分析和修复总账余额文件

本文档解释如何检测总账余额文件与总账或余额文件和预算交易表之间的任何差异。它还解释了如何在线调整余额文件，而不必从交易输条目阻止系统。

结果

余额文件表 (FBAVAL) 已更新。

总账余额文件只包含正确和更新的总账和预算余额。

可以创建包含正确和完整值的财务报表。审计期间出现问题的风险降低。

准备工作

  • 交易工作文件。重启中断的作业 (GLS047) 不能包含中断的作业。
  • 已阅读维护总账余额文件。
  • 如果需要在总账余额文件。查看错误 (GLS941/B) 中自定义错误的显示，则必须在视图。打开 (CRS020) 中定义此程序的公司自定义视图。必须首先下载可以选择的预定义字段，方法是在字段组。显示允许的字段 (CRS109)中为字段组 GLPV2 按 F14 =“标准”。

遵循以下步骤

定义选择

  1. 重要说明：阅读有关如何运行分析并仍然在维护总账余额文件中保持高系统性能的建议

  2. 启动总账余额文件。分析 (GLS940/B) 。

  3. 输入分析的 ID，然后单击“创建”。

  4. 在 E 屏幕上，输入描述、期间范围和一系列余额键（可以选择固定和用户自定义的余额键），以及是否根据总账的实际值或预算值分析余额文件。

  5. 如果选择了预算值，请输入预算号和预算版本。

  6. 按 Enter 键返回 B 屏幕，其中新分析显示为状态 10（要处理的新分析）。

  7. 开始分析

    要开始分析，请选择“分析”选项。

    向分析分配状态 20（已提交），该状态用于分析正在进行或打印时，或 M3 更新检测到的错误时。状态 20 与 B 屏幕上的以下工作流状态之一组合使用：排队（作业在等待 M3 为其分配作业号）、运行（分析正在进行）、打印（正在打印找到的所有差异）或维修（正在更正差异）。

  8. 监控进度

    选择分析的“显示”选项。时间戳显示在 E 屏幕上，指示包括用于分析的交易的截止日期和时间。

  9. F 屏幕显示分析数据处理的当前状态。状态为：

    • 0 = 分析已完成或未开始。
    • 1 = M3 正在根据选定期间、余额键和时间戳选择总账中的交易或选定预算。以下 (GLS940/F) 中的会计字符串显示当前正在选择的交易。
    • 2 = M3 正在创建表以用于比较总账或预算和余额文件。(GLS940/F) 中的以下余额键会显示正在处理的余额信息。
    • 3 = M3 正在根据余额文件比较数据，以标识所有差异。

  10. 暂停分析

    通过选择 (GLS940/B) 中的“暂停”选项，可以暂停分析，只要其仍处于阶段 1 或 2。

    分析将收到状态 21（暂停）。请注意，在使用新交易更新余额文件时，暂停分析可能会导致性能降低。

  11. 要继续分析，请选择“分析”选项。

  12. 查看结果

    如果在 (GLS940/B) 中向分析分配状态 30（检测到错误），请选择以下一种或两种备选项来查看分析结果：

    • 选择“查看结果”选项以显示在总账余额文件。查看错误 (GLS941/B) 中找到的每个余额键、期间和余额维度 1 在线的任何差异。(GLS941/E) 显示了每种类型的货币、借方和贷方、外部交易和内部交易以及数量的差异的确切细节。
    • 选择“打印”选项以打印包含差异的报表。

  13. 修复余额文件

    选择以下备选项之一，触发 M3 通过对差异进行加或减来调整余额文件：

    • 在 (GLS941/B) 中，为特定错误选择“修复”选项。

      纠正错误后，在 (GLS941/B) 中向其分配状态 40（无错误）。

    • 在 (GLS940/B) 中，为整个分析选择“全部修复”选项。

      在纠正所有错误之后，向分析分配 (GLS940/B) 中的状态 40。

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