M3 中的汇票管理

本文档解释如何在 M3 Accounts Receivable 和 M3 Accounts Payable 中管理汇票。

这包括：

记录应收账款中的已收汇票、将它们分配到发票、将它们汇出到银行进行托收以及在应收账款中调节它们
在应付账款中创建或记录供应商汇票。

注意

限定远期支票（类型 1）在 M3 中作为汇票进行管理。

结果

客户汇票和供应商汇票得到正确处理。有关所创建的交易和状态更改的信息，请参阅处理客户付款中各自的流程和相关描述。

汇票管理概述

汇票是一种付款单据，表示客户将在特定日期（到期日期）通过特定银行支付一定的金额。已接受汇票与支票具有相同的法律价值，并且与支票类似的是，也可以通过多种方式对其进行管理。实际上，已接受汇票类似于具有到期日期的支票。这正是 M3 中限定远期支票（类型 1）的管理方式类似于汇票并记录为付款 4 类单据的原因。在一些国家/地区，如果发票日期和到期日期之间的天数较大（通常介于 60 到 180 天），则优先使用汇票作为付款方式。

汇票管理：供应商 - 客户 - 银行

以下模型说明在使用汇票作为付款方式时客户、供应商及他们各自的银行之间的交互。

有关应收账款和应付账款中 M3 汇票管理中包含的各个步骤的信息，请参阅下文。
汇票的承兑
客户必须在发票日期的特定天数内承兑供应商发送的汇票。这是一些国家/地区的法律要求。通常会在汇票发出后几天向客户发送提醒。只要未正式承兑汇票，就可以更改银行和到期日期。但是，供应商不必接受有关付款条款的任何更改。如果客户不接受已开票金额，可以使用下列选项：
- 告知供应商未承兑汇票，并要求提供新的汇票，或
- 发出新金额的期票。
当客户承兑汇票时，供应商可以决定：
- 在托收汇票之前，等至到期日期。
- 在到期日期之前，将汇票发送到银行进行贴现。
当银行收到汇票时，将发生以下情况：
1. 汇票在到期日期进行托收或贴现，金额将转账到收款方的账户。
2. 银行联系客户银行，将资金转账到它自己的账户。
  - 客户银行可以通知客户他们已收到此汇票，可以进行承兑或拒绝。客户和客户银行之间的协议规定了这种情况是否适用。
3. 在此阶段，有两种备选项：
  - 由于资金不足或其他原因，无法托收汇票（请参阅下文中“银行拒付的汇票”下的内容）。银行通知收款方汇票已被取消，并撤回先前已转账的金额。
  - 汇票在到期日期进行托收/贴现。在一定天数后，如果未从银行收到消息，收款方就可以消除客户风险。付款是最终付款。
如果汇票在到期日期之前进行贴现，银行将首先决定是否接受该汇票。如果是，银行将扣除剩余天数的利息和任何银行费用，包括增值税。然后，银行将在到期日期处理该汇票。

有关未承兑汇票的流程的信息，请参阅下文。
汇票托收
银行可以通过两种方式将汇票转换为资金：
1. 到期日期托收，也称为现金汇款：对汇票进行托收。资金将在指定的到期日期转账到供应商的账户。
2. 贴现：供应商可以选择在到期日期之前发送要进行托收的汇票，即提前兑现。资金将直接转账到供应商的账户。但是，根据贴现日期和到期日期之间的已计算利息以及汇票贴现的任何固定收费，扣除了一定的汇票金额。
然后，银行将汇票发送到客户的银行将资金转账到它自己的账户。

