验证并调整发票行进行发票匹配

本文档解释如何确保基于所选收货行或采购订单行的发票行正确。还解释如何进行必要的调整。

根据设置以及从哪个程序中进行选择，此活动可以完全自动完成。

注意

可以通过按功能键 F18 =“取消凭证”随时取消供应商发票。与收货行匹配 (APS360) 中的发票匹配。如果通过 (APS100) 启动匹配，则将删除发票。如果通过 (APS110) 启动匹配，则将删除尚未更新应付账款的所有发票行。

结果

系统将创建冲销收货行的科目分录并将其包含在初步凭证中。

复查并批准作为采购订单/供应商发票匹配结果创建的发票行，并为其分配凭证号。增加或调整费用。如果匹配产生的差异超出了允许的限制范围，则系统会创建借方票据或借方票据请求。

退出输入程序时，初步凭证将更新财务系统。

准备工作

必须满足将供应商发票与采购订单进行匹配中列出的起始条件。
发票行必须已通过供应商发票。选择匹配 (APS350/B) 或供应商发票。选择要匹配的交易 (APS351/B) 进行创建。如果应自动处理价格差异，则此类差异的允差级别必须在设置 - 供应商发票匹配(APS900) 中定义。
要对差异（剩余待分配金额）进行手动过账，介于 30 到 98 范围之间的会计选项必须在 AP 会计选项。打开 (APS020) 中定义。
会计规则 PP20-215 必须在会计规则。设置 (CRS395) 中定义。此规则控制用于会计选项 17 的过渡科目。
选择是否在供应商发票。与收货行匹配 (APS360/P) 中完全批准发票行时自动创建科目分录。

工作流

遵循以下步骤

查看发票行

要访问供应商发票。与收货行匹配 (APS360/B)，请选择以下备选项之一：
- 在供应商发票。记录 (APS100/E) 的“下一手动步骤”字段中，输入采购订单号和工作流 5，然后按 Enter 键
- 在供应商发票。重新编码 (APS110/B) 的“下一手动步骤”字段中输入工作流 4，并为发票选择选项 11 =“控制发票”。（此备选项适用于在 (APS110/P) 的“会计日期 - 显示/选择”字段中选择了备选项 1 或 2 的情况。）
- 在供应商发票。重新编码 (APS110/B) 中，为发票选择选项 11 =“发票控制”。在 (APS112/E) 的“下一手动步骤”字段中输入工作流 4，然后按 Enter 键。（此备选项适用于在 (APS110/P) 的“会计日期 - 显示/选择”字段中选择了备选项 3 或 4 的情况。）
- 在供应商发票。选择要匹配的交易 (APS351/B) 或供应商发票。选择匹配 (APS350/B) 中，按 F14 键创建发票行并激活 (APS360)。
如果适用，请在 (APS360/B) 中调整屏幕顺序。

该指令基于屏幕顺序 EF12。
选择以下信息视图之一：
- 1 = 确定采购订单数量和行号的位置。可以更改发票价格。
- 2 = 确定所有状态的位置。可以更改发票价格。
- 11 = 除了可以更改发票净额之外，与类型 1 相同。
- 12 = 除了可以更改发票净额之外，与类型 2 相同。
  无论选择的信息视图如何，都可以更改发票数量、发票折扣和附加成本。
查看屏幕上的信息，并在可能的情况下将其与手中的实际发票进行比较。验证信息是否正确。需要时，使用“选择选项”字段控制显示哪些行：
- 1 = 所有行，无论状态如何
- 2 = 仅包含错误或未批准的行（状态 1 或 2）
- 3 = 与备选项 2 相同，不同之处在于还将显示未检查的行（状态 0）。
根据您希望查看的其他信息，选择以下备选项之一：
- 要显示基本行数据（例如，收货号、物料和增值税代码），选择选项“为行显示”以激活 E 和 F 屏幕。
- 要显示用作发票行基础的收货行，请按 F20 键激活 (APS351)。
- 要显示采购订单行，请选择选项 13 =“采购订单行”以激活采购订单。打开行 (PPS201/B)。
- 要显示采购订单标题，请选择选项 14 =“采购订单标题”以激活采购订单。打开 (PPS200/B)。
- 要显示采购订单行交易，请选择选项 15 =“采购订单交易”以激活采购订单。显示行交易 (PPS330/B)。
- 要检查发票行的状态，请查看状态列中的四位数数字。

