授权、重新编码和批准供应商发票以进行付款

本文档解释了如何按照组织的内部控制策略来管理初步负债，直到完成正确的签署为止。

这包括对先前输入的供应商发票进行授权和重新编码（也称为重新结算），以及批准它们进行付款。

结果

将对供应商发票进行重新编码、授权和批准付款。打印已批准的发票和会计日记账的确认列表。

将取消任何不应支付的争议发票。已取消的发票将列示为“已批准”，但应付账款。显示 (APS200) 中的发票金额和未清金额为零 (0)。打印供应商发票日记账和会计日记账。

已准备好为发票付款：

  • 基于供应商付款建议。打开 (APS130) 中的自动付款建议。
  • 人工在供应商付款。手动输入 (APS120) 中进行报告。

发票在应付账款。显示 (APS200/B) 中具有状态“已批准”。

使用与授权相关的活动的日志条目更新了 FPLLOG 表。使用已发送供查看的发票中的数据更新了 FPAPRW 表。

更新了应付账款和总账。在基本流程（请参阅下面的概览 1）中，创建了以下科目分录：

科目 描述 借方 贷方
AP10–200 应付账款 x
支出账户 x

有关将发票与采购订单或收货交易进行匹配时创建的科目分录的信息，请参阅将供应商发票与采购订单进行匹配。

准备工作

  • 定义下列问题的答案：
    • 哪些类型的发票需要授权？
    • 如何对发票进行授权（集中或在本地、通过财务、采购或其他方式、通过将发票与采购订单/收货进行匹配或者通过签署发票手动键授权）？如果配送票据应在发票输入期间进行打印并用作授权和重新编码的基础，则必须按分部选中设置 - 总账 (CRS750/E) 中的“配送票据”复选框。还可以使用 M3 Automatic Document Capture (ADC) 解决方案来管理授权。M3 ADC 可以从纸质文档、电子邮件中的电子文档或从传真服务器生成的文档中提取信息。然后，可以通过电子方式分配发票图像进行授权。
    • 何时对发票进行授权，在输入发票之前还是之后？
    • 将使用以下哪种方法：仅批准、通过过渡科目重新编码后批准、重新匹配采购订单/收货后批准或者取消未批准的发票？
  • 定义哪些发票应该自动接收状态“未批准”以及是否将在 FAM 功能。打开明细 (CRS406/F) 上的“未批准付款”字段中自动将完全匹配的发票视为批准付款。为 FAM 功能 AP10 和 AP50 定义此内容。
  • 在设置 - 应付账款 (APS905) 中定义用于授权和重新编码的基本设置。请参阅定义基本应付账款设置。
  • 在授权用户 - 供应商发票。打开 (CRS650) 中集中注册并按分部注册有权对发票进行授权的用户。此程序用于控制付款审批例行程序的几个重要方面（包括特定用户应使用标准工作流还是简化的工作流），并且必须仔细进行配置。请参阅简化供应商发票的授权例行程序。
  • 在供应商发票。重新编码 (APS110/P) 中定义用于批准和重新编码的其他特定于用户的设置。在 (APS110/B) 屏幕上按 F13 键将显示此屏幕。有关备选项的描述，请参阅管理付款审批例行程序。
  • 可以在供应商。定义采购和财务 (CRS624/E) 上为特定供应商定义授权用户。然后，在输入发票时系统会自动建议使用授权用户。此用户是否负责重新编码由 (APS905) 控制。
  • 可以在会计 ID。打开 (CRS630/F) 的“负责人”字段中为特定的会计 ID 定义负责进行重新编码的用户。是否选择此用户进行重新编码由 (APS905) 控制。
  • 通过在设置 - 应用程序消息 (CRS424) 中单击 F14 键，可检索要用于和批准相关的不同活动的一组标准应用程序消息。在应用程序消息。打开 (CRS420) 中，将使用下列消息并按用户进行显示：
    • 056 供应商发票需要交叉授权
    • 057 提醒：供应商发票需要交叉授权
    • 148 提醒：要为其授权的发票
    • 149 发票需要重新编码
    • 150 发票匹配但未批准 - 价格差异
    • 152 发票匹配但未批准 - 数量差异
    • 155 发票匹配但未批准 - 价格和数量差异
    • 156 已在供应商发票。自动处理 (APS050) 中阻止发票
    • 157 发票需要授权
    • 158 授权代码已更改
    • 159 发票已获批但未重新编码。
  • 定义在 (CRS420) 中打开应用程序消息时默认情况下要在 (APS110) 中应用的排序顺序。可以通过在程序开始值。打开 (CRS014) 的“至程序”列中添加 (APS110) 程序来执行此操作。然后，在“自程序”列中指定应用程序消息的编号，例如 *MSG149（需要对发票进行重新编码）。除了第 148 号消息之外，可以选择上面列出的任何消息。在“排序顺序”列中指定排序顺序。示例：如果指定排序顺序 05，则所有发票将在 (APS110) 中自动按授权用户显示。还可以按用户配置排序顺序连接。请参阅。
  • 在供应商发票。记录 (APS100) 或供应商发票。自动处理 (APS050) 中将供应商发票指定为未批准。
  • 必须使用应付账款发票每年的新凭证号序列，以使序列号不会重叠。

备注

在 M3 BE 中，术语“授权用户”（或授权人）是指有权批准供应商发票进行付款的人。权限本身包括：

  • 符合公司政策的开支能力
  • 总账中会计字符串级别的成本所有权。

如果在 (APS905) 中启用了交叉授权供应商发票，则可以在将发票设置为批准付款之前让两个用户批准发票。如果不执行此操作，则可以在一个步骤中完成授权和付款审批；也就是说，授权用户可以将供应商发票授权给某个会计字符串并批准它进行付款。

