管理付款审批例行程序

本文档解释如何授权、重新编码和批准供应商发票以进行付款。

结果

请参阅授权、重新编码和批准供应商发票以进行付款。

准备工作

必须满足授权、重新编码和批准供应商发票以进行付款中列出的起始条件。

已在供应商发票。重新编码 (APS110/P) 中配置批准例行程序：

  • 如果必须始终确认付款审批，请按 Enter 键（“在批准付款时使用 Enter 键进行确认”字段）
  • 如果在对发票进行授权时自动完成付款审批（“在重新编码时批准付款”字段），请从以下备选项中进行选择：

    0

    否，批准作为单独的最终步骤完成。

    1

    是，系统会自动批准发票。但是，如果发票金额高于授权用户。供应商发票。打开 (CRS650) 中原始授权用户选择的最大值，则将显示一条错误消息，并且必须人工更改授权用户。

    2

    可以在授权期间人工决定。建议值为“否”。如果发票金额超过授权用户的最大金额，则系统不会在授权期间批准发票，而是自动将其分配给下一级别的授权用户。

    3

    与备选项 2 相同，但建议值为“是”。

  • 在重新编码时要用作会计日期的日期以及是否应建议使用此日期（“会计日期 - 选择/显示”字段）：

    0

    建议使用原始发票交易的会计日期。用于选择下一手动步骤（控制发票匹配流程）和采购订单 (PO) 号的附加字段显示在供应商发票。重新编码 (APS110/B) 中。

    1

    类似于备选项 1，但建议使用当天日期。

    2

    使用原始发票交易的会计日期，而不将其显示在屏幕上。用于选择下一手动步骤和采购订单号的附加字段显示在 (APS110/B) 中。

    3

    类似于备选项 3，但使用当天日期。

  • 在取消未批准的发票时要用作会计日期的日期（“用于删除的会计日期”字段）：

    1

    发票输入日期

    2

    当天日期。

遵循以下步骤

概览

启动工作

  1. 选择以下备选项之一：

    • 启动应用程序消息。打开 (CRS420) 并选择选项 11 = 打开应用程序消息以显示供应商发票。重新编码 (APS110/B)
    • 直接启动 (APS110/B)。

  2. 输入到期日期，将选择在此日期之前的发票。

  3. 如果需要，请选择以下排序顺序之一来显示要处理的发票：

    • 1 和 11 = 按照收款方
    • 2 和 12 = 按照供应商
    • 3 和 13 = 按照发票号
    • 4 和 14 = 按照凭证号
    • 5 和 15 = 按照授权人
    • 6 和 16 = 按照供应商发票号（仅限与采购订单/收货交易匹配的发票）。

      排序顺序 1 至 6 仅显示未批准付款的发票，而排序顺序 11 至 16 显示所有发票。排序顺序 6 和 16 仅显示与采购订单 (PO) 匹配的发票。

  4. 选择以下备选项之一：

    • 对发票进行重新编码
    • 通过以下方式之一更改授权用户
      • 人工更改发票或拆分发票的授权用户
      • 更改会计行的授权用户
    • 发送发票进行复查
    • 复查发票明细
    • 向发票添加备注
    • 创建 Intrastat 交易
    • 将发票与采购订单/收货交易进行匹配
    • 授权/批准付款
    • 取消未批准的发票

对发票进行重新编码

  1. 在 (APS110/B) 中，对发票选择“更改/重新编码”选项。

  2. 如果显示 (APS112/E) 屏幕，请查看会计日期并在必要时对其进行调整。按 Enter 键。

    只有在 P 屏幕上的“会计日期 - 选择/显示”字段中选择了备选项 1 或 2 时，才会显示 E 屏幕。

  3. 在编码屏幕 (GLS120/J) 上，按 Enter 键打开要更改的会计行。

    如果还希望使用包含预定义会计行的凭证模板，请按 F16 键在标准凭证。打开 (GLS015) 中选择一个模板。

  4. 输入确定的会计行。按 F3 键退出。随后发生的情况根据在 (APS110/P) 的“重新编码时付款审批”字段中选择了哪个备选项。（详细信息请参阅“准备工作”部分。）

