会计规则的设置和使用

本文档解释了什么是会计规则并概述了配置工作流。

结果

阅读本文档后应该了解了会计规则的用途和结构，并基本上能够配置会计规则。

使用信息可以在会计规则。设置 (CRS395) 中定义会计规则。

什么是会计规则？

会计规则用于定义 M3 在财务活动中自动创建科目分录时将使用哪个会计字符串。财务系统和其他 M3 应用程序之间的大部分集成通过使用会计规则进行管理。

M3 中的许多财务活动会导致至少创建两个余额科目分录：贷方和借方。有时，要使用的科目是在交易输入期间人工输入的，例如在记录供应商发票时。但是，在大多数情况下，会根据会计规则自动选择科目。因此，一套完整的会计规则可以非常全面地反映公司的会计科目表。

优点

配置了会计规则后，它们可以最大程度地减少手动交易输入，从而缩短输入时间并最大程度地减少输入错误。

会计规则的基本要素

M3 提供了一套标准的会计规则。它们可以在会计规则。设置 (CRS395) 中进行下载和配置。每条会计规则都包含下列基本要素：

  • 会计事件和会计类型的预定义组合。
  • 会计规则生效的起始日期。
  • 创建科目分录时要应用的会计字符串。会计字符串可以包含固定会计 ID 和动态值（例如，物料号）的组合，这意味着所讨论的物料号将存储在科目分录的会计字符串中。
  • 如适用，某些情况下会计字符串的任何例外情况，例如对基于区域的非国内收入使用不同的收入科目。

会计事件和会计类型

M3 Business Engine 中预定义了会计事件和会计类型。

什么是会计事件？

会计事件是一种财务活动，在此活动中将创建科目分录，以反映公司资产和债务的增加或减少。例如，报告收到货物、记录客户付款和折旧固定资产都属于会计事件。

什么是会计类型？

会计类型表示在某个会计事件期间自动创建的一类特定科目分录。例如，现金折扣和特定类型的增值税。多个会计事件可以使用同一个会计类型。

会计规则 ID

会计规则的 ID 由会计事件和会计类型的组合 ID 构成。例如，在已收付款。记录 (ARS110) 中，会计规则 AR30-130 用于在手动输入客户付款后创建现金折扣的科目分录。AR30 是人工记录的付款的会计事件，而 130 是现金折扣的会计类型。

配置工作流 - 活动描述

  1. 下载会计事件和会计类型

    通过在会计事件。打开 (CRS375) 中按 F14 键可以下载会计事件。通过在会计类型。打开 (CRS385) 中按 F14 键可以下载会计类型。

    对于会计事件和会计类型，可以删除不打算使用的记录，以保留较少的组合。例如，如果不通过支票向供应商付款，可以删除相应的会计事件 AP30。或者，如果应收增值税 2 和应付增值税 2 的会计类型不适用，可以删除它们。如果删除了正在使用的会计事件或会计类型，M3 将创建一个包含错误科目的科目分录，表示缺少会计事件和会计类型。

  2. 下载会计规则

    通过在会计规则。设置 (CRS395) 中按 F14 键，可以为会计事件和会计类型的所有剩余组合下载预定义的空会计规则。

    注

    • 只能为在公司。连接分部 (MNS100)中指定为已安装的模块下载会计事件和会计类型。
    • 每次升级系统后，按 F14 键可以下载会计事件、会计类型和会计规则的任何新记录。下载仅检索新的和已删除的记录，但不更改现有记录。
    • 务必下载与现有会计规则日期相同的新会计规则。否则，将获得一组具有新日期的完整空会计规则，从而否决现有定义。
    • 可以按 F14 键复制一组旧的会计规则，或复制某个特定日期的会计规则。
    • 要删除任何旧的会计规则，请按 F15 键。

  3. 下载动态对象

    如果尚未下载动态对象，可以通过在字段组。打开 (CRS108) 中按 F14 键来下载要在会计字符串中使用的对象。可以从 CRACC 字段组中删除不想用作动态对象的任何字段。通过动态对象，可以根据会计 ID 以外的因素跟进和分析成本。

    例如，动态对象可以是物料类型。通过在会计规则的会计维度中插入此动态对象，所讨论的特定物料类型的 ID 将自动保存在根据该会计规则创建的科目分录的会计字符串中。

  4. 将会计字符串分配给会计规则

    下载动态对象后，系统会在 (CRS395/B) 中显示空会计规则及其各自的起始日期。可以为会计规则和起始日期的每个组合分配一个会计字符串。在 E 屏幕上，将显示两列空字段。

    左侧列：固定会计 ID

    左侧列包含标准会计字符串中每个会计维度的一个字段。这些字段保留用于固定会计 ID，即会计 ID。打开 (CRS630) 中注册的会计 ID。最上面的字段是会计维度 1，始终保留用于科目本身。

    提示：使用第七个会计维度输入会计规则的 ID（例如，AR30-130）。然后，此 ID 将存储在该会计维度中，用于根据此会计规则创建的每个科目分录。这有助于在故障排除期间识别会计规则。

    右侧列：动态检索的值

    右侧列包含会计维度 2 到 7 的字段。此列保留用于固定会计 ID 以外的值。可用的值（即，动态对象）随会计规则的不同而有所变化。如果使用动态对象，请将左侧列中的相应字段留空。

    有两类动态对象：1) 表示表中某个字段的对象，以及 2) 非字段对象。只有属于前一类别的对象才能生成并存储在会计字符串中。非字段对象仅用于定义例外情况（请参阅下文）。

