为供应商发票创建借方票据

本文档解释如何创建借方票据或借方票据请求，以便更正供应商发票与采购订单之间价格或数量上的差异。

将供应商发票行与采购订单行或收货行进行匹配，并且与所允许的限制存在差异时，可以执行此操作。请注意，此活动将作为活动验证并调整发票行进行发票匹配内的一个步骤执行

结果

返回到供应商发票。配合 GR 行 (APS360/B) 或供应商发票。匹配行费用 (APS361/B) 中的发票匹配。

稍后，在供应商发票。记录 (APS100) 或供应商发票。重新编码 (APS110) 中退出发票输入时，将创建借方票据并显示在供应商发票。自动处理 (APS050) 中。根据设置，可以打印注释，并自动更新应付账款。

可以跟踪是否为特定供应商发票创建借方票据。借方票据编号作为附加信息存储在供应商发票（AP 信息类别 417）中。供应商发票号作为附加信息存储在借方票据（AP 信息类别 419）中。其他信息显示在供应商发票。显示附加信息 (APS250) 中。

可以在 (APS360/B) 或 (APS361/B) 中继续执行匹配流程，例如通过使用功能键 F8=“检查发票”来再次检查供应商发票行以完成此操作。请参阅验证并调整发票行进行发票匹配。

借方票据将是具有类型 6-“借方票据”的发票行。

准备工作

  • 必须满足验证并调整发票行进行发票匹配中列出的起始条件。
  • 已定义可以为供应商创建借方票据。这受供应商。定义采购和财务 (CRS624) 中的“发票审批条件 3”字段控制。所选值还用于确定如何定义借方票据编号。
  • 对于将为其创建借方票据的供应商发票行，在涉及价格和/或数量时未获得批准。也就是说，对于发票行，价格和/或数量的状态小于 3。
  • 定义是否创建借方票据或借方票据请求以及系统如何对其进行处理（例如，自动打印）的标准文档必须在 AP 标准文档。打开 (APS060) 中定义。
  • 如果要使用描述借方票据数量和/或金额的文本，则必须在 AP 借方票据原因。打开 (APS064) 中定义文本。
  • 如果借方票据应自动接收编号，则必须在序列号。打开 (CRS145) 中定义序列号 68/1。

要设置的参数

下表包含有关借方票据行的信息。验证并调整发票行进行发票匹配中的参数表中描述了本说明中提到的其他字段。

程序 ID/屏幕 字段 该字段表示...
(APS364/E) 借方票据数量

... 发票行的借方票据数量。

默认情况下，此数量设置为已接收/订购数量与发票行上已报告数量之差。

对于称重管理物料，显示的差异将是已接收的称重和开票称重之间的差异。

但是，可以根据需要人工更改此数量。

(APS364/E) 借方票据原因 - 数量

... 借方票据数量的原因的身份（针对供应商）。

原因打印在借方票据数量旁边的借方票据上。原因示例：“仅收到了部分货物”。

如果在供应商发票行表 (FGINLI) 中进行查询，此原因也可以用于内部跟进目的。例如，用于检查特定供应商发票上的数量不正确的频率。

(APS364/E) 借方票据价格

... 发票行的借方票据价格。

默认情况下，此价格设置为已接收/订购价格与发票行上已报告价格之差。但是，可以根据需要人工更改价格。

(APS364/E) 借方票据原因 - 价格

... 借方票据价格的原因的身份（针对供应商）。

原因打印在借方票据价格旁边的借方票据上。原因示例：“发票上的价格太高”。

如果在供应商发票行表 (FGINLI) 中进行查询，此原因也可以用于内部跟进目的。例如，用于检查特定供应商发票上的价格不正确的频率。

(APS364/E) 借方票据金额

... 发票行的借方票据金额。

将自动计算此金额。此金额本身无法进行更改，但可以调整借方票据数量和/或价格，从而自动触发此金额的新计算。

计算规则

* 基于借方票据数量的计算：借方票据上的数量 * 发票价格 - 可能的借方票据价格。

* 基于借方票据价格的计算：借方票据上的价格 * 发票数量。

注：如果借方票据同时包含数量和价格，则将使用上述计算的两个部分。

示例：仅借方票据数量（或价格）

已接收的货物：8 把椅子，每把 20 美元，总金额为 160 美元。

供应商发票：10 把椅子，每把 20 美元，总金额为 200 美元。

借方票据金额计算如下：(借方票据数量 2) x (发票价格 20) = 40。

借方票据金额将为 40 美元。

示例：借方票据数量和价格

采购订单：10 台电脑，每台 800 美元，总金额为 8,000 美元。

供应商发票：12 台电脑，每台 900 美元，总金额为 10,800 美元。

借方票据金额计算如下：

* 2 (借方票据数量) x (900 (发票价格) - 100 (借方票据价格)) = 1,600。

* 100 (借方票据价格) x (12 (发票数量)) = 1,200。

* 1,600 + 1,200 = 2,800。

借方票据金额将设置为 2,800 美元。

遵循以下步骤

启动借方票据创建

  1. 要访问供应商发票。创建借方票据单 (APS364)，请选择以下备选项之一：

    • 如果在供应商发票。与收货行匹配 (APS360/B) 中针对采购订单匹配供应商发票，并且要为一个或多个发票行创建借方票据，请为这些行选择选项 16。
    • 在根据采购订单匹配供应商发票时，如果在供应商发票。匹配行收费 (APS361/B) 中使用行收费，并且要为一笔或多笔行收费创建借方票据，请为这些行收费选择选项“借方票据”。

    指定借方票据编号

  2. 根据 (CRS624) 的“发票审批条件 3”字段中供应商的设置，可以显示 (APS360/U) 或 (APS361/U)。查看建议的借方票据编号，并根据需要进行调整。按 Enter 键。

    查看和调整借方票据行

  3. 查看一个或多个借方票据行及相关信息。

    已计算借方票据的总金额和数量和/或价格。从发票行中检索有关采购订单号、采购订单行号和可能的子编号、收货类型 (R) 和发票行 (I) 的信息。

  4. 根据需要更改借方票据数量和/或价格，然后按 Enter 键。查看已自动计算的新的总金额。

    查看和调整借方票据上的付款信息和文本

  5. 在 (APS364) 中，查看并根据需要调整借方票据的有效日期、借方票据到期付款的日期、付款条款（用于控制到期日期的计算方式）和付款方式。

    这些值从供应商发票中进行检索，但可以人工进行更改。如果更改付款条款，则系统会自动重新计算到期日期。

  6. 查看显示在三个文本行上的整体借方票据文本行。

    从发票行中检索有关采购订单号、采购订单行号和可能的子编号、收货类型 (R) 和发票行 (I) 的信息。文本行从选定的标准文档中进行检索，但可以人工进行更改。

  7. 如有必要，请为数量和/或价格选择借方票据原因。

    结束借方票据的创建

  8. 选择以下备选项之一：

    • 要保存借方票据并返回到 (APS360/B) 或 (APS361/B)，请按 Enter 键，然后按 F3 键。
    • 要取消借方票据，请按 F18 键并确认以返回到 (APS360/B) 或 (APS361/B)。
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