”，则发票不会转移到“应付账款”。相反，发票状态将更新为“发票匹配失败”。
参数 410 - 在采购订单标题级别上阻止失败的发票匹配
在某些情况下，在供应商发票批次。打开 (APS450) 中使用供应商发票时，必须先在采购订单标题级别上执行发票匹配，并且如果发票匹配成功，则发票将转移到“应付账款”。如果供应商发票匹配失败，则在某些情况下，需要暂挂发票并将供应商发票行转移到 (APS450) 并执行更详细的发票匹配。
备选项：
0 = 否
1 = 是
2 = 库存物料
如果选择备选项 0，则在供应商发票金额超出“设置 - 供应商发票匹配”(APS900) 中定义的允差限制时，发票将始终转移到“应付账款”并在过渡科目中进行记账。
如果选择备选项 1，并且供应商发票金额超出 (APS900) 中定义的允差限制，则表 FAPIBH 中的“发票状态”将更新为 79-“发票匹配失败”。
如果选择备选项 2，并且供应商发票金额超出 (APS900) 中定义的允差限制，则在采购订单至少对每个库存物料都包含一行的情况下，“发票状态”将更新为 79-“发票匹配失败”。如果采购订单仅包含非库存行，则发票将转移到“应付账款”。
系统会将具有这些特征之一的采购订单行视为非库存物料：
- 采购订单行的来源为 24（客户订单，直接交货）
- 采购订单行的来源为 35（租赁协议），并且采购订单类别为 80-“租借”
- 采购订单行的来源为 36（租赁协议，直接交货）
- 按照物料。打开 (MMS001) 中所定义，该物料是非库存物料
当供应商发票匹配失败时，可以添加新的发票标题，并改为在行级别执行发票匹配。无法自动处理状态为 79-“发票匹配失败”的供应商发票，应人工将其删除或通过供应商发票批次。选择工序 (APS455) 将其删除。
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情景 |
备注 |
|---|---|
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1.为所有采购订单行找到收货交易。 |
为所有收货创建科目分录。 |
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2。为所有或部分采购订单行找到收货交易，但并非所有行的收货是完整的。 |
改为选择采购订单行来创建具有行类型 2 的发票行，前提是满足这些前提条件：
如果采购订单行只有部分收货，则创建两个发票行：一个行具有类型 1（表示该行已与收货行进行匹配），包含已接收数量，而另一个行具有类型 2，包含剩余数量。 |
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3.未找到任何收货交易。 |
选择采购订单行以创建具有类型 2 的发票行，前提是满足这些先决条件：
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FAPIBL 中与发票匹配相关的字段
此表列出了发票行表 (FAPIBL) 中用于在发票行级别进行匹配的值。
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字段 |
描述 |
必填 |
|---|---|---|
|
E6CONO |
公司 |
是 |
|
E6DIVI |
分部 |
是 |
|
E6PUNO |
采购订单号 |
是 |
|
E6PNLI |
采购订单行号 注意
如果 FAPIBL 表中缺少值，则会自动从采购订单行表 (MPLINE) 中检索该值。 |
是 |
|
E6PNLS |
采购订单行的子编号 注意
如果 FAPIBL 表中缺少值，则会自动从采购订单行表 (MPLINE) 中检索该值。 |
是 |
|
E6REPN |
收货编号 |
否 |
|
E6RELP |
收货类型 |
否 |
|
E6ITNO |
物料号 |
是 |
|
E6PUUN |
采购订单计量单位 |
是 |
|
E6IVQA |
发票数量、计量单位 |
是 |
|
E6GRPR |
发票价格、采购订单价格计量单位 |
是 |
|
E6PPUN |
发票价格计量单位 注意
如果 FAPIBL 表中缺少值，则会自动从采购订单行表 (MPLINE) 中检索该值。 |
是 |
|
E6PUCD |
采购订单价格数量 注意
如果 FAPIBL 表中缺少值，则会自动从采购订单行表 (MPLINE) 中检索该值。 |
是 |
|
E6IVCW |
已开票的称重 |
否 |
|
E6DIPC |
已开票折扣 |
否 |
|
E6VTCD |
增值税代码 注意
如果 FAPIBL 表中缺少值，则会自动从采购订单行表 (MPLINE) 中检索该值。 |
是 |
|
E6SUDO |
交货单号 |
否 |