存档财务交易

本文档解释了如何归档不同类型的财务交易。

这种财务归档的目的是通过用摘要记录替换交易来减少交易数量。

这意味着归档将导致一些明确的更改：

  • 无法为已归档分类账信息重新创建余额键信息。
  • 在对归档的期间进行查询时，无法下溯详细交易。

结果

交易将转移到归档库。

在总账中创建每个财政年度的汇总凭证。勾选所有已归档的分类账和总账 (GL) 交易，以保留审核跟踪，并在转移到归档库时添加结算总账记录的额外凭证号。

日记账余额为零。（当归档在包括两个财政年度的期间内完成时，日记账余额可能不平衡。其原因是，发票分录和相应付款的会计日期可以在相同的归档日期范围内，但不在同一财政年度中。但是，日记账中所有余额的总和应为零。）

根据所选的归档类型，归档分类账和总账交易时，可能会打印归档交易的列表。

有关分类账交易归档结果的详细描述，

由于释放的磁盘空间，系统的性能得到增强。根据正常备份程序将归档库保存到合适的媒体中。

准备工作

一般起始条件

  • 由于归档需要了解如何保存和清除库，应通知系统操作员。如果希望在单次运行中归档许多交易，则系统操作员应确保磁盘使用率不会过高，因为在清除归档库并执行重组之前，不会减少磁盘使用量。如果计算机有足够的可用磁盘空间，则可以在启动归档之前将先前执行的归档运行恢复到归档库。然后，新数据将添加到现有表中，由于不必在归档库中再次创建表，归档函数的工作速度更快。
  • 归档库（“至”库）MVXARCH 和当前数据库程序库（“自”库）必须在设置 - 归档 (CRS799) 中定义。
  • 系统应处于受限状态（例如，所有批处理作业都关闭）。
  • 完成数据库程序库的完整备份。

分类账和总账归档的其他开始条件

  • 会计维度 1 中的所有会计 ID 都在会计 ID。打开 (CRS630/E) 中选择“归档”复选框。（在设置会计科目表时，可以首选完成此操作。）
  • 用于归档的凭证号序列在凭证号序列。打开 (CRS410) 中定义，并连接到所使用的 FAM 功能（见下文）。此序号将用于归档后将被放回的聚合交易。
  • 以下序号在序列号。打开 (CRS165) 中定义：65–A（用于应付账款）、55–A（用于应收账款）。这些代表将保留在分类账中的聚合交易的发票号。
  • 以下 FAM 函数使用有效的日期范围定义：AP71（归档应付账款，需要连接到 65 序号类型）、AR71（归档应收账款，需要连接到 55 序号类型）、GL71（归档总账）。
  • 对于选择性归档，归档模板在归档模板。打开 (GLS820) 中定义。
  • 确定如何归档各种类型的交易的归档类型在归档类型。打开 (GLS830) 中定义。
  • 所有已归档的发票都已支付。

遵循以下步骤

  1. 从旧历史表中移动数据

    如果交易以前使用归档功能归档。要将这些交易移动到归档表，请通过 (SXS604) 使用修复程序。在该程序中显示的“自”和“至”库在设置 - 归档 (CRS799) 中定义。移动交易：

    • 从应收账款历史表 (FSLHST) 到应付账款表 (FSLEDG)
    • 从应收账款附加信息 (FSLHSX) 的历史表到应收账款附加信息 (FSLEDX)
    • 从应付账款历史表 (FPLHST) 到应付账款表 (FPLEDG)
    • 从应付账款附加信息 (FPLHSX) 的历史表到应付账款附加信息 (FPLEDX)
    • 从总账历史表 (FGLHST) 到总账附加信息表 (FGLEDG)
    • 从总账附加信息 (GLHSX) 的历史表到总账附加信息 (FGLEDX) 表。

  2. 创建更新表的备份

    将交易转移到归档表后，对归档库进行完全备份。用于在归档期间出现问题时将数据恢复到表中。

  3. 归档之前打印控制报表

    打印用于前后分析的报表：

    • 总账。打印 (GLS525)
    • 总账。打印余额列表 (GLS510)，报表类型 1 和 2
    • 打印损益表 (GLS520)
    • 应收账款。打印 (ARS500)，布局 1 和 2
    • 应付账款。打印 (APS500)，布局 1 和 2
    • 打印内部会计分录 (CAS500)
    • 订单成本计算。打印 (CAS550)
    • 打印时间报告 (TAS500)。

