检查未批准的供应商发票行

本文档解释了如何对任何未批准的供应商发票行执行搜索。如果找到这样的行，则它将自动与该行所涉及的收货相匹配。

可以定期执行此操作，以跟踪未批准的供应商发票和任何未收到或入库的已报告货物。

结果

不完全匹配的发票行的数量与收货数量相匹配，并报告为已收或已入库。如果完全匹配，则系统将批准发票行并创建科目分录。

打印以下列表：

  • 包含支票中所有发票的确认清单。对于每张发票，将在检查前后显示以下信息：已批准的发票行数、未批准的发票行数、已在过渡科目中过账的任何金额以及系统是否将批准对发票进行付款
  • 会计日记账
  • 显示了任何可能不正确的凭证的列表。

使用确认列表查看检查结果。

如果系统未批准发票的发票行使用已在过渡科目中过账的金额进行付款，并且不希望再有货物到达，则必须调查不完全匹配的原因。确定问题后，通过供应商发票。重新编码 (APS110) 进入供应商发票。与收货行匹配 (APS360) 并调整发票，例如通过创建借方票据来调整发票。

准备工作

  • 发票与供应商发票。与收货行匹配 (APS360) 中的采购订单相匹配。
  • 如果按照供应商。定义采购和财务 (CRS624) 的“发票审批条件 2”字段中的定义，匹配中使用了为收货报告的入库数量，则货物必须报告为“已入库”，系统才能批准匹配。

遵循以下步骤

  1. 启动供应商发票。自动配合 GL 行 (APS375/E)。

  2. 通过选择一系列供应商编号、收款方、供应商发票号、发票日期和授权者来控制要检查的发票。

  3. 为将在批准发票行时创建的科目分录指定会计日期。

  4. 指定在完全匹配的情况下系统是否将批准对该发票进行付款。（请注意，系统可能已批准发票进行付款）。

  5. 如有必要，请指定要在所创建的报告中使用的备用日期格式。

    有效备选项是：YMD = YYMMDD（年，月，日）、DMY = DDMMYY（日，月，年）、MDY = MMDDYY（月，日，年）和 YWD = YYWWD（年，周，工作日）。

  6. 指定报表布局 01 =“每个选定发票对应一行”和任何报告文本。按 Enter 键。

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