调整发票行金额或数量

如果屏幕上的发票信息与实际发票不同，请调整屏幕上的值，使其对应于实际发票。选择以下备选项之一：
- 调整所显示字段中的发票数量、价格、折扣或行收费，然后按 Enter 键。
- 为了能够在调整相同值或调整 B 屏幕上未显示的发票行值时查看有关状态、数量和差异的更多信息，请选择“更改”选项以激活 E 和 F 屏幕。
- 要处理收费，请继续执行下一步。

添加或调整收费

在 (APS360/B) 中，选择以下备选项之一：
- 在“附加成本”字段中人工添加收费

自动分配收费

要将新收费或差异自动且平均分配给所有发票行，请在 (APS360/B) 中按 F14 =“分配差异”。
在所显示的对话框中，更改要分配的建议总金额，并根据需要输入两位数运算符以及（如果发票行是指多个采购订单）会受影响的一系列采购订单。按 Enter 键。

有关对话框的描述，请参阅“要设置的参数”表中“运算符”字段的描述。

处理采购订单中建议的订单费用

在 (APS360/B) 中，按 F7 键激活供应商发票。配合订单费用 (APS363)。
在 (APS363/B) 中，选择信息视图 1 = 确定表示收费类型的成本计算要素的序号的位置。

信息视图 2 用于确定科目分录状态的位置。这表示，如果在 (APS360) 中创建凭证之前创建了任何不正确的科目分录，您通常会使用此信息视图。

有关使用成本计算要素的信息，请参阅。
选择以下备选项之一：
- 直接在 B 屏幕上调整订单收费，然后按 Enter 键。
- 对收费选择选项“更改”并输入订单收费，然后根据需要在 E 屏幕上调整增值税代码。按 Enter 键。
- 添加新的收费。
要添加新的收费，请输入序号和采购成本计算要素。单击“新建”。
在 E 屏幕上，输入订单收费以及适用的增值税代码。按 Enter 键返回 (APS363/B)。
按 F3 键返回 (APS360/B)。

处理采购订单中建议的行费用

在 (APS360/B) 中，为行选择选项 11 =“行费用”。
在 (APS361/B) 中，选择信息视图 1 =“确定成本计算要素的序号的位置”。

信息视图 2 用于确定所有状态。这表示，如果在 (APS360) 中创建凭证之前创建了任何不正确的科目分录，您通常会使用此信息视图。
查看每个成本计算要素的收费值：开票数量、以每计量单位的采购订单价格表示的发票价格以及开票净额。
要更改收费的增值税代码或人工代码/业务类型（出于贸易统计目的）或更新“发票收费数量”字段，请为收费选择选项“更改”并在 E 屏幕上进行调整。

在 (APS361/E) 中，还可以查看数量、金额、差异和状态。
在 (APS361/B) 中，选择以下备选项之一：
- 要阻止将某项收费包含在发票匹配中，请为其选择选项 6 =“保留”，以更改选择状态。
- 如果确定不应包括该收费，请使用“删除”选项将其删除。
要批准全部或部分收费值，请选择以下选项之一：
- 选项 7，用于批准数量
- 选项 8，用于批准发票价格
- 选项 9，用于批准整个收费行
- 选项 10，用于将行状态更改为未批准。
  可以在 (APS360/B) 上使用相同选项。如果在 (APS360/B) 中创建凭证时未批准计费行中的值，系统会将整个行视为未批准。
按 F3 键返回 (APS360/B)。

