简化供应商发票的授权例行程序

本文档解释如何注册和控制哪些人有权按分部对供应商发票进行授权。

结果

有权对发票进行授权的人员与每张发票的最高批准金额以及负责对发票进行重新编码的相应用户一起注册。当批准例程配置为使用权限委派框架时，授权用户应连接到授权委派组。

如果有权进行授权的人在特定时间段内不在或没空，则也会输入此内容。

  • 在供应商。定义采购和财务 (CRS624/E) 中为每个相关供应商选择授权用户。然后，默认情况下会在输入发票期间建议使用此值。如果在供应商发票。记录 (APS100) 中输入发票时为所使用的 FAM 功能详细记录选中了“授权”复选框，则必须始终输入授权用户。在输入，进行有效性检查，以确保不超过最高批准金额。如果情况如此，则会显示一条错误消息。如果需要，以后可以通过应付账款。显示 (APS200) 人工更改发票的授权用户。
  • 在设置 - 内部开票 (MFS010) 中选择授权用户，以便对从另一分部接收的内部发票进行授权。
  • 如果发票金额超过发票批准期间供应商发票。重新编码 (APS112/G) 中所选授权用户的最高批准金额，将自动从授权用户。供应商发票。打开“ (CRS650) 中检索高级授权级别上的授权用户。
    注意

    可以通过以下方式激活此功能：a) 为用于输入发票的 FAM 功能详细记录选中“授权”复选框，以及 b) 在供应商发票。重新编码 (APS110/P) 的“重新编码时的付款审批”字段中选择备选项 2 或 3。

    如果将未批准的发票过账到固定资产科目，则只有在发票金额未超过最高批准金额时，才会显示初步的固定资产。打开 (FAS180)。

  • 当批准例程配置为使用权限委派框架并且超过了一个或多个授权委派代码的金额时，系统会将这些代码的会计行自动转移到覆盖授权人或下一级别。
    注意

    只有在 APS905 中激活了授权人的自动更改时，此配置才有效。

  • 类似地，如果已指定原始授权用户当前不可用，则可在发票核准期间自动选择 (CRS650) 中注册的另一个授权用户。
  • 系统会将所输入的发票自动分配给定义为负责对授权用户进行重新编码的人员。然后，系统会在 (APS110) 中按重新编码责任人列出这些人员。
  • 已注册的授权用户和负责进行重新编码的人员会在应用程序消息。打开 (CRS420) 中收到有关需要重新编码和授权的发票的消息。
  • 授权用户将自动包含在标准授权工作流或简化工作流中。
  • 具有超级用户权限的授权用户可以批准并更改任何发票的授权用户。

最后四项根据设置 - 应付账款 (APS905) 的配置。

这些设置保存在 (FAPRCD) 文件中。

准备工作

  • 对供应商发票进行授权和重新编码所需的组织是根据公司的控制策略定义的。
  • 有权进行授权的人员是否应使用 M3 提供的支持，并因此是否必须使用用户。打开 (MNS150)中的 ID 进行注册是在设置 - 应付账款 (APS905) 中定义的。
  • 在 (APS905) 中选择用于自动识别重新编码责任人的搜索路径。负责对发票进行重新编码的人员必须在 (MNS150) 中注册为用户。

要设置的参数

程序 ID/屏幕 字段 该字段表示...
(CRS650/E) 最高批准金额 ... 可能批准每个发票和授权进行付款的最高金额。
(CRS650/E) 下一级别 ... 如果发票金额超过原始授权用户的最高批准金额，或者系统将原始授权用户报告为不存在（请参阅下文），则在批准发票时自动选择的授权用户。
(CRS650/E) 重新编码责任人 ... 负责对当前授权用户的发票进行重新编码的用户。
(CRS650/E) 授权委派组 ... 授权用户连接到的授权委派组，仅在 APS905 中启用了授权委派时此字段才有效。
(CRS650/E) 不可用 ... 授权用户不可用的日期。
(CRS650/E) 安全访问

... 用户在 (APS110) 中具有的发票处理授权。

有效备选项是：

0 = 仅访问未批准的发票。系统将用户限制为使用 (APS110) 中的排序顺序 5、6 和 7。

1 = 只能访问自己的发票，包括未批准和已批准的发票。系统将用户限制为使用 (APS110) 中的排序顺序 5、6、7、15 和 16。

3 = 可以访问 (APS110) 中的所有排序顺序，但只能批准或更改其自己的发票上的授权用户。

4 = 访问不受限制。用户可以批准和更改任何发票上授权用户。要使此备选项正常工作，必须在设置 - 应付账款 (APS905) 中选中“020 仅由登录的授权用户付款审批”复选框。

(CRS650/E) 批准流程

... 用于授权和批准供应商发票的工作流。当授权用户在 (CRS420) 中打开以下消息之一时，将激活工作流：148（提醒：要授权的发票）、157（需要授权发票）和 158（已对发票号 X 更改授权用户）。

有效备选项是：

0 = 标准工作流

1 = 简化工作流。

如果选择备选项 0，则用户将跳转到 (APS110/B)，这是用于管理复杂的授权和批准活动的标准屏幕。

如果选择备选项 1，则用户将直接跳转到 (APS112/H)，这是一个简单易用的屏幕，其中显示了所涉及发票的基本数据。如果使用 M3 Automatic Data Capture (ADC) 将发票扫描到系统中，则发票的图像也会显示在屏幕上。

遵循以下步骤

  1. 启动授权用户。供应商发票。打开 (CRS650/B)。

  2. 输入授权用户的 ID，它最多可以包含十个字符。单击“新建”。

    请参阅“准备工作”部分中的第二项。

  3. 在 E 屏幕上，输入人员的全名和缩写形式，以及最高批准发票金额（必需）。

  4. 在上一级别输入授权用户以及重新编码责任人（可选）。

  5. 如果授权用户在一段时间内不可用，请输入此期间的起始日期和结束日期（可选）。按 Enter 键。

  6. 指定安全访问级别以及要使用的授权工作流。

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