准备供应商付款发票

本文档概述如何从批处理文件人工或自动输入供应商发票以及如何准备这些发票以进行付款。

结果

所有发票都获得批准并过账到正式的成本科目。

对于所有外币交易，将计算并记录汇率收益或亏损。

有关打印的日记账和列表的信息，请参阅相应的流程文档或说明。

使用已批准的发票作为创建付款单据以及向供应商付款的基础。可以在付款建议。打开 (APS130) 中通过自动选择付款建议中的发票记录来完成此操作。还可以人工调整发票记录，并在“供应商付款。手动输入”(APS120)中将其记录为“已付”。

更新了应付账款和总账。详细信息请参阅相应的流程或说明。

准备工作

公司必须有明确的付款例行程序。这包括以下问题的答案：

如何对发票进行授权？
应该应用哪些功能（例如，批合计、打印凭证单据）？
如何处理外币发票（例如，使用远期汇率协议、汇率类型）？
供应商的正常条款（例如，付款条款、付款方式、货币和增值税计算方法）是否适用于发票？

对于特定于特殊流程或说明的起始条件，请参阅相应的文档。

遵循以下步骤

人工输入供应商发票

在供应商发票。记录 (APS100) 中输入收到的发票。有许多备选的用户自定义工作流供您使用。将发票过账为已批准，而无需进行进一步处理，或者过账为未经批准，即将进行授权或调整。

对于周期性供应商付款，可以在供应商付款。打开周期性 (APS095) 中输入今后要处理的付款记录。
验证自动生成的发票

将自动生成某些类型的发票：来自 EDI 文件的批次发票、已扫描的发票、自开票发票和借方票据。这些发票在供应商发票。自动处理 (APS050) 中接收，可以在此程序中使用自动化功能验证内容和更新应付账款。

在发票与种植者协议相关联的情况下，可以针对自开票配置系统地或人工应用阻止，以确保下游结算流程停止，直到已收到所有必需的收货信息时为止。
匹配到采购订单和收货

如果发票基于采购订单 (PO)，则将其与连接到采购订单或采购订单行的收货交易进行匹配（如果尚未收到货物）。

可以在输入期间为已批准和未批准的发票执行此操作。人工输入的发票在 (APS100) 中进行匹配。在 (APS050) 中更新应付账款时，将自动匹配自动生成的具有采购订单号的发票（借方票据除外）。

对于有意或因为存在需要更正的不正确发票行而记录为未批准的发票，匹配也可以在重新编码期间完成。

请注意，对于在货物到达之前与采购订单相匹配的发票，可以在货物到达时结束匹配。
对未批准的发票进行批准和重新编码

必须先批准所有发票，然后才能对其进行付款。具有不完整的采购订单匹配的所有未批准发票都会自动过账到过渡科目。对发票进行批准和/或重新编码，也就是将它们过账到成本科目。在重新编码期间，还可以将发票与采购订单和收货进行匹配（如果需要），或删除未批准的发票。

一些公司的政策是始终将发票输入为未批准，即使编码可能是正确的也是如此。授权人批准发票，然后直接更新为批准付款，而无需进行重新编码。

可以在供应商发票。重新编码 (APS110) 中执行此操作。
管理客户争议

在输入期间，从接收发票到最终将其过账以进行付款，可能会发现发票中的差异。在这种情况下，请联系供应商并阻止对争议发票进行付款。结果可能是供应商向您发送贷项发票。或者，如果一切顺利，则取消阻止发票并照常继续。

在应付账款。更改单独的发票 (APS201)（从 (APS200) 进行访问）中，阻止或取消阻止发票。