在由第一授权用户对发票进行授权后，此发票还可以由另一授权用户单独批准。进行此类处理的原因可能是发票金额超过为原始授权用户定义的限额，或者公司政策规定了单独的批准步骤以实现更好的控制。

还可以单独管理重新编码，或者将其作为授权/批准例行程序的一部分进行管理。有些公司让负责授权的人员执行重新编码，而其他公司让另一个人在发送发票进行授权之前执行所有的重新编码工作。

对于以下工作流中的每个步骤，系统会以应用程序消息的形式通知负责的每个人员。请参阅“准备工作”。

没有发票匹配的批准流程

  1. 对供应商发票进行授权

    根据公司政策，系统会在输入发票之前或之后发送供应商发票进行授权。授权可以通过签署发票并指定要记入借方的账户人工完成，也可以通过在供应商发票。重新编码 (APS110) 中对发票进行授权来完成。在后一种情况下，根据授权用户的最大允许发票金额，系统可以自动批准发票进行付款。

    如果批准例程配置为使用交叉授权，并且第一个具有适当批准限制的用户批准供应商发票进行付款，则系统会发送发票进行交叉授权。使用执行批准的用户更新总账中的科目分录，然后自动路由到授权用户的下一级别。如果未指定下一级别，则发票将路由到默认的交叉授权人。当交叉授权人批准发票时，该发票将设置为已批准付款。请注意，如果同一用户尝试同时执行第一次批准和交叉授权，则系统会发出错误消息并将阻止用户执行批准。

    可以配置例程，以便将同一发票中特定会计 ID 的发票会计行分配给不同的授权用户。每个用户都可以批准他或她自己的会计行。当发票的所有部分都获得授权时，表示整个发票获得授权。

    如果将批准例行程序配置为使用授权委派组框架，则会针对授权用户的授权委派组中存储的批准限制来验证连接到授权用户的所有会计行。当所有会计行获得批准时，系统将批准供应商发票进行付款，除非超出交叉授权限制。执行交叉授权后，供应商发票将获得批准进行付款。

    将在供应商发票。显示未授权 (APS230) 中打印用作提醒的未授权发票的列表。

    注意

    系统会自动将与采购订单 (PO) 或收货交易相匹配的发票视为已授权。然后，可以人工完成批准，或在结束发票匹配时自动完成。由于这些发票将从采购订单/收货交易中接收其结算，因此不会人工对它们进行重新编码。

  2. 将供应商发票过账到支出账户（重新编码）

    如果发票在过渡科目上记为未批准，则负责重新编码的人员会将授权发票过账到支出账户。可以在供应商发票。重新编码 (APS110) 中完成此操作。

  3. 批准付款的供应商发票

    最终批准付款可以直接在授权或重新编码期间，或者作为 (APS110) 中的单独活动完成。只要不退出程序，就可以根据需要将已批准发票的状态更改回未批准。

  4. 取消供应商发票

    在 (APS110) 中，还可以取消指定为未批准的争议供应商发票。

    在特殊情况下，可以取消已批准付款的发票。可以通过在供应商发票。记录 (APS100) 中指定贷方票据，然后将贷方票据记录与供应商付款。输入手动 (APS120/F) 上的原始发票记录进行匹配来完成此操作。

  5. 监控付款审批状态

    可以通过多个程序来监督授权和批准例程。

    • 可以在设置 - 应付账款 (APS905) 中触发提醒例行程序。在发票的到期日期或现金折扣日期之前，系统会于指定日期通过应用程序消息。打开 (CRS420) 自动向每个受影响的授权用户发送一条提醒消息。然后，用户可以直接从该消息跳到发票进行授权。
    • 还可以通过由 M3 作业计划程序计划的批作业程序 (APS998) 来打印包含所有这些发票的列表以及停止的发票。
    • 根据 (APS905) 中的设置，将自动记录与授权和批准相关的所有活动。可以在供应商发票。显示明细 (APS235) 中按供应商和发票号查看日志条目。
    • 如果发票已拆分为几个部分进行单独授权，则可以在供应商发票。重新编码 (APS115) 中查看每个部分的授权状态。
    • 其他监控活动包括向用户发送发票进行审核以及发送注释或者在 (APS110) 中向发票添加描述文本。
    • 已停止付款的所有发票将以在线方式显示在供应商发票。显示已停止付款 (APS240) 中。

发票匹配和批准

  1. 调查不完全发票匹配的原因

    如果供应商发票与采购订单或收货交易相匹配，但匹配失败，则它会在 (APS110) 中自动列为未批准。检查不完全匹配的原因，并决定要执行的操作。

    如果发票匹配在供应商发票。匹配收货行 (APS360) 中异常结束，则您可以使用程序问题。解决 (CRS418) 释放已分配的收货交易，然后再继续。如果通过 (APS110) 的匹配异常结束，也可以使用此程序来释放发票本身。

  2. 将发票匹配到采购订单 (PO) 或收货

    如果供应商发票指定为未批准且未匹配（例如，发票存在争议或者无法识别匹配交易），则您可以直接从 (APS110) 匹配发票。有关文档链接，请参阅本文档的“另请参阅”部分。

  3. 调整发票行

    (APS360) 中发票行内的值不正确可能会导致发票匹配失败。识别问题后，可以通过 (APS110) 重启 (APS360) 并调整发票行。

  4. 创建借方票据

    如果已接收数量和已开票数量和价格之间存在差异，可以在从 (APS110) 执行发票匹配时人工创建供应商借方票据。

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