将发票记录分组以进行内部调节

本文档解释了如何处理 AR 调节号。打开 (ARS245) 或 AP 调节编号。打开 (APS245) 中的调节编号，并在已收付款。记录 (ARS110) 或供应商付款。手动输入 (APS120) 中人工将付款分配到发票时使用调节编号以跟踪与特定调节编号关联的发票和付款。

注意

如果接收到具有收货订单的批处理文件形式的付款，并在批次付款更新 (ARS040) 中自动分配，或者通过付款建议。打开 (APS130) 为供应商发票付款时，调节编号的未结金额不会随付款信息一起更新。要通过付款交易更新调节编号，必须在 (ARS110) 或 (APS120) 中人工输入付款。

如果取消链接到 (ARS245) 或 (APS245) 中的调节编号的凭证。冲销 (GLS900) 或凭证录入。打开 (GLS120) 中的凭证，取消将不会更新调节编号的未结金额。在这种情况下，解决方法可能是删除 (ARS245) 或 (APS245) 中的调节编号，然后创建一个新的调节编号，将发票链接到该编号。

在 (ARS245) 或 (APS245) 中，只允许删除 00 =“打开”状态的调节编号，而不是状态为 99 =“关闭”的调节编号。

结果

  • 系统将更新调节编号余额表（客户发票的 FSLREC）或（供应商发票的 FPLREC）。
  • 系统为付款方或收款方的调节编号分配了状态 99，即对账号以及与该调节编号关联的发票已关闭。
  • 调节编号的调节日期将是以下日期的最新日期：

    1. 在最初创建调节编号时在 (ARS245/E) 或 (APS245/E) 上选择的会计日期。

    2. 用于与调节编号关联的付款交易的最近会计日期。

  • 如果在调节完成时发票仍处于打开状态，则调节编号关闭时，该发票将通过余额的冲销科目分录自动关闭。
  • 与对账号链接的发票与调节编号一起保存在附加信息号 222（对应于客户发票）和 410（对应于供应商发票）。
  • 通过在 (ARS245) 或 (APS245) 中选择相关选项 11 =“详细信息”，可以在 (ARS251) 或 (APS251) 中查看与调节编号关联的发票。
  • 如果需要，还可以在应收账款。显示附加信息 (ARS250) 或应付账款。显示附加信息 (APS250) 中显示调节编号的详细信息。
  • 可以根据分类账。打印 (GLS640) 中的付款方或收款方打印调节报表。此报表包含选定期间内按付款方或收款方排序的应收账款或应付账款账户的交易。根据选择，所有发票交易或仅尚未完全核对的发票交易都包含在报表中。在选定的期间结束时，还可以排除余额为零的付款方和收款方。
  • 可以在 AR 调节号。打印 (ARS545) 或 AP 调节号。打印 (APS545) 中根据付款方或收款方打印详细的调节报表。根据您的选择，此报表包含所有已关闭和/或已打开的调节编号及其关联的发票或所有未关联到调节编号的发票。

准备工作

  • 序号类型 60 序列 0 必须在编号序列。打开 (CRS165) 中定义。
  • 必须在 FAM 功能。打开 (CRS405) 中定义 FAM 功能 AR30 和 AP20 的详细记录。这些记录确定要使用的凭证号和 (ARS110) 和 (APS120) 中的人工付款的其他重要设置。

遵循以下步骤

创建调节编号

  1. 打开 (ARS245/B) 或 (APS245/B)。

  2. 输入付款方或收款方，然后选择选项 1 =“创建”。

    注意

    可以在创建调节编号时选择货币。否则，当第一张发票链接到调节编号时，会设置货币。

  3. 在 E 屏幕上输入一个会计日期，然后按 Enter 键确认创建新的调节编号。返回到 B 屏幕，新的调节编号显示状态 00 =“打开”，未结金额为零，并显示了付款方或收款方的所有未清发票。

  4. 选择以下备选项之一：

    • 要在付款分配之前对发票进行分组，请继续执行将发票直接关联到调节编号。
    • 要在分配付款时向编号添加发票，请继续执行使用调节编号将付款分配到发票。

将发票直接关联到调节编号

  1. 在 (ARS245/B) 或 (APS245/B) 上，选择相关选项 10 =“组调节编号”，以便将发票包包含在调节中。

  2. 在 F 屏幕上，选择要使用的调节编号。（在该字段中提示使用 F4）。按 Enter 键。

  3. 重复步骤 2，直到包含货币与第一张发票相同的所有发票为止。

  4. 所有发票的总额现在显示为 B 屏幕上调节编号的未清金额。

使用调节编号将付款分配到发票

  1. 打开人工付款功能：(ARS110) 用于客户发票或 (APS120) 用于供应商发票。

    注意

    必须使用设置有排序顺序 1 至 6 之一的 FAM 功能才能输入针对调节编号的付款。

  2. 选择调节编号，并将付款部分或全部分配到发票。调节编号的未结金额在针对调节编号的付款期间不断更新。

    注意

    可以将付款分配到与对账号关联的发票，而不必在分配时选择任何调节编号。然后将调节编号从发票中检索到付款，并显示警告消息。

    如果使用调节编号将付款分配至尚未链接至任何调节编号的发票，则在分配时选择的调节编号将链接至发票，并显示警告消息。

    如果在分配付款时选择了先前与发票相关联的调节编号之外的调节编号，则会显示错误消息。必须在 (ARS245) 或 (APS245) 中更改发票的调节编号，然后才能在 (ARS110) 或 (APS120) 中继续进行付款。

  3. 当要分配的金额为零时，按 F3 键退出 (ARS110) 或 (APS120)，自动创建凭证并以付款更新发票。

关闭调节编号

  1. 如果 (ARS245/B) 或 (APS245/B) 的调节编号未结余额为零，请通过选择相关选项 19 =“关闭调节编号”人工关闭调节编号。

  2. 在 G 屏幕上，输入付款日期、会计日期、FAM 功能和汇率类型（可选）。按 Enter 键将调节编号的状态更新为 99 =“已关闭”。如果任何链接的发票尚未结算（例如，记帐付款），则会创建一个凭证来关闭发票。

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