维护总账余额文件

本文档解释如何分析、修复或重建总账余额文件，以确保总账和余额文件之间或预算和余额文件之间没有差异。

为何有此要求

总账和总账余额文件之间的差异表明，在总账（FGLEDG 表）更新后，可能由于作业中断，余额文件（FBAVAL 表）未正确更新。差异是一个严重的问题，因为为战略决策提供支持文档的几份报表和程序是基于余额文件的数字。

结果

总账余额文件只包含正确和更新的值。

  • 可以根据总账余额文件。显示 (GLS215)中的不同的余额键和列模板查看余额。
  • 可以在 M3 Report Generator 中打印带有正确图形的报表。
  • 可以使用总账。打印 (GLS525) 打印具有正确期初余额的报表。

余额文件（FBAVAL 表）使用总账（FGLEDG 表）或预算交易表 (FBUDET) 的余额更新。

准备工作

遵循以下步骤

  1. 分析和修复余额文件

    作为公司期末结算程序的一部分，通过运行总账余额文件。分析 (GLS940) 验证总账和余额文件是否彼此一致。

    (GLS940) 用于对固定期间和用户自定义的一系列期间和余额键执行在线分析，而不必阻止系统进行正在进行的交易。

    M3 自动计算选定余额键和期间的余额，并将它们与总账进行比较。分析的进度在线显示。由于每个分析都标有时间戳且只有符合时间戳的交易才包含在分析中，因此能够在分析运行的同时输入新交易。可以暂停正在进行的分析并稍后再完成。完成分析后，会针对每个余额键、期间以及余额维度 1 显示总账和余额文件之间的所有差异。使用 (GLS940/B) 中的“修复”选项，M3 可以通过添加或减去计算出的差异自动修复余额文件。

    同一流程可用于预算余额。然后，会根据预算交易表 FBUDET 进行分析。

    注意

    为了在分析过程中保持高系统性能，以下建议适用：

    • 在正常办公时间后运行分析。该分析对性能要求较高，并且当系统处理其他交易时可能导致更长的响应时间。如果分析在晚上开始，并且在第二天早上没有完成，则不必中断作业。但是，如果按如下所述重建余额文件，则必须中断作业。
    • 为窄范围的期间而非相反，将分析基于广泛的余额键，（优先基于其所有）。经常和定期运行分析，优先选择定期运行。偶尔的基于单个余额键和跨越几个期间的分析运行对性能的要求非常高。
    • 避免涉及两个财政年度的分析。例如，不执行从 2009 年期间 11 到 2010 期间 1 的分析，而是进行两个分析，其一为 2009 年的期间 11 和 12，其一为 2010 年的期间 1。

  2. 重建余额文件

    引入新的余额键需要重建余额文件，并用总账或预算余额重新填充。在余额文件中出现严重结构问题的罕见情况下，也可能需要重建。请注意，系统必须在重建之前阻止正在进行的交易。

    • 使用结果更新

      在总账余额文件。使用结果更新 (GLS915)为选定期间和一定范围的余额键使用更新的结果重新填充余额键。此操作通常在新的余额键也应适用于历史值时完成。可以选择在转移到余额文件之前删除该范围内的余额文件条目，而不是将新值添加到当前值。

      如果要处理的交易数量很大，通过使用期间范围，可以限制交易数量并在多次运行中执行更新。

    • 使用预算更新

      在以下情况之一更新包含预算值的余额文件：

      • 新的余额键应适用于历史值
      • 当要包括新预算时，之前未在预算。打开 (BUS100) 中选择“更新余额文件”复选框。

      可以为所选预算、期间和一系列余额键在传送预算到余额文件 (GLS920) 中更新余额键。可以选择在传送之前删除这些余额键的现有余额文件条目。

  3. 从余额文件中删除交易

    在以下情况下，在删除余额文件记录 (GLS930) 中删除特定期间的和一系列余额键的结果或预算值：

    • 必须删除整个余额键时
    • 当余额键或会计结构的定义发生更改时。

    在由于任何更改而删除交易时，在系统中输入任何新交易之前应立即创建新的余额交易。这在当前期间已删除并重新创建时尤其重要。如上所述，在转移新交易时，也可能删除以前的交易。

  4. 在余额文件中生成期初余额

    作为公司年终例程的一部分，通过指定检索期末余额的年份，在总账余额文件。开始年度运行 (GLS905)中生成期初余额。

    通过将以前交易总计从当前年度期末余额中生成下一财政年度的期初余额，可以在查询和报表生成期间提高系统性能。这是 M3 年度运行的唯一目的。期初余额保存在期间 00，从不必人工定义该期间。不要为当前财政年度或未来财政年度生成期初余额，因为这会导致系统性能下降。

    大多数上年度的交易应在期初余额生成前输入。但是，可以在此活动之前输入新年度的交易，之后也可以输入上一年度的交易。如果在为新年度生成期初余额后的前一年输入交易，则会自动调整余额。

    如果未执行年度运行，则之前的期初余额将添加到现有交易中。如果之前未计算期初余额，则将累计从配置系统时开始的所有交易，以创建新年度的期初余额。

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