选择采购订单进行发票匹配

本文档解释如何选择一个或多个要与供应商发票进行匹配的采购订单 (PO)。如果不知道采购订单号，可以使用交货单号或供应商订单号代替。

根据设置以及从哪个程序中进行选择，此活动可以完全自动完成。

结果

在供应商发票。与收货行匹配 (APS360/B) 中根据连接到所选采购订单或采购订单行的收货行创建发票行（请参阅对下面步骤 2 的注释）。

如果决定在人工选择采购订单或采购订单行后自动完成匹配流程并且未涉及任何问题，则系统将批准发票并为其分配一个凭证号。将自动冲销任何小差异。但是，如果匹配不完整，则会在 (APS360/B) 中停止。

需要时，在完成匹配之前从 (APS360) 中调整发票行金额、数量或收费。如有必要，可以在供应商发票。创建借方票据单 (APS364) 中为发票行创建借方票据。

将保留所选采购订单，并且无法将它们用于另一匹配，除非在供应商发票。选择匹配 (APS350/B) 中人工释放它们或者在 (APS360) 中取消了初步凭证。

如果在人工选择采购订单或采购订单行之后自动完成了匹配，则将创建冲销采购订单行的科目分录并将其包含在初步凭证中。

准备工作

  • 采购订单必须在采购订单。打开 (PPS200) 中注册。
  • 如果对新发票执行此活动，则必须在供应商发票。记录 (APS100/B) 中的 FAM 功能 AP10 下选择“下一手动步骤”大于 1 的详细记录。
  • 在供应商。定义采购和财务 (CRS624) 的“发票审批条件 1”字段中，必须已经为供应商定义未收到货物时可以在哪些情况下选择采购订单行。

遵循以下步骤

启动采购订单选择

  1. 要访问供应商发票。选择匹配 (APS350/B)，请选择以下备选项之一：

    • 在供应商发票。记录 (APS100/E) 的“下一手动步骤”字段中输入工作流 4，然后按 Enter 键
    • 在供应商发票。重新编码 (APS110/B) 的“下一手动步骤”字段中输入工作流 3，然后为发票选择选项 11 =“发票控制”。（此备选项适用于在 (APS110/P) 的“会计日期 - 显示/选择”字段中选择了备选项 1 或 2 的情况。）
    • 在供应商发票。重新编码 (APS110/B) 中，为发票选择选项 11 =“发票控制”。在 (APS112/E) 的“下一手动步骤”字段中输入工作流 3，然后按 Enter 键。（此备选项适用于在 (APS110/P) 的“会计日期 - 显示/选择”字段中选择了备选项 3 或 4 的情况。）

  2. 要识别收货，请在 (APS350/B) 中选择以下排序顺序之一：

    • 1 = 采购订单号（仅未完全开票的采购订单，默认值）
    • 2 = 交货单号
    • 3 = 供应商订单号
    • 4 = 采购订单号（所有采购订单）。
    • 5 = 采购订单号（仅限一个供应商编号）

      注：备选项 1-3 和 5 仅显示未完全开票（即，发票匹配状态为 0）的记录。当选择某记录时，也会选择与该记录连接的所有收货行。其前提条件是该收货行未完全开票，且未由另一个发票保留。

      备选项 4 显示所有采购订单。当选择采购订单记录时，将选择该采购订单的所有收货行。如果找不到任何收货交易，则选择采购订单行本身。

  3. 输入发票上指定的相应号码。按 Enter 键。

  4. 要继续，请选择以下一个或多个备选项：

    • 要选择连接到该号码的所有收货行，请使用选项“选择”突出显示它们
    • 要释放已选择的号码，请选择选项“释放”
    • 要查看连接到该号码的收货行，请选择选项 11 =“已接收行”以激活供应商发票。选择要匹配的交易 (APS351/B)。如果只想选择一些连接到该号码的收货行，请使用选项“选择”突出显示它们，然后按 F14 键。按 F3 键返回 (APS350)。

  5. 如果要选择多个要匹配的采购订单，请返回到步骤 3。

  6. 完成后，选择以下备选项之一：

    • 按 F14 键创建发票行并在 (APS360) 中继续人工执行匹配流程
    • 按 F15 键创建发票行并启动对应于工作流（下一手动步骤）8 的自动匹配流程。
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