在本文档中，未提及到期日期的托收是指在到期日期托收和贴现。
银行可能不对汇票进行托收的原因
出于以下多种原因，银行可以选择退回汇票而不对它进行托收：
- 银行认为付款方不可靠。
- 汇票包含错误的信息（例如，不正确的付款方银行）。
- 银行收到通知，客户和供应商已同意将已汇出的汇票替换为一种或多种其他汇票。替换汇票可以具有不同的金额和/或到期日期。通常这样做是为了防止在客户账户余额不足的某一天对汇票进行托收，从而避免出现法律纠纷及大量的银行收费。
- 资金不足。
评估汇票的客户风险
客户风险，即根据处理的阶段，银行拒付汇票的可能性。以下列表显示了不同阶段，从具有最高风险因素的阶段开始：
1. 过期的发票 - 汇票尚未退回
2. 组合中的汇票，即汇票尚未汇到银行进行托收
3. 汇票已汇到银行，但尚未托收
4. 汇票由供应商的银行托收，但不超过为风险解除指定的天数。
关于如何使用汇票的示例
一家时装行业的公司从供应商处订购大量面料。必须在成品服装进入商店销售之前的很早一段时间完成订购。由于该公司目前在该项目上没有任何收入，因此在收到全额付款之前，供应商同意给予该公司 180 天的期限，时间从发票日期开始。该公司同时收到了发票和汇票。它将承兑汇票并在 10 天内将其返回给供应商。供应商可以选择在六个月后将汇票发送给他/她的银行进行托收，也可以根据需要选择在到期日期之前将汇票贴现。

汇票描述

包含在汇票中的信息
如果汇票由供应商创建，它通常一张发票或具有相同到期日期和付款方式的多张发票的合并发票对账单一起打印。如果汇票由客户发出，它通常包含在发送给供应商的付款对账单中。

汇票包含以下信息：
- 金额
- 到期日期
- 付款方银行
- 付款人编号，即汇票号
- 付款方的名称和地址
- 为客户签名保留的栏位（即，所谓的接受），用于确认已接受付款条款
- 为供应商的财政印章保留的栏位，它为汇票赋予确定的法律价值。

汇票类型


已接受汇票	由供应商打印的汇票，与发票（或合并发票对账单）一起发送给客户进行承兑。
未承兑汇票	与发票一起由供应商打印的汇票，但未发送进行承兑。例如，在西班牙，供应商通常会在没有客户先前承兑的情况下创建汇票。使用未承兑汇票便于供应商输入交易，因为此类汇票不需要像其他类型的汇票一样在收款。记录 (ARS110) 中手动记录付款。而是在未承兑汇票。打开 (ARS370) 中自动创建科目分录。之后，汇票将使用银行汇款。打开 (ARS300) 照常汇入银行。系统会为付款方式属于付款类 4 并且在 AR 付款方式。打开 (CRS076/E) 中选择了接受代码 0 的客户发票创建未承兑汇票。付款方式的“打印汇票单据”字段决定了汇票的实际打印时间。
期票	由客户打印并发送给供应商的汇票。

付款人参考号
付款人编号是客户的编号。对于已承兑的客户汇票，在 (ARS110) 中记录通过汇票付款时，将人工输入汇票。对于未承兑汇票，请参阅下文。对于根据供应商付款建议。打开 (APS130) 中的付款建议创建的汇票，如果所使用的 AP 付款方式规定每张发票生成一张付款单据（即，未进行分组），则发票号将自动用作付款人编号。具有付款人编号的交易将使用附加信息号 211（付款人编号）进行保存，而在应收账款中汇票号自身使用编号 213 进行保存。

通过该编号，可以在原始发票与汇票之间进行追溯。它用于执行以下操作：
- 在客户发票。独立显示 (ARS215) 中使用信息视图 5 标识汇票，以及在客户汇票。显示 (ARS280) 中使用信息视图 3 标识汇票。
- 在应收账款。显示附加信息 (ARS250) 中，选择附加信息号 211 来标识汇票所基于的发票记录。
- 在应收账款。显示 (ARS200/S) 中的搜索屏幕上，根据付款人编号选择汇票。
- 使用排序顺序 8 在 (ARS200/B) 中按付款人编号显示汇票。
- 标识在应收账对账单。打开 (ARS140) 中创建的已打印对账单中的汇票以及 AR 组合。打印规范 (ARS560) 中创建的报表中的汇票。
- 在 (ARS300) 中查看银行汇款建议时标识汇票。
- 在未付汇票/支票。打开未付或拒收 (ARS340/S) 中报告拒付汇票时选择汇票。（付款人编号还会显示在同一程序中的 F 屏幕上。）
如果根据处理已记录的客户发票中所述，通过在应收账款。显示 (ARS200) 中选择选项 21 来人工拆分具有付款人编号的发票记录，新的发票记录将自动接收与原始发票记录相同的付款人编号。