批准发票行

在 (APS360/B) 中，按 F8 =“检查发票”以根据设置 - 供应商发票匹配 (APS900) 中定义的允许差异来检查行金额和数量。

将显示一条消息，告知执行检查后多少行已批准或未批准。
如果任何行未获批准，请检查四位数行状态以找出原因。
选择以下备选项之一：
- 如果所有行都已获得批准，请继续执行创建科目分录。
- 如果某个行未获批准，而且希望进一步查看该行并可能会对其进行调整，请返回到查看发票行。
  注意
  (APS360) 中的 F 屏幕显示有关商品的报价/数量、商品的入库价格和数量及以前的开票价格/数量、匹配期间发现的数量和价格差异以及允许的价格和数量差异的信息。
- 如果一行或多行未获批准，并且应创建借方票据，请继续执行创建借方票据。
- 如果要覆盖未批准的订单并进行批准，虽然差异高于允许值，但可以对步骤处理采购订单中建议的行费用使用列出的任何批准选项，以更改批准状态。也可以使用功能键 F16（批准所有行）或 F17（对所有行将状态更改为未批准）。
  注意
  只能使用选项 7、8 或 9 或者使用功能键 F16 人工批准具有状态 2 的发票。即，不能使用功能键 F8 或通过更改任何行值来更新状态。

创建科目分录

注意

如果已成功使用功能键 F8 =“检查发票”完成批准检查，则在 (APS360/P) 中选中“自动创建科目分录”复选框时，已自动创建科目分录。

在 (APS360/B) 中，按 F10 =“创建科目分录”。

将显示一条消息，告知所创建的初步科目分录是否正确。

创建借方票据

通过对未批准的行使用选项 16 =“借方票据”，可以为价格和/或数量的差异创建借方票据。有关详细说明，请参阅为供应商发票创建借方票据。

更正不正确的科目分录

注意

如果创建了包含不正确会计字符串的科目分录，请选择选项 12 =“科目分录”。

必须执行此操作才能创建凭证。

在供应商发票。更改科目分录 (APS362/B) 中，选择以下排序顺序之一（可选）：
- 1 = 确定会计信息类型的位置
- 2 = 确定采购订单号和行号的位置。
选中选择选项（可选）：
- 1 = 所有会计行，无论状态如何
- 2 = 仅不正确的会计行，即状态为 1 的行。
为要更正的会计行选择选项“更改”。
在 (APS362/E) 中，按 Enter 键检索指示错误类型（例如，增值税代码或会计标识无效）的错误消息。
更正错误。按 Enter 键返回 (APS362/B)。
按 F3 键返回 (APS360/B)。

将自动为每一行更新科目分录状态。不必再次按 F10 键。
如果标题中的待分配金额不为零，请通过在相邻字段中选择以下会计选项之一对剩余差异进行过账：
- 17 = 过渡科目
- 30-98 = 用户自定义的会计选项。
  除非待分配金额为零，否则无法创建凭证。
  
  注意
  如果在 (APS905/P) 的“自动在过渡科目上创建科目分录”字段中选择备选项 1 或 2，则在使用 F3 键关闭此程序时，将自动或通过接受关于自动分配的建议来对剩余分配金额进行过账。
如果待分配金额为零，请继续执行将凭证号分配给发票行。

将凭证号分配给发票行

在 (APS360/B) 中，当创建正确的初步科目分录并且待分配金额为零时，按 F3 键退出程序。会发生其中一种情况：

返回到输入程序供应商发票。记录 (APS100) 或供应商发票。重新编码 (APS110)。
如果使用在线增值税控制，并且发现已计算增值税和已记录增值税之间存在差额，系统会显示一个屏幕，其中包含有关已计算和已记录的增值税的信息。可以编写描述并接受差额，或者使用“取消”，返回到步骤 6 并调整必要的数据。
产生差额的原因通常是在供应商发票上人工输入增值税代码，而且不对应于对供应商有效的增值税代码。

