货物到达时结束发票匹配

结果

收货将与涉及此收货的供应商发票进行匹配。将创建冲销收货的科目分录。系统已批准对该发票进行付款。

有关后续操作的信息，请参阅将供应商发票与采购订单进行匹配。

科目分录

会计信息类型	会计规则	科目	借方	贷方
在报告货物时创建的条目：
-	PP10–910	库存（标准成本或采购订单价格）	x
-	PP10–225	已收货，但未开票 - 项目（采购订单行价格）		x
-	PP10–226	已收货，但未开票 - 行收费（采购订单收费价格）		(x)
在手动或自动匹配期间创建的科目分录：
10	PP20–225	已收货，但未开票 - 项目（采购订单行价格）	x
11	PP20–227	价格差异（采购订单价格与发票价格之差）	(x)
52	PP20–235	已开票，但未收货 - 项目（发票行净额）		x
20	PP20–226	已收货，但未开票 - 行收费（采购订单收费行价格）	(x)
21	PP20–228	价格差异（采购订单收费和行价格之差）	(x)
53	PP20–236	已开票，但未收货 - 行收费（发票收费净额）		(x)
在人工关闭发票行的情况下创建的科目分录：
54	PP20–235	已开票，但未收货 - 项目（发票成本额与收货成本金额之间的差额）		x
56	PP20–227	价格差（冲销至 PP20-235）	x
55	PP20–236	已开票，但未收货 - 行收费（发票成本额与收货成本金额之间的差额）		(x)
57	PP20–228	价格差（冲销至 PP20-236）	(x)

新建发票行

将创建具有类型 4 =“与收货相匹配”的发票行。该行会从具有类型 2 =“已开票但未收货”的发票中继承除数量（设置为开票数量或收货数量）以外的所有数据。

如果人工关闭发票行，则会创建具有类型 5 的发票行，这表示已开发票的成本额与收货成本金额之间的差额。

状态

如果匹配，则具有类型 2 的发票行将收到发票匹配状态 9 =“完全匹配”和发票状态“33334”，并且会使用收货数量和收货成本额进行更新。整个发票也可能收到发票状态“33334”。

准备工作

• 在货物到达之前，供应商发票必须与采购订单相匹配。这表示，在发票匹配期间创建了具有类型 2 =“在收货前已开发票”的发票行。可以在下列某种情况下创建具有此类型的行：

• 在供应商发票。重新编码 (APS100) 中使用工作流（下一手动步骤）5-8 输入供应商发票和采购订单号时。
• 当输入供应商发票，然后在供应商发票。选择匹配 (APS350) 中使用排序顺序 4 选择采购订单号时。
• 在供应商发票。选择匹配交易 (APS351) 中使用排序顺序 01 输入供应商发票并人工选择采购订单行时。

• 必须使用为具有类型 2 的发票行创建的科目分录更新总账。也就是说，对于该行，状态 4 将显示在 (APS360) 的“状态 - 科目分录”字段中。
• 具有类型 2 的发票行必须在 (APS360) 的“发票匹配状态”字段中具有状态 0，这表示该行与收货不匹配。
• 货物必须报告为已收。收货必须涉及同一采购订单、采购订单行以及可能的采购订单子编号作为具有类型 2 的发票行。
• 如果已完成的发票匹配要在收货的科目分录更新总账时自动创建，则必须在供应商。定义采购和财务 (CRS624) 的“自动批准条件”字段中为供应商选择备选项 1 或 2。对于项目（采购订单行），如果预期有多批货物，则所选择的备选项应为 1。如果预期只有一批货，则所选备选项应为 2。
• 必须在设置 - 成本会计 (CAS900) 中选中“在收货时创建科目分录”复选框。该字段决定了收货的科目分录将在哪个阶段更新总账。

遵循以下步骤

1. 报告收货

   当货物到达时，系统会在采购订单。收货 (PPS300) 中报告它们。可以通过下列方式将收货与供应商发票进行匹配：

   • 自动匹配收货

     自动匹配通常用在处理大量交易的公司中，因为它可以提高处理发票匹配时的速度和效率。根据设置，科目分录是报告程序在报告收货后结束 (PPS300) 时或者在运行“内部会计分录。创建”(CAS950) 时创建的（例如，作为夜间作业）。（后一种备选项通常用在规模较大的公司中，因为它提高了系统的性能。）

     匹配开始时，将对与收货所涉及的采购订单行匹配的发票行进行搜索。如果找到这样的行，则会在已开票数量（或收货数量）与报告为已收的数量（或报告为已入库）之间进行匹配。如果匹配获得批准，则系统会创建科目分录，并且可能会批准该发票进行付款（如果尚未批准）。

   • 人工匹配收货

     如果不使用自动匹配，必须人工将收货与发票相匹配。这表示，可以确定与收货相匹配的发票。手动匹配的优点是，可以立即看到匹配结果，并且可以根据需要调整发票。如果匹配获得批准，则可以创建科目分录，并且系统可能会批准发票进行付款（如果尚未批准）。

     匹配在供应商发票。与收货行匹配 (APS360) 中开始，可以通过供应商发票。重新编码 (APS110) 访问此程序。

2. 支票未批准的发票行

   可以定期触发对不完全匹配的发票行的自动检查。如果发现任何这样的行，它们的数量将再次自动匹配，并且如果匹配，则系统会批准它们并创建科目分录。因此，发票也可以获准付款，即使它尚未获得批准也是如此。

   在收货与发票的自动匹配中使用入库数量（而不是已接收数量）时，此活动特别有用。人工触发此检查的两个主要原因是：

   • 入库数量是在报告收货之后报告的，因此在报告入库之前不会批准匹配。
   • 在例行程序中包含对已接收货物的质量检查时，入库数量可以不同于已接收数量。

   检查从供应商发票。自动配合 GL 行 (APS375) 开始，并且将打印一个显示结果的报表。

3. 查看和调整发票

   如果发票数量不等于已接收数量，并且不希望再收到采购订单的任何货物，则可以人工（例如，通过在 (APS360) 中创建借方票据或借方票据请求）调整发票。详细信息请参阅验证并调整发票行进行发票匹配。

4. 人工关闭发票行

   如果发票数量不等于已接收数量，并且不希望再收到采购订单的任何货物，也不想调整发票，则可以通过在 (APS360) 中为行选择选项 20 =“已完成收货”来人工关闭发票行（类型 2）。