    • 如果选择了备选项 0，则发票仍处于未批准状态。
    • 如果选择了备选项 1，则系统现在会自动批准发票，除非发票金额超过为授权用户指定的最大批准金额。
    • 如果选择了备选项 2 或 3，则会显示 (APS112/G) 屏幕，系统会在此屏幕中要求您决定是否应单独批准发票进行付款。

  5. 如果发票已过账到固定资产科目，则将显示初步的固定资产。打开 (FAS180) 以创建初步固定资产，前提是发票金额不超过最大批准金额。

在批准之前将发票拆分为多个部分

  1. 要将发票拆分成多个部分，以便在付款审批之前对每个重新编码的会计行进行单独授权，请在对发票会计行进行重新编码后退出 (APS110)。

    用作选项的拆分发票根据设置 - 应付账款 (APS905) 的配置。

  2. 批准发票的所有部分后，如果未超过授权用户的最大批准金额，则系统会自动批准整个发票。在这种情况下，系统会将发票或发票部件上报给另一名授权用户。

人工更改发票或拆分发票的授权用户

  1. 在 (APS110/B) 中，为发票选择“更改授权代码”选项。

  2. 在 (APS112/G) 中，输入新的授权用户的 ID。按 Enter 键返回 B 屏幕。

    如果为授权用户定义的最大批准发票金额小于实际发票金额，则会显示一条错误消息。系统会在应用程序消息。打开 (CRS420) 中向授权用户发送一条消息，告知他/她关于要授权的发票的信息。

    注意

    还可以在应付账款。显示 (APS200) 中更改授权用户。

更改会计行的授权用户

  1. 在 (APS110/B) 中，选择排序顺序 7（按照拆分发票显示）。

    有关如何自动拆分发票的信息，请参阅定义基本应付账款设置中对参数 080 的描述。

  2. 为要显示的发票选择选项 9 =“更改授权人”(APS112/G)。

    此屏幕将在子文件中显示发票的所有会计行。对于所有冲销支出会计行（即，具有交易代码 41 的交易），可以更改或输入授权用户，前提是系统尚未批准他们进行付款。

  3. 选择以下备选项之一：

    • 要更改单个会计行的授权用户，请选择行并输入授权用户的 ID，然后单击“更改行中的授权人”按钮。完成后，按 F3 键退出。
    • 要更改有权访问的所有会计行的授权用户，请输入授权用户的 ID，然后为任何会计行选择选项 9 =“更改授权人”。

发送发票进行复查

  1. 授权用户：如果希望其他人复查发票并解决任何未解决的问题，请在 (APS110/B) 中选择选项 20 =“发送发票进行复查”。此选项将显示查看供应商发票。打开 (APS105/E)。

  2. 授权用户：输入复查者的用户 ID、应复查发票的日期以及问题。按 Enter 键。

    发票仍将分配给原始授权用户。复查者会收到应用程序消息 50 =“供应商发票号 X 已发送进行复查”。

  3. 复查者：在应用程序消息。打开 (CRS420) 中为消息选择选项 11 = 打开。这将在 (APS105/E) 中显示发票。

  4. 复查者：在 E 屏幕上，打开发票并添加答案。然后，选择复查者代码：1 = 正常或 2 = 不正常。按 Enter 键。

  5. 授权用户：在应用程序消息。打开 (CRS420) 中为消息选择选项 11 = 打开。这将显示 (APS110/B)。

  6. 授权用户：为要显示的发票选择选项 21 =“显示已复查”(APS105/B)。您可以选择要在“状态”字段中显示的发票：0=所有发票，1=尚未审阅，以及 2=已审阅。

  7. 授权用户：打开发票以阅读复查者的注释。按 Enter 键，然后退出程序。

复查发票明细

要复查发票，请在 (APS110/B) 中选择选项 5 =“显示发票”。

这将在供应商发票。显示独立发票 (APS215/B) 中显示发票。

可以从此面板下溯到凭证会计行或查看发票的所有日志条目。

向发票添加备注

要添加注释，请选择以下备选项之一：

  • 在 (APS110/B) 中，为发票选择选项 10 = 文本，并在所显示的文本屏幕中输入文本。
  • 在 (APS111/B)、(APS112/E) 和 (APS112/G) 中，按 F6 = 文本可以执行相同操作。