付款方式用于确定付款人编号是必需的还是必须唯一。

应付账款的打印输出 (ARS501PF)、对账单建议 (ARS143PF) 和外部单据的详细对账单 (ARS512PF) 中添加了有关付款人编号的信息。

在 AR 对账单 - 建议 (ARS143PF) 中，付款人编号将添加到汇款状态 > 00 的发票（即，汇票发票）的打印输出中。

打印应收账 (ARS500) 包含一项新设置，以便能够打印付款人编号，而不是汇票发票的发票号（汇款状态 > 00）。如果付款人编号由于某种原因为空，则将打印发票号。

在 AR 对账单 - 详细外部单据 (ARS512PF) 中，参考字段（付款人编号、支票号、拆分发票号和合并发票号）将添加到流文件和打印输出中。将按照上述顺序检索参考。

要使用此新功能，必须在 AR 付款方式。打开 (CRS076) 中对具有付款类 4（汇票）的付款方式将“汇款参考控制”设置为 1。这表示，付款人编号对于付款方是必需的并且必须唯一。
未承兑汇票的付款人参考号
(ARS200) 中人工拆分的发票包含在 (ARS370) 中创建的建议中。在人工拆分时，汇票记录自动接收相同的付款人编号。在 (ARS370) 中批准建议时，根据付款条款定义在客户订单处理期间自动拆分的发票将从客户订单的发票号中接收其付款人编号（附加信息号 228）。

根据人工创建合并发票中所述在 (ARS200) 中人工合并发票，并为新的合并发票选择未承兑汇票的付款方式时，结果是汇款状态为 10 的汇票记录，此记录不会包含在 (ARS370) 例程中。在这种情况下，分组中包含的第一张发票的发票号将用作付款人编号。

每种汇票类型的承兑例程


承兑。已接受汇票	如果汇票已承兑，它将返回给供应商，由供应商发送到银行进行托收或贴现。如果汇票在指定天数内未承兑，供应商会将客户包含在付款催收例程中。供应商还可能会阻止未来的订单或交货。
承兑。未承兑汇票	供应商将发票或合并发票对账单发送给客户，但保留未承兑的汇票（未承兑汇票）。这通常只在关系密切的业务伙伴之间进行，并在客户/供应商协议中有相关规定。虽然客户未正式承兑汇票，但供应商可以将汇票发送到银行进行托收或贴现。在到期日期前的 5 到 10 天，客户会从银行收到一份未承兑汇票的列表进行批准。
承兑。期票	此第三种类型的汇票也称为期票。它被视为客户自动承兑。供应商可以将此汇票发送到银行进行托收。银行会在到期日期托收汇票之前通知客户。

