定义如何从附加信息文件中检索信息 - 使用文本标识符

本文档解释了如何对银行对账单行使用附加信息文件，以便：

  • 在创建记账付款时，标识付款方/收款方，即客户/供应商。（或者当需要检索客户/供应商以查找要分配到对账单行的发票时）。
  • 标识在创建凭证时要使用的会计字符串。（例如：在创建涉及租赁汽车或电话账单的凭证时，为什么过账应该根据谁租用汽车或使用电话而有所不同）。

结果

定义文本标识符。标识符包含文本字符串和一些其他数据。在对账单分配期间（在适用使用文本标识符的方案时），在附加信息文件中进行搜索以找到为文本标识符定义的文本字符串。如果找到字符串，则：

  • 根据标识符过账凭证，或
  • 使用已定义的客户/供应商创建记账付款。

有效日期和有效期间等控制文本标识符有效的时间。

在方案号。打开 (ABS911) 中指定方案应使用的文本标识符。在以下位置执行此操作：

  • “检索会计字符串”字段，如果方案创建凭证。
  • “搜索路径—客户/供应商”字段，如果方案创建记账付款。

系统已更新 FABTAB 文件。

准备工作

  • 附加信息文件包含标识客户/供应商或如何过账凭证的文本字符串。文本字符串是已知的，例如，可以是客户号或客户号。在银行对账单。打开行明细 (ABS102/B) 中检查附加信息文件。
  • 在银行账户。打开 (CRS692) 中定义文本标识符应用于的银行账户。
  • 在业务交易代码。打开 (ABS020) 中定义业务交易代码，即文本标识符应用于的银行对账单行的类型。
  • 如果对账单行必须是某种货币，则在币别。打开 (CRS055) 中定义货币。

用于过账凭证的文本标识符

  • 在公司。连接分部 (MNS100/F) 中定义 FAM 期间。
  • 如果使用标准凭证，则在标准凭证。打开 (GLS015) 中定义它。
  • 如果使用固定会计字符串，则在会计 ID。打开 (CRS630) 中为相应会计维度定义会计 ID。
  • 如果计算增值税，则在增值税代码。打开 (CRS030) 中定义增值税代码。

用于标识符客户/供应商的文本标识符

  • 在客户。打开 (CRS610) 中定义客户，或在供应商。打开 (CRS620) 中定义供应商。

要设置的参数

程序 ID/屏幕 字段 该字段表示...
(ABS940/B) 文本标识符类型

… 采用文本标识符的分配方案的类型。

有效备选项

1 = 总账

2 = 应收账款

3 = 应付账款。

当文本标识符应用于创建凭证的方案时，使用备选项 1。然后，文本标识符用于标识如何过账凭证。

当文本标识符应用于在应收账款或应付账款中创建记账付款的方案时，主要使用备选项 2 和 3。然后使用文本标识符检索应向其交付记账付款的客户/供应商。注意这些备选项也可用于搜索发票以分配到对账单行的方案。使用对账单行明细中的确切金额查找发票的方案可能就是这种情况。

(ABS940/B) 文本标识符

… 与银行对账单行附加信息中的文本进行比较的文本字符串。

示例：文本标识符是“OBV140”。将对附加信息中的文本字符串“OBV140”执行搜索。

(ABS940/B) 银行账户 ID

… 要应用文本标识符的银行对账单必须引用的银行账户。

请注意，如果将此字段留空，则文字标识符将应用于所有银行账户 ID。在搜索期间应用的文本标识符越多，搜索所需的时间就越长。为了缩短搜索时间，建议尽可能始终指定银行账户 ID。

(ABS940/B) 业务交易代码

… 要应用文本标识符的银行对账单行必须引用的业务交易代码。

请注意，如果将此字段留空，则文本标识符将应用于所有业务交易代码。在搜索期间应用的文本标识符越多，搜索所需的时间就越长。为了缩短搜索时间，建议尽可能始终指定业务交易代码。

(ABS940/E) 已用起始/结束日期号

… 在当前期间内的起始/结束日期号。

可以使用天数间隔来限制一个期间内文本标识符的有效性。仅在对账单行的起息日在指定间隔内时才应用该文本标识符。

如果知道银行交易（文本标识符用于查找目的）仅在每个期间的固定日期间隔内发生，则使用日期间隔。通过使用间隔，可以将错误创建凭证的风险降到最低，因为在对账单行（涉及完全不同类型的银行交易）的附加信息中找到该文本标识符是很偶然的。

根据 (CRS610) 中 FAM 的有效期间类型将天数转换成日期。FAM 适用的期间类型是在 (MNS100) 中指定的。

(ABS940/E) 有效起迄时间 … 文本标识符将在其间有效的从和到日期。
(ABS940/E) 已用期

… 应用文本标识符的期间。最多可以指定六个期间。

如果知道银行交易（文本标识符用于标识符目的）仅发生在该年的某些期间，则使用这些期间。通过指定这些期间，可以将错误创建凭证的风险降到最低，因为在对账单行（该对账单行涉及完全不同类型的银行交易）的附加信息中找到该文本标识符的文本字符串是很偶然的。

在 (MNS100) 中指定应用于 FAM 的期间类型和期间数。

ABS940/E) 支票金额

… 订单中对账单行必须具有的准确金额，以便使用文本标识符。

如果知道银行交易（文本标识符用于查找）始终具有相同金额，则指定一个金额。从而最大限度地降低错误创建凭证的风险。这是因为附加信息可能包含文本标识符的文本字符串，尽管对账单行涉及完全不同类型的银行交易。

