管理批次供应商发票

结果

• 根据 FAM 功能的配置，将批次供应商发票指定为已批准付款或未批准付款。也可以指定供应商发票，不需要提前输入，这意味着所有会计都准备就绪。未对暂记科目执行会计。发票已直接全额入账。
• 供应商发票和自开票发票与采购订单或收货（如果适用）相匹配。
• 如果在供应商发票批次。打开行 (APS450) 和 API APS450MI（供应商发票批次接口）上输入供应商发票或执行重新编码时，在行类型“8 - 会计行”上的科目为固定资产科目，则可以为现有资产创建初步固定资产和附加成本。必须指定关于固定资产的信息。在创建初步固定资产时，将在固定资产会计行中添加附加信息号“016 - 初步固定资产编号”。在向现有固定资产添加附加成本时，将在固定资产会计行中添加附加信息号“017 - 明确固定资产编号”。
• 如果在 (APS450) 和 APS450MI 中输入供应商发票或执行重新编码时，在行类型“8 - 会计行”上的科目为期间科目，则可以在期间会计表。打开 (GLS470) 中为现有期间会计记录进行连接。然后，必须指定“起始期间”(PERF) 和“记录编号”(RCNO)，且这些字段引用 (GLS470) 中的记录。在与期间会计相关的会计交易上创建附加信息号“047 - 追踪记录-期间会计”。
• 系统将记录任何现金折扣。
• 打印会计日记账和供应商发票日记账。
• 当索赔发票或索赔请求更新应付账款并记录差异进行任何调整时，将冲销对供应商的索赔。

在需要时使用以下设置：

• 在供应商发票。重新编码 (APS110) 中对收到状态“未批准付款”的发票进行重新编码和批准。
• 也可以使用 APS450MI、交易“AddHeadRecode”和“AddLineRecode”在 (APS450) 中完成发票重新编码。然后使用发票批次类型“25 - 重新编码”。在 (APS450) 中进行重新编码时，必须完成所有会计，且必须在所有会计行中输入增值税代码。行类型“8 - 会计行”用于所有这些会计。凭证必须平衡才能更新到应付账款分类账，否则无法继续更新。
• 在 (APS110) 中为无法自动通过 (APS450) 进行匹配的任何发票完成发票匹配。
• 在供应商付款建议。打开 (APS130) 中的付款建议中包含发票。借方票据作为贷方票据包含在内。

在 M3 中，以下会计规则会受到影响：

基本科目分录

会计规则	科目	借方	贷方
AP50/AP51–200	债权人控制科目（应付账款）		x
AP53-210	应付账款预付款
AP53-220	预付成本
AP50/AP51–215	过渡科目	x
AP50-218	行类型 8-“会计行”的会计行
AP50–230	发票标题级别的费用	x
AP50–280	四舍五入	x
AP50-420	对供应商的索赔		x
AP50-440	索赔调整
AP50–301	实现的汇兑收益
AP50–302	实现的汇兑损失
AP51–237	借方票据未开票 - 物料
AP51–238	借方票据未开票 - 行收费

增值税科目分录

会计规则	科目	借方	贷方
AP50/AP51–111	应付增值税 1		x
AP50/AP51–112	应付增值税 2		x
AP50/AP51–113	应付增值税 1 的暂记科目		x
AP50/AP51–114	应付增值税 2 的暂记科目		x
AP50/AP51–211	应收增值税 1	x
AP50/AP51–212	应收增值税 2	x
AP50/AP51–213	应收增值税 1 的暂记科目	x
AP50/AP51–214	应收增值税 2 的暂记科目	x