要设置的参数


程序 ID/屏幕	字段	该字段表示...
状态
(APS360/B)	发票状态	... 组合的发票头状态，即行的状态及每个类别中的最低状态，一起表示为一个五位数数字。备选项请参阅下面的“状态，行”和“状态 - 科目分录”字段。位置的含义位置 1 = 发票行数量位置 2 = 发票行价格位置 3 = 每个数量的发票行收费位置 4 = 基于价格的发票行收费位置 5 = 科目分录。
（APS360/B、F）	行状态	... 每个发票行的状态。在 B 屏幕上，状态显示为一个组合的四位数状态。在 F 屏幕上，状态单独列出。四位数状态的解释如下：位置 1：发票数量位置 2：发票行价格位置 3：发票收费数量位置 4：发票收费价格。备选项 0 = 不根据收货行/收费检查行/收费 1 = 已检查行/收费是支票，但未获批准 2 = 通过使用选项 10 或功能键 F17，行/收费人工定义为未批准 3 = 行/收费已批准 * = 对于此行，没有要检查的数量。（收货未完成。将在收到货物后进行检查。）
(APS360/E)	状态 - 科目分录	... 如何为某一行创建以状态表示的科目分录。备选项 0 = 未创建 1 = 已创建科目分录，但使用的会计字符串不正确 2 = 已创建科目分录 3 = 将科目分录转移到工作文件 (FCR040)，并创建凭证号 4 = 科目分录已更新总账。
（APS361/B、E）	选择状态	... 是否应该在发票匹配中包含建议的行收费。如果确定不应包含收费，可以将其删除。否则，可以使用选项 6 = 保留来暂时阻止它。
金额
(APS360/B)	发票金额	... 总金额，即数量乘以发票行价格。
（APS360/B、F）	开票净额	... 发票行的净开票金额。这是开票数量乘以每计量单位的采购订单价格的发票价格。根据所输入的价格、数量、折扣和净额字段，剩余值根据以下内容进行计算： * 如果指定了发票价格和净额，则会自动计算数量 * 如果指定了数量和净额，则会自动计算价格。
(APS360/B)	待开票金额	... 要分配给发票行的剩余金额，以发票货币表示。此金额是总金额减去任何订单收费、行收费、附加成本和已分配的发票行金额。
(APS360/B)	待分配金额	... 未对其创建科目分录的金额，以发票货币表示。此金额是要过账的剩余发票金额。只有在创建了正确的科目分录时，此金额才会减少。此金额必须为 0，然后才能退出程序并创建凭证。可以使用会计选项对任何剩余金额进行过账。
(APS360/B)	发票行折扣	... 从发票行价格中扣除的折扣。
(APS361/B)	发票价格 - 采购订单计量单位、货币	... 发票价格以每计量单位的采购订单价格表示。
(APS361/E)	收货成本金额	... 已接收的采购订单价格的金额乘以收货数量。
(APS361/E)	借方票据金额	... 借方票据价格乘以借方票据数量。只有在为特定发票行创建了借方票据时，才会显示此值。
(APS361/E)	差异金额	... 发票净额与已收金额之间的差额。
成本和收费
(APS360/B)	订单收费	... 所有发票收费的总金额，即并非特定于特殊发票行的收费。这是供应商发票。配合订单收费 (APS363) 中按采购成本计算要素累计的所有收费的总和。将自动建议使用已收货物的采购订单中包含的任何收费。还可以输入发票中包含的收费。
(APS360/B)	发票行收费	... 与上述内容相同，但适用于特定的行。此金额是供应商发票。匹配行收费 (APS361) 中按采购成本计算要素累计的所有行收费的总和。与订单收费相比，这些收费会更新每个发票行中包含的物料的平均成本。
（APS360/B、F）	附加成本 - 货币金额	... 供应商收取的任何附加成本，以发票货币表示。例如，这可以指创建采购订单之后由供应商添加的收费。在 (APS361) 中可以输入额外的成本或收费作为新的行收费。但是，输入收费的更快速方法是在 (APS360) 中将其记录为附加成本，因为所有值都可以在同一屏幕中输入。附加成本使用会计规则 PP20-228 进行过账。这些成本会更新物料的平均成本。
行、接收和科目分录的类型