如果需要，请指定金额是借方金额还是贷方金额。

(ABS940/E) 检查金额标记

… 是否应检查指定金额的标记。

如果选择此字段，则交易金额和文本标识符金额必须具有相同的符号以便使用文本标识符。

(ABS940/E) 币种 … 金额必须使用的货币单位，以便应用文本标识符。
(ABS940/E) 允许的频率

… 每个期间内可以使用该文本标识符创建和过账凭证的次数。

通过使用该字段，可以将错误创建凭证的风险降到最低，因为在对账单行（涉及完全不同类型的银行交易）的附加信息中找到该文本标识符的文本字符串是很偶然的。

(ABS940/E) 实际频率

… 在当前期间内文本标识符用于创建和过账凭证的次数。

该字段会自动更新。

(ABS940/E) 最后用期

… 使用该文本标识符创建和过账凭证的最后一个期间。

请注意，文本标识符不能用于指向比此处显示的更早期间的银行对账单。

(ABS940/E) 上次使用日期

… 使用文本标识符的最后日期。

选中此字段可了解文本标识符的用途。如果长时间没有使用文本标识符，则表示可以将其删除或不得不对其进行重新定义。

(ABS940/E) 检索会计字符串

… 如何过账凭证。

有效备选项

1 = 固定字符串

2 = 标准凭证。

备选项 1 意味着始终使用在同一屏幕上定义的固定会计字符串。

备选项 2 意味着在同一屏幕上指定标准凭证。然后，将在过账凭证时使用为标准凭证定义的会计分录行。如果要创建多个会计交易（例如增值税），此备选项很有用。

(ABS940/E) 会计维度 1-7 … 相应会计维度的会计 ID。将根据此处定义的会计字符串过账凭证。
(ABS940/E) 增值税代码 … 订单中对账单行的货币单位，以便应用文本标识符。
(ABS940/E) 标准凭证 … 过账凭证时使用的标准凭证。
(ABS940/E) 客户/供应商编号

… 应适用于文本标识符的客户/供应商。

客户/供应商或者用于创建的记账付款，或者用于查找发票以分配到对账单行。

遵循以下步骤

  1. 启动文本识别标识符 (ABS940/B)。

  2. 选择以下备选项之一：

    • 要创建用于正确过账凭证的文本标识符，请转到步骤 3。
    • 要创建用于标识符客户/供应商的文本标识符，请转到步骤 17。

    用于正确过账凭证的文本标识符

  3. 在 B 屏幕上，在“文字标识符类型”字段中选择备选项 1 =“总账”。

  4. 在“文本标识符”字段中指定要在附加信息中搜索的文本字符串。

  5. 指定文本标识符应用于的银行账户标识符和业务交易代码（如果可能）。选择“新建”。

    5 指定文本标识符应用于的银行账户标识符和业务交易代码（如果可能）。选择“新建”。

  6. 在 E 屏幕上，指定文本标识符的名称和/或描述。

  7. 在“有效起始日期”和“有效截止日期”字段中指定文本标识符的有效时间。

  8. 在“检索会计字符串”字段中选择在过账时使用固定会计字符串还是标准凭证。此外，选择以下备选项之一：

    • 如果选择使用固定字符串，请在七个会计维度字段中指定字符串。
    • 如果选择使用标准凭证，请在“标准凭证”字段中指定要使用的凭证。

  9. 如果想要计算增值税，请指定增值税代码。

  10. 选择状态 20 =“明确的”。

  11. 如果要限制文本标识符在其中有效的情况数，请继续执行下一步。否则，按 Enter 键。

    限制文本标识符在其中有效的情况数量

  12. 在“已用期”字段中指定文本标识符在哪个 FAM 期间有效。

  13. 如果需要，还可以在“已用日期号”和“到目前为止使用号”字段中，在所选 FAM 期间中指定文本标识符在其中有效的开始和结束日期号。

  14. 如果知道文本标识符涉及的银行对账单行的类型始终具有相同的金额，请指定该金额。

  15. 如果文本标识符仅在银行对账单行为特定货币时适用，请指定货币。

  16. 如果要检查对账单行上的符号与文本标识符金额字段中指定的符号是否相同，请激活“检查金额”复选框。按 Enter 键。

    用于标识符客户/供应商的文本标识符

  17. 在 B 屏幕上，选择以下备选项之一：

    • 要创建用于检索客户的文本标识符，请在“文本标识符类型”字段中选择备选项 2 = “应收账款”。
    • 要创建用于检索供应商的文本标识符，请在“文本标识符类型”字段中选择备用 3 =“应付账款”。

  18. 在“文本标识符”字段中指定要在附加信息中搜索的文本字符串。

  19. 指定文本标识符应用于的银行账户和业务交易代码。选择“新建”。

  20. 在 E 屏幕上，输入文本标识符的名称和/或描述。

  21. 在“有效起始日期”和“有效截止日期”字段中指定文本标识符的有效时间。

  22. 如果在附加信息中找到文本标识符，请指定要应用的客户/供应商。

  23. 选择状态 20 =“明确的”。

  24. 如果要限制文本标识符在其中有效的情况数，请继续执行下一步。否则，按 Enter 键。

    限制文本标识符在其中有效的情况数量

  25. 如果知道文本标识符涉及的银行对账单行的类型始终具有相同的金额，请输入该金额。

  26. 如果文本标识符仅在银行对账单行为特定货币时适用，请输入货币。

  27. 如果文本标识符仅在银行对账单行为特定货币时适用，请输入货币。

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