将验证批次供应商发票的表 FAPIBH（发票头）和 FAPIBL（发票行）中的值。

准备工作

批次供应商发票

• 必须配置财务系统。详细信息请参阅启用财务管理。
• 必须填写用于存储批次供应商发票数据的表 FAPIBH 和 FAPIBL。
• 必须在 FAM 功能。打开 (CRS405) 中定义以下 FAM 功能：AP50（用于批次供应商发票和索赔发票/请求）、AP51（用于借方票据）、AP52（用于自开票发票）和 AP53（用于预付款发票）。FAM 功能用于确定一些因素，例如是否可以在发票出现警告时更新应付账款、是否自动将更新应付账款时未发生任何问题的发票视为已批准付款以及是否从供应商中检索授权用户，或者是否改为选择采购订单上的采购员作为授权用户。如果在 (APS450) 中验证后应自动将发票指定到应付账款中，则必须在相应 FAM 功能的“自动更新”字段中选择备选项 1 或 2。此外，必须在相同的 FAM 功能的“未批准付款”字段中选择备选项 0（指定为已批准付款的发票）或 2（在已完全批准且过渡科目中没有任何金额时指定为已批准的发票）。在使用此工作流时，只能在凭证号序列。打开 (CRS410/E) 中选择具有凭证编号方法 2（表示将自动分配序号）的凭证号序列。
• 对于供应商索赔发票和供应商索赔请求，供应商索赔的设置必须在 (PPS122) 中定义，并连接到 (CRS624/F) 中的供应商。供应商索赔回扣交易可以根据 (PPS122) 中指定的五个聚合字段进行分组。当供应商回扣交易连接到索赔时，系统将检索关键字段的值，然后会将交易添加到具有相同关键字值的供应商索赔发票或供应商请求。如果不存在此类索赔，则会创建新的索赔。关键字值存储在 FAPIBH 中。也可以在 (PPS122) 中定义针对可连接到一项索赔的供应商回扣交易数量的限制。超过此限制时，系统会在 (APS450) 中创建新的索赔。
• 必须在会计规则。设置 (CRS395) 中为会计事件 AP50（除借方票据以外的所有类别）和 AP51（仅适用于借方票据）定义会计规则。
  注意

  在 (APS450) 中，发票日期用于检索增值税交易上的增值税率和会计规则。

  • 111 和 112：应付增值税 1 和 2。当增值税基于会计日期或发票日期，即在增值税代码。打开 (CRS030/E) 中未对增值税代码选中“已汇报的增值税 付款日”复选框时使用这些会计类型。对于会计类型 112，必须在 (CRS030/E) 中设置增值税方法 2=“合并增值税”或 3=“链式增值税”。
  • 113 和 114：应付增值税 1 和 2 的暂记科目。当增值税基于报告日，即在 (CRS030/E) 中选中“已汇报的增值税付款日”复选框时，会使用这些会计类型。对于会计类型 114，还必须在 (CRS030/E) 中选择增值税方法 2 或 3。
  • 200：控制科目。这是债权人的控制科目，发票在总账中将自动记入此科目。
  • 210：应付账款预付款
  • 220：预付成本
  • 211：应收增值税 1。这是要索赔的增值税，仅在 (CRS030/E) 中未对增值税代码选中“已汇报的增值税付款日”时使用。
  • 212：应收增值税 2。如果未选中“已汇报的增值税付款日”复选框，并且在 (CRS030/E) 中为增值税代码选择了增值税方法 2 或 3，则这也是要索赔的增值税，即第二增值税额。
  • 213：应收增值税 1 的暂记科目：用于在付款日报告增值税时（见上文）。
  • 214：应收增值税 2 的暂记科目：用于在付款日报告增值税时（见上文）。
  • 215：过渡科目。这是自动将借记发票记入其借方的科目。仅在 FAM 功能。打开明细 (CRS406/E) 中 FAM 功能 AP50 的“未批准付款”字段中选择 0 以外的备选项时，才会使用此科目。
  • 218：会计行。仅对行类型 8-“会计行”有效，当检索预先计入的行或部分预先计入的行时，即在 M3 BE 之外预定义的会计行。例如，员工在外部工具中执行的内部费用报告。
  • 230：收费：这是指与发票相关的任何银行收费和其他收费。
  • 280：舍入。
  • 420：对供应商的索赔：仅适用于供应商索赔发票和供应商索赔请求。
  • 440：索赔调整：对供应商的索赔与调整后金额之间的差额。
• 在测试阶段，已使用人工创建的发票验证供应商批次发票的配置。可以在 (APS450) 中使用相关选项 1 人工指定发票。

要使发票与采购订单进行匹配

有关需求的描述，请参阅自动将批次供应商发票与采购订单进行匹配。

概览

遵循以下步骤

1. 执行批次供应商发票验证。

   批次供应商发票显示在供应商发票批次。打开 (APS450) 中。每张发票都属于批发票类型，如供应商发票为 20，而自开票发票为 10。可以使用排序顺序配置 B 屏幕，以选择要查看的发票。