  4. 执行归档

    • 归档应收账款交易

      可以定义要选择交易的期间，并在总账存档 (GLS800) 中开始归档。如果作业异常结束，可以重启作业。

      详细信息请参阅归档应收账款交易。

    • 归档应付账款交易

      可以定义要选择交易的期间，并在总账存档 (GLS800) 中开始归档。如果作业异常结束，可以重启作业。

      详细信息请参阅归档应付账款交易。

    • 归档总账交易

      定义将选择交易的期间，并开始归档总账表 (FGLEDG) 和总账存档 (GLS800) 中的总账附加信息 (FGLEDX) 表。分别归档资产负债表交易和损益交易。

      根据使用的归档类型的配置，总归档金额作为一个汇总凭证过账，作为每个期间的总计或“至”期间的总计。所有归档的交易都会收到总账信息号 095，其存储汇总凭证的编号。

      所选择的归档类型还决定聚合的会计维度值。例如，如果对会计维度 1 和 2 进行聚合，则会计维度 1 和 2 的每个组合的余额被合计，而不考虑其他会计维度中的任何会计 ID。

      成功归档总账交易后，日记账余额等于：

      • 资产负债表交易：（所有余额科目的记录的金额）–（应收账款余额）–（应付账款余额）–（任何已删除账户的余额）–（不包括在归档中的任何账户的余额）
      • 损益交易：（所有损益账户的总记录的金额）–（任何已删除账户的余额）–（不包括在归档中的任何账户的余额）
    • 归档内部会计分录

      在内部会计分录归档 (CAS970) 中的 CINACC 和 CRACTR 表中归档旧成本会计交易。

      请注意，此流程将所有内部会计分录归档，根据所选日期，错误代码为空白、0 或 9。也可以包括具有错误代码 3 的科目分录（可选）。

    • 归档订单成本计算交易

      在订单成本计算归档 (CAS980) 中的 CPOCAL 表中归档旧订单成本计算交易。

    • 归档产品成本计算值

      根据成本计算类型和成本计算日期等选择标准，归档删除产品成本计算 (PCS270) 中的产品成本计算值。归档完成后，将自动删除值。

      可以选择归档以下类型的值：

      • 1.来自产品结构（表 MCCWAR、MCBOMS、MCCMAT、MCCSEM、MCROUS、MCCOPE 和 MCHEAS）的成本计算数据。归档后，仍然可以在显示产品成本计算 (PCS300) 中显示成本计算模型及其成本计算组件值。但是，无任何可用作输入成本计算时所使用的产品结构信息。
      • 2。与备选项 1 相同，外加按所有级别上的成本计算组件总计（表 MCCOMA、MCCOML、MCCOPU）。归档后，可以在 (PCS300) 中显示成本计算模型标题及其总成本，但没有其他数据可用。
      • 3.作为备选项 2，添加成本计算 ID 的总金额记录，即在显示产品成本计算 (PCS300/E)（MCHEAD 表）中显示的金额。归档后，(PCS300) 中不显示任何值。

      请注意，只能删除但不能归档未应答的成本计算警告。

    • 归档时间报告

      在时间报告归档 (TAS800) 中的 OTHEAD（时间会计交易标题）表和 OTTRAN（时间会计交易的主文件）表中归档旧的时间会计交易。

  5. 进行前后分析

    打印用于前后分析的报表：

    • 总账。打印 (GLS525)
    • 总账。打印余额列表 (GLS510)，报表类型 1 和 2
    • 打印损益表 (GLS520)
    • 应收账款。打印 (ARS500)，布局 1 和 2
    • 应付账款。打印 (APS500)，布局 1 和 2
    • 打印内部会计分录 (CAS500)
    • 订单成本计算。打印 (CAS550)
    • 打印时间报告 (TAS500)。

    执行前后分析，以确保归档正确完成。

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