（APS360/B、E）	发票行类型	... 行表示什么。备选项 1 = 该行已匹配到收货行（货物在发票之前到达） 2 = 该行已匹配到采购订单行 3 = 该行表示收货成本金额与已开票成本额之间的差额 4 = 该行已匹配到收货行（货物在发票之后到达） 5 = 该行表示已开票成本额和收货成本金额之间的差额 6 = 该行表示借方票据。发票行... ... 在发票匹配（标准流程）期间选择了收货行时，将创建具有类型 1 的发票行。 ... 在发票匹配期间选择了采购订单行时，将创建具有类型 2 的发票行。在货物之前收到发票时，可使用此流程。发票金额使用会计规则 PP20-235（已开票未收货）记账。收到货物时，将冲销此科目分录。 ... 使用 (APS370) 中的选项 6 或功能键 F14 创建具有类型 3 的发票行，以便将接收行报告为完全匹配，但仍存在差异。 ... 当货物在发票之后到达并且存在具有类型 2 的发票行时，创建具有类型 4 的发票行。 ... 在 (APS360) 中选择选项 20 时创建具有类型 5 的发票行，以便将具有类型 2 的发票行报告为完全匹配，但已开票金额和已收金额之间仍存在差额。 ... 在借方票据发票更新应付账款时，创建具有类型 6 的发票行。如果在 (APS060) 中选中了“自动更新 AP”复选框，则退出 (APS100) 时系统会自动完成此操作。也可以通过在 (APS050) 中选择选项 9 来人工执行更新。
（APS360/B、E）	收货类型	... 发票行所基于的交易类型。备选项 0 = 未对该行报告收货，而改为选择采购订单行。 1 = 在采购订单。收货 (PPS300) 中报告时创建标准收货交易 2 = 索赔交易。
(APS360/B)、 (APS361/B)、 (APS363/B)	状态 - 科目分录	... 如何创建以状态表示的科目分录。备选项 0 = 未创建 1 = 已创建科目分录，但使用的会计字符串不正确 2 = 已创建科目分录 3 = 科目分录已转移到 FCR040 工作文件，并创建了一个凭证号 4 = 更新了总账。退出输入程序时设置此状态。
(APS362/B)	会计信息类型	... 为发票匹配创建的科目分录的类型。请参阅将供应商发票与采购订单进行匹配中的“M3 如何受到影响”。
数量
(APS361/E)	报告数量	... 在采购订单。收货 (PPS300) 中报告为已收的数量。
(APS361/E)	入库数量	... 已入库的数量。此值仅供参考。它不包含在设置 - 供应商发票匹配 (APS900) 中对允许的差异的检查中。
(APS361/E)	开票数量	... 报告为按采购订单行开票的总数量。根据货物是否报告为已收，将建议在收货或采购订单行中使用此值。
(APS361/E)	发票收费数量	... 每个数量的行收费是否依赖于发票行的数量。这是按行收费定义的。如果选择了备选项“否”，则在发票行数量已更改的情况下，每个数量的收费不受影响。如果选择了备选项“是”，则会自动调整此收费。这是最常见的流程。示例已订购并收到 10 件货物。但是，第一张发票是 7 件货物，但包含的运费适用于 10 件货物的整个订单。因此，为行收费选择备选项“否”，以便在 (APS360) 中报告数量 7 和数量 3 时不会受到影响。
差异
(APS361/E)	数量差异	... 已收数量或采购订单行数量与开票数量之间的差异。
(APS361/E)	允许的数量差异	... (APS900) 中定义的允许数量差异。
(APS361/E)	价格差异	... 收货价格或采购订单行价格与发票价格之间的差异。
(APS361/E)	允许的价格差异	... (APS900) 中定义的允许价格差异。
(APS361/E)	差异金额	... 数量差异乘以价格差异。
对话框	对话框运算符	... 定义如何将差异分配给所选发票行的运算符。当用户在 (APS360/B) 中选择 F14 =“分配差异”时，将在所显示的单独对话框中使用该运算符。第一个数字的含义运算符中的第一个数字表示金额分配到的金额类别。 0 = 发票行的附加成本 1 = 发票行的净额 2 = 发票行收费的净额这些金额类别显示在 (APS360/B) 中的单独字段中。第二个数字的含义运算符中的第二个数字表示如何分配金额： 1 = 平均分配 2 = 根据发票行净额按比例分配 3 = 根据发票行数量按比例分配。示例如果选择运算符 11，所输入的金额将平均分配给每个发票行的净额。注意通过在对话框中输入一系列采购订单和/或选择最多两个采购成本计算要素（每个要素表示一种收费类型）来选择发票行。如果未输入任何这些值，则会选择所有发票行和发票行收费。