    会计字符串中的动态对象示例

    我们假设公司会计字符串中的第二个会计维度保留用于成本中心，第三个用于产品组。要定义的会计规则是 OI20-120（来自客户订单开票的收入）。

    通过在右侧列中成本中心的会计维度内输入动态对象 CKSDST（此对象是表示客户主文件中地区的字段），系统会从客户。打开 (CRS610/F) 的“地区”字段中检索成本中心，并在为客户开具发票时将成本中心保存在收入科目分录的会计字符串中。

    通过在第三个会计维度中输入动态对象 MMITGR，此对象表示物料主文件中的物料，系统会在物料。打开 (MMS001/F) 的“物料组”字段中检索产品组。

  5. 定义会计规则例外情况

    由于可能需要针对不同场合使用不同的科目，因此具有固定会计 ID 的标准会计规则有时无法满足进行有效跟进的需要。例如，在为国外客户订单开具发票时可能希望使用不同的收入科目。在 (CRS395/F) 中，可以跟进各个表中的一个或多个字段（动态对象）定义规则的此类例外情况。对于每个例外情况，可以定义不同的会计字符串。

    在 (CRS395/F) 中使用矩阵中的行定义例外情况。每行最多可以包含五个字段。根据具体的会计规则，可用的字段会有所不同，并且在某个例外字段中按 F4 键时系统会显示不同的字段。

    然后，在 (CRS396) 中，确定每个字段的有效值以及要对这些值应用的不同会计字符串。例如，可以为一系列特定地区应用不同的会计字符串。必须满足所有有效值才能触发新的会计字符串。

    通过在 (CRS395/F) 中使用多个例外情况，可以在多个步骤中对例外情况进行定义。如果 M3 在第一步未能找到匹配项，则将在下一步尝试完成定义。例如，如果在某个地区未找到匹配项，可能希望在物料主表的物料类字段中查找该值。为每行选择的优先级决定 M3 尝试匹配例外时所采用的顺序。

    对于具有一个或多个例外情况的会计规则，系统会在 (CRS395/B) 中显示一个星号。

    许多公司不是在 (CRS395/E) 中的会计字符串中使用正常科目进行正常交易，也不在 (CRS395/F) 和 (CRS396) 中定义例外情况，而是改变这些步骤。对于所有不可接受的科目分录，公司在 (CRS395/E) 中使用原本用于“正常”科目的特殊错误科目。错误科目是在会计 ID。打开 (CRS630/E) 中标记为“已阻止”的科目。它们涵盖了所有可接受的情况，在这些情况下可以在例外情况部分中创建科目分录。只有在某个情况发生在已批准例外情况的范围之外时，才将为错误科目创建科目分录。由于错误科目被阻止，因此在总账更新之前，错误的交易会放在交易工作文件。重启错误作业 (GLS037) 中。这有助于在早期阶段提醒财务部门某个人员未遵守已批准流程。

    注意

    例如，希望在由于使用未授权的订单类型而导致总账中出现任何不可接受的余额之前提醒财务部门。在会计规则 MM20-907（表示在发出内部库存时库存交易的冲销科目）中，为订单类型选择动态对象 MGTRTP。然后，在 (CRS396) 中为每个已授权订单类型定义例外情况，声明订单类型 1 用于请购订单，订单类型 2 用于索赔，订单类型 3 用于报废，而订单类型 4 用于外包。在该范围之外创建的任何科目分录将使用错误科目，向财务部门指出某个人员正在使用未授权的订单类型。

  6. 为动态对象定义附加设置

    如果已为会计规则定义了例外情况，但这些例外情况与所涉及的交易均不匹配，则使用 (CRS395/E) 中定义的标准会计字符串，或者使用错误代码标记科目分录。在设置 - 会计错误方法 (CRS736) 中定义要使用的流程。

    在同一程序中，定义与使用动态对象相关的两个其他值：

    • 在 M3 读取客户主文件时使用付款方还是客户。例如，检索收入交易的地区时是否应该使用来自客户订单的付款方或客户？
    • 应在会计字符串中使用订单号的哪一部分，前八个数字还是后八个数字？可以选择订单号作为会计规则的动态值或例外情况。但是，由于每个会计维度的长度为八位字符，而一些订单号包含十位字符，因此需要缩写订单号才能将它们包含在会计字符串中。

  7. 定义自动替换动态检索的值

    在字段维护。修改控制数值 (CRS388) 中，定义动态检索值的自动替换。例如，如果公司使用客户主文件中的地区作为对成本中心保留的会计维度中的动态对象，则可以在此处将地区“转换”为成本中心：地区 100 和 101 将自动替换为成本中心 AAA，等等。请注意，无法以追溯方式执行此替换。它仅适用于未来的科目分录。

  8. 模拟会计字符串

    可以通过两种方式模拟特定会计规则的结果：

    • 创建虚设交易并查看总账中的结果。
    • 在会计字符串。模拟 (CRS399) 中，模拟应用于现有交易（例如，发票或订单交易）的会计字符串的结果。可以从菜单或通过在 (CRS395/B) 中为会计规则选择“模拟会计字符串”选项来启动此程序。

    在 (CRS399/E) 中，将显示用于该特定交易的会计字符串。系统会告知会计字符串基于 (CRS395/E) 中的标准会计字符串还是基于例外情况。如果检测到错误，则会显示错误代码。还可以先创建一个虚设交易，然后在发生错误的情况下，使用模拟会计字符串时使用的交易，以便结合使用这两种方法。

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