管理总账中的中断作业

本文档描述如何更正在总账更新期间或更新期间之前由于值不正确而停止的凭证，以及如何重启由于技术故障而中断的作业。此流程用作作为公司期末业务的一部分，或用于发现总账出现任何不正常情况时。

技术背景

在 M3 中，在 GLS040 程序更新总账（FGLEDG 表）和分类账之前所有交易通过 FCR040 工作表，并由 GLS036 程序筛选。然后，GLS050 程序使用 FCR050 交易表更新总账余额文件（FBAVAL 表）。然后 GLS041 程序创建日记账（如会计日记账和发票日记账）。最后，交易从 FCR040 工作表中删除。这些步骤中的每一个都可能发生中断。

结果

以系统中的所有交易更新总账。

可以创建包含正确和完整值的财务报表。审计期间出现问题的风险降低。

更新 FGLEDG 表。

准备工作

  • 对于中断和错误的作业：必须在设置总账 (CRS750/E) 中的“检查交易文件”字段中选择备选项 1（强烈建议）或 2。否则，错误的交易将总是在未经检查的情况下更新总账。
  • 对于错误的作业：必须在 (CRS750/E) 中选择错误凭证的取消科目。向凭证分配凭证号后，在交易工作文件。重启错误作业 (CRS037) 中取消（删除）凭证后，但在打印会计日记账之前，应用该科目。为避免凭证序号中断，将创建一个凭证，其中仅包含一项金额为 0.00 的交易。

遵循以下步骤

  1. 重启中断的作业

    问题

    系统中的技术中断，例如电气故障，可能会导致正在进行的作业出现问题。在总账更新之前中断的作业将停留在 FCR040 交易表中。在更新余额文件之前或之中中断的作业将停留在 FCR050 交易表中。

    解决方案

    查看并重启交易工作文件。重启中断的作业 (GLS047) 中的任何中断的更新和到总账或分类账的转移。还可以在交易工作文件。打印 (GLS970) 中打印中断作业的列表。

    在 (GLS047) 中显示四种类型的作业，每种类型由状态表示。各个作业具有主要状态：

    • 状态 0：尚未更新总账的活动作业。此为中断的作业或正在进行的作业。
    • 状态 1：未更新总账的初步作业。此状态的使用示例是在触发分类账更新之前记录在自动银行对账单模块中的付款。
    • 状态 8：具有错误凭证的作业可以在交易工作文件。重启错误作业 (GLS037) 中更正。
    • 状态 9：已更新总账但在更新总账余额文件之前或之中中断的作业。它也可以指更新余额文件但未能生成打印的日记账的作业。

    对于每个作业，包含的凭证的最低和最高状态以及作业是否已更新余额文件的指示显示在 B 屏幕上。对于每个状态 9 作业，还可以看到发生中断的期间，此信息在确定应在总账余额文件。分析 (GLS940) 中修复余额文件的期间时非常有用。

    通过选择“重启”选项，可以重启状态为 0 和 9 的作业。无法重启正在进行的作业，因为这可能会导致总账和子分类账中出现严重错误。请注意，由于状态为 9 的作业可能未更新余额文件，并且重启包括清除更新余额文件的交易表 (FCR050)，因此始终在重启状态为 9 的作业后运行 (GLS940) 以更正余额文件。（请参阅修复总账余额文件。）

    由于重启的作业可能包含具有无效值的交易，因此在交易工作文件。重启错误作业 (GLS037) 中显示为错误作业，始终以 (GLS047) 开始，然后继续运行 (GLS037) 。

  2. 纠正错误的作业

    问题

    当会计行包含无效值或凭证不平衡时，在更新分类账之前，整个凭证由 GLS040 程序停止。打印包含所有错误凭证的会计日记账。

    解决方案

    对于每个输入日期，在交易工作文件。重启错误作业 (GLS037) 中检查包含不正确的值的凭证的所有作业。选择作业的“更改”选项以显示包含在错误凭证。打开 (GLS038)中的凭证。错误代码表示错误的类型。错误 1 表示一个或多个会计行包含不正确的值，错误 2 表示凭证不平衡。使用“更改”选项下溯，以在错误交易。打开 (GLS039) 中的凭证中显示错误的会计行。为每个会计行显示的交易错误代码表示在 (GLS039/E) 中必须更正的不正确的值的类型。(GLS039/E) 中的此代码的字段帮助文本解释了每个错误代码的含义。例如，代码 4 表示会计字符串无效，代码 19 表示增值税代码无效。

    可以希望通过选择 (GLS038) 中的凭证的“删除”选项将之删除，而不是更正凭证，以便以后能够重新输入凭证。

    更正作业后，选择 (GLS037) 中的“更新”选项以更新分类账。

  3. 重置内部会计分录的传输

    问题

    内部会计分录在创建内部科目分录 (CAS950) 中创建，并直接或通过内部会计分录。转移到总账 (CAS960)转移到总账。但是，由于某些技术原因，传输被中断，但科目分录仍在内部标记为已传输，并且无法再次传输。

    解决方案

    • 如果在总账更新流程中传输被中断，请从 (GLS047) 重启中断的作业开始。然后通过在程序问题。解决 (CRS418) 中选择程序解决 ID CA01 将内部会计分录的传输的指示符重置为总账。
    • 如果只更新 FCR040 表而不是总账，只需重置 (CRS418) 中的指示符。

    如果在重置 (CRS418/E) 时输入凭证编号，则会创建取消凭证。

  4. 修复总账余额文件

    问题

    总账和总账余额文件之间存在差异，表示在更改总账后，余额文件未正确更新。

    解决方案

    运行总账余额文件。分析 (GLS940)。请参阅维护总账余额文件。

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