应收账款中包含的步骤

下面的模型说明管理应收账款中的汇票时包含的步骤。

用于应收账款中汇票管理的程序
- 在 AR 付款方式。打开 (CRS076) 中，为属于付款类 4 的付款方式配置汇票处理。付款方式用于确定以下内容：在处理之前客户是否必须承兑汇票、付款人编号是否必需并且/或者唯一、在流程中何时打印实际汇票（请参阅下文）、是否将以文本形式打印汇票金额（请参阅下文）以及注册汇票后是否可以在应收账款。显示 (ARS200) 中更改汇票的客户银行账户。
- 在 M3 开票程序中创建一张或多张客户发票。
- 在客户发票。分组 (ARS190) 中创建基于合并发票的汇票。
- 在付款单据。输入 (ARS105) 或收款。记录 (ARS110) 中记录以汇票形式接收的客户付款。
- 在记录到日期晚于发票到期日期的汇票时自动创建利息发票。记录此类汇票时，客户发票。手动输入 (ARS120) 将自动显示利息发票的建议值。（这规定了使用 FAM 功能 AR20 下的屏幕布局 30 的详细记录将连接到付款方式。然后，此付款方式必须连接到为该条目选择的 FAM 功能详细记录。）
- 在设置 - 一般利率汇票 (CRS475) 中为此类利息发票定义一般利息，或者在客户。打开 (CRS610/K) 中为特定于客户的利息发票定义一般利息。
- 在应收账款。显示 (ARS200) 中选择选项 22，通过匹配多条汇票记录来创建合并发票。
- 在 (ARS200) 中，通过选择功能键 F20，将汇票记录与具有相同金额的贷方票据进行匹配。
- 通过在 (ARS200) 中选择功能键 F20 或者在显示发票。数字顺序 (ARS205) 中选择选项 23 =“打印汇票”，人工打印或重新打印汇票。
- 在 (ARS200) 中对已汇出到银行的汇票更改银行。此操作是否可以执行根据国家立法和所使用的付款方式。
- 在 (ARS200) 中选择功能键 F21，打开客户汇票。显示 (ARS280) 以显示 (ARS200) 中所选付款方的汇票。
- 通过在 (ARS200/B) 中选择排序顺序 8 来确定哪个付款人编号与哪个汇票号相关。此排序顺序按发票号列出所有“常规”客户发票，并按付款人编号列出所有汇票。对于后一类别，也指定了相应的汇票号。
- 在未承兑汇票。打开付款 (ARS370) 中对使用未承兑汇票的付款方式记录的发票创建科目分录。这样，不必在收款。记录 (ARS110) 中人工输入汇票付款。
- 在客户发票。处理可疑 (ARS360) 中将未汇出的汇票过账到呆账账户。
- 在银行汇款。打开 (ARS300) 中创建汇款对账单，即用于将汇票汇出到一家或多家银行的订单。
- 在银行汇款付款调节 (ARS350) 中使用返回的银行对账单报告所有已托收的汇票。
- 在客户风险解除。创建 (ARS330) 中消除客户风险。
- 在未付汇票/支票。打开未付或拒收 (ARS340) 中报告托收之前或之后被拒付的汇票。可以在此面板中定义如何处理此事，并定义应重新打开原始发票还是创建新的汇票。
- 在 AR 组合。打印规范 (ARS560) 中打印在某个总账科目创建余额的所有汇票的列表（例如，汇票未汇出）。

汇票打印输出

在应收账款中，“打印汇票单据”字段中为付款方式选择的值用于确定何时打印汇票：


0	无打印输出。
1	在客户发票。分组 (ARS190) 中创建合并发票时汇票打印在发票的页脚。
2	在未承兑汇票。打开付款 (ARS370) 中确认汇票时。
3	在银行汇款。打开 (ARS300) 中确认银行汇款建议时。
4	在应收账款。显示 (ARS200) 和显示发票。数字顺序 (ARS205) 中人工打印汇票时。

将金额和货币名称打印为文本

打印汇票时，还会以文本形式打印金额。AR 付款方式。打开 (CRS076/E) 中付款方式的“打印输出金额”字段用于确定要应用的语法。

以文本形式写入的金额从检查。以文本形式写入金额 (CRS180) 中进行检索。货币和硬币的名称从货币。以文本形式写入每种语言 (CRS182) 中进行检索。详细信息请参阅将单据金额和货币名称转换为文本。