    如果先前已在应付账款。显示 (APS200) 之类的程序中添加文本，则随后将显示该文本并且可以对其进行编辑。

创建 Intrastat 交易

如果通过供应商发票。自动处理 (APS050) 而不是供应商发票。记录 (APS100) 输入发票，则不会在输入时创建 Intrastat 交易数据交易。然后，可以在重新编码期间通过选择以下备选项之一来创建它们：

  • 在 (APS110/B) 中，选择选项 18 =“贸易统计”以显示贸易统计。打开 (TXS300/E)。
  • 在 (APS112) 中，按 F18 键可以显示同一屏幕。

将发票与采购订单/收货交易进行匹配

  1. 在 (APS110/B) 中，选择以下备选项之一：

    • 如果在 (APS110/P) 的“会计日期 - 显示/选择”字段中选择了备选项 1 或 2，请选择要在“下一手动步骤”字段中使用的工作流并输入采购订单号。然后选择选项 11 =“发票控制”。
    • 如果在 (APS110/P) 的上述字段中选择了备选项 3 或 4，请为发票选择选项 11 =“发票控制”。在 (APS112/E) 中，选择要在“下一手动步骤”字段中使用的工作流，然后输入采购订单号。按 Enter 键。

  2. 根据将供应商发票与采购订单进行匹配文档及其描述匹配发票。

  3. 如果要在同一输入会话期间取消发票匹配，请选择以下备选项之一：

    • 在供应商发票。与收货行匹配 (APS360) 中，按 F18 键删除所有未更新总账的发票行。
    • 在 (APS110/B) 中，选择选项 2 以显示编码屏幕。可以在此面板中按 F18 键取消会计行。这将删除所有未更新总账的发票行。

  4. 如果未自动批准发票，请转到授权/批准付款

    在退出 (APS360) 时，可以自动批准发票进行付款。是否适用由 FAM 功能。打开明细 (CRS406/F) 中 FAM 功能 AP10 和 AP50 的“未批准付款”字段控制。

复查与采购订单/收货交易相匹配的已批准或未批准的发票的发票行

  1. 在 (APS110/B) 中，要识别发票，请根据需要选择排序顺序 6 或 16 以显示所有匹配的发票。

  2. 为发票选择选项 15 =“显示发票行”。

  3. 在 (APS360/B) 中，使用可用的排序顺序和选项来复查与采购订单相关的发票行、科目分录和值。按 F3 键退出。

授权/批准付款

  1. 在 (APS110/B) 中，为发票选择“批准付款”选项。（如果在 P 屏幕上选中了“在付款审批时使用 Enter 键进行确认”复选框，请继续执行下一步。否则，系统将直接批准发票。）

  2. 在供应商发票。核准付款 (APS111/B) 中按 Enter 键，发票交易将显示在此面板中。

    如果发票金额未超过在授权用户。打开 (CRS650) 中为授权用户指定的最大批准金额，则系统会批准发票进行付款。否则，系统会将发票视为“仅已授权”，并将其上报给另一名授权用户进行最终批准。这同样适用于发票已拆分的情况。根据授权，可以批准将包含所有拆分发票会计行的整个发票。

取消未批准的发票

  1. 在 (APS110/B) 中，为发票选择“取消发票”选项。

  2. 在“删除供应商发票”(APS111/B) 中按 Enter 键，发票交易将显示在此面板中。

  3. 如果要对取消原因添加注释，请退出 (APS110) 并通过在应付账款。更改单独的发票 (APS201/E) 中按 F6 键向发票添加描述文本。

取消同一会话期间完成的发票批准

  1. 在 (APS110/B) 中，按 F14 =“显示付款已批准”可以显示 F 屏幕，其中将显示在同一会话期间中批准的发票。

  2. 为相关发票选择“取消付款审批”选项。按 F3 键结束会话并返回到菜单。

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