   通过为单张发票选择“验证”选项或者按 F18=“验证”，可以人工触发 (APS450/B) 中的供应商发票验证。这两个选项都可以显示了 (APS455)，此程序也可直接从菜单启动。如果处理单张发票，则所有字段都受保护，并且只能看到发票号和批发票号，但无法进行编辑。使用 F18 键时，(APS455) 中会显示一个选择屏幕，用户可以在其中人工选择一组发票或具有一组特定特性的发票。

   如果找到了无效或缺失值，则根据 FAM 功能的配置，发票可能会直接使用当前日期作为会计日期来更新应付账款。否则，可以通过在单独的步骤中选择更新选项之一来更新应付账款。

   结果

   发票验证的结果由 (APS450/B) 中显示的发票批次状态指示。状态 20 或 50 表示未检测到任何错误。状态 20 仅适用于自开票、借方票据请求和供应商索赔，而对于其他发票将分配状态 50。状态 15 表示头或行中存在错误。

   用于发票头和发票行的状态包括：

   • 1 = 无错误
   • 2 = 错误
   • 3 = 警告

   例如，具有头状态 2（存在错误）和行状态 3（存在警告）的发票只能在已调整发票头后更新应付账款。

   如果在验证期间检测到任何错误（在程序 (CRS424) 中激活），则可以创建应用程序消息 156（在验证供应商发票期间发生错误）。应用程序消息在 (CRS420) 中可见。

2. 人工调整存在错误的发票。

   需要手动更正的发票具有发票批次状态 15。使用 (APS450/B) 中的“显示错误日志”选项查看发票的错误。实际上，发票中的所有字段都开放编辑，直到发票已更新应付账款为止。在 (APS450) 中的屏幕 E 和 F 上对发票头进行必要的调整，并在 (APS451/E) 中对发票行进行必要的调整。将对每个相关屏幕显示错误消息或警告。必须更正错误，但通常可以忽略警告。

   此类错误的示例可以包括供应商未注册、发票日期或付款方式无效以及缺少采购订单号。

3. 打印、拒绝、调整和批准供应商发票。

   对于自开票发票，如果在采购协议。打开自开票 (PPS112) 中将“供应商验收”设置为 1、2 或 3，则可能必须进行打印。对于供应商验收 2 或 3，在 (APS450) 中批准发票是自开票发票的下一步。如果选择了供应商验收类型 3 并且已超过时间限制，则系统将自动批准发票。

   需要打印借方票据请求。如果在 (APS080) 中对 AP 标准单据启用了自动打印，则可以自动通过验证触发供应商借方票据的打印。

   具有“发票批类型”52 的供应商索赔请求停止于状态 30 -“已打印”。具有“发票批类型”51 的供应商索赔发票和供应商索赔请求需要先进行额外处理，然后才能批准它们并将其转移到应付账款。

   根据 (PPS122) 中的索赔设置，当供应商回扣交易从 (PPS123) 转移到 (APS450) 时，可以触发供应商索赔发票或供应商索赔请求的自动验证和自动打印。

   已人工或自动执行打印时，供应商索赔的状态将为 30（已打印）。

   然后，供应商将批准或拒绝该索赔。

   如果供应商拒绝了索赔，则可以对供应商索赔进行调整和重新打印。

   如果供应商索赔获得批准，可以将其转移到应付账款。

   对于供应商索赔请求，可以在批准步骤中更新供应商发票号、发票日期和到期日期。

4. 更新应付账款并执行发票匹配（如果适用）。

   通过为单张发票选择选项 9=“更新至应付账款分类账”或者对所有发票按 F19 键，可以在验证过程中自动更新应付账款，也可以通过单独步骤对其进行更新。使用 F19 键时，系统会将用户定向到 (APS455)，可以在其中进行发票选择。

   如果发票头中的值表示发票应与采购订单 (PO) 或收货相匹配，则将在更新应付账款的过程中自动对发票进行匹配。供应商发票和自开票发票可以包含在匹配中，而借方票据不能包含在匹配中。详细信息请参阅自动将批次供应商发票与采购订单进行匹配。

   如果匹配不完整或根本无法执行，则必须随后人工完成匹配。（请参阅“使用”部分。）

5. 打印发票。

   可以随时在 (APS455) 中打印单张发票或一组选定的发票。可以使用 F17 从 (APS450) 为单张发票或一系列发票启动 (APS455)。

6. 人工指定自动供应商发票。

   例如，如果要在更复杂的匹配方案中将特定发票与特定采购订单进行匹配，或者直接将发票指定为已批准，则可以根据供应商发票。记录 (APS100) 中已打印的发票人工指定发票。