应收账款中汇票管理期间创建的设置和科目分录
有关所需设置的详细信息，请参阅处理客户付款中各自的子流程或说明以获取详细信息。

在下列情况下，附加信息号 013（银行汇款编号）将添加到所创建的所有交易中：
- 在 (ARS300) 中将汇票汇出到银行
- 在 (ARS350) 中报告已托收的汇票
- 在 (ARS340) 中报告拒付的汇票
- 在 (ARS330) 中消除银行可能拒付汇票的风险。
通过在总账。显示其他信息 (GLS250) 中输入附加信息号 013 的银行汇款编号，可以显示每笔银行汇款的所有这些交易。
查看汇票组合和状态
可以查看所有客户汇票的当前状态（指示流程中的不同步骤）以及所涉及的发票。可以在客户汇票。打开 (ARS280) 中执行此操作。还可以通过在应收账款。显示 (ARS200) 中选择功能键 F21 来打开此程序，以显示所选付款方的汇票。

如上所述，可以在 AR 组合。打印规范 (ARS560) 中打印在某个总账科目创建余额的所有汇票的列表（例如，汇票未汇出）。

银行。汇款金额

对于用于汇款的每个银行账户，可以分别查看客户风险尚未取消的托收汇票和贴现汇票的当前金额。这些值显示在银行账户。打开 (CRS692/F) 中。

应收账款余额文件中的值类型

可以在应收账款查询列模板。打开 (ARS066) 中使用下列值类型来查看应收账款。显示余额 (ARS225) 中的情况：
- 40 = 付款单据未提交给银行
- 41 = 付款单据已过期
- 41 = 付款单据的客户风险未取消
- 50 = 拒付金额 - 支票/汇票
- 51 = 拒付支票/汇票的数量。

应付账款中包含的步骤

以下工作流可用于在应付账款中处理汇票。

汇票由供应商创建并已发送进行承兑
在此工作流中，采购公司会在供应商付款。手动输入 (APS120) 中人工记录汇票付款。一张汇票可以包含多张具有相同到期日期的供应商发票。

此工作流中包含的步骤：
1. 公司在 (APS100) 中记录发票
2. 公司签名接受供应商汇票
3. 公司将汇票返回给供应商
4. 供应商将汇票汇出到银行
5. 银行在托收前通知公司
6. 公司接受（或拒绝）托收汇票
7. （如果已承兑）公司在 (APS120) 中记录汇票付款
8. 银行确认托收汇票
9. 公司在 (APS175) 中报告银行确认
汇票由采购公司创建
在此工作流中，采购公司会在供应商付款建议。打开 (APS130) 中批准付款建议时创建汇票及相应的付款记录。一张汇票可以包含多张具有相同到期日期的发票。

此工作流中包含的步骤：
1. 公司在 (APS100) 中记录发票
2. 公司在 (APS130) 中创建供应商汇票
  
  自动记录汇票付款
3. 公司将汇票发送给供应商
4. 供应商将汇票汇出到银行
5. 银行在托收前通知公司
6. 公司接受（或拒绝）托收汇票
7. （如果已承兑）银行确认托收汇票
8. 公司在 (APS175) 中报告银行确认
未承兑汇票
在此工作流中，采购公司根据具有相应付款方式的供应商发票在未承兑汇票。打开付款 (APS380) 中自动对未承兑汇票生成付款科目分录。汇票由供应商打印，通常每张发票对应一张汇票。

此工作流中包含的步骤：
1. 公司在 (APS100) 中记录发票
2. 在 (APS380) 中为汇票付款创建科目分录
  
  自动记录汇票付款
3. 供应商创建汇票
4. 供应商将汇票发送到银行
5. 银行在托收前通知公司
6. 公司接受（或拒绝）托收汇票
7. （如果已承兑）银行确认托收汇票
8. 公司在 (APS175) 中报告银行确认

用于应付账款中的汇票管理的程序

在供应商付款。手动输入 (APS120) 中记录由供应商发送进行承兑的汇票。
在供应商付款建议。打开 (APS130) 中创建要发送到供应商的汇票。
在未承兑汇票。打开付款 (APS380) 中对未承兑汇票创建科目分录。这会关闭具有所选付款方式的发票并将其状态设置为“已付”。
在汇票。调节确认 (APS175) 中记录银行确认的汇出汇票。可以在调节过程中更改每张汇票的公司银行。