Gestion des retours d'articles

Ce document explique le processus dans le système de point de vente (POS) et dans M3 lorsqu'un client veut retourner un article et qu'il veut être remboursé soit au comptant, soit avec un avoir.

Résultat

Un retour est entré dans le système de point de vente et un avoir ou du liquide est remis au client. Les informations de vente sont chargées dans M3 via une interface de point de vente, et le niveau de stock est mis à jour immédiatement. La comptabilité générale et les statistiques de vente sont généralement mises à jour ultérieurement.

Les fichiers suivants sont mis à jour :

Saisie des tickets de caisse – OPSALE
Solde du stock – MITTRA, MITBAL et MITSTA
Statistiques de vente – OSBSTD
Comptabilité générale – FGLEDG

Avant de commencer

Dans le magasin, il a été décidé que les niveaux de stock devaient être mis à jour immédiatement après le chargement et la validation des informations de vente dans M3. La mise à jour est lancée par le système POS externe lorsqu'il communique avec M3 via l'interface de programmation d'application de tickets de caisse (OPS270MI). Le champ 'Mettre à jour stock' doit être activé, et une transaction via l'API 'BchPrcRound' (Numéro de traitement de lot) doit être utilisée pour lancer le processus dans M3.
Le système POS contrôle la fréquence de chargement des informations de vente vers M3. La fréquence de chargement est généralement déterminée soit par un nombre constant de tickets de caisse à envoyer à chaque fois, soit par un intervalle de temps.
Si des prix spécifiques par client sont nécessaires au point de vente, le système POS doit être interfacé avec l'interface de programmation de l'application 'Interface de recherche de prix et de remises' (OIS320MI), dans laquelle la transaction 'GetPriceLine' (Obtenir le prix d'un article pour une ligne de commande) doit être utilisée.
Le paramètre 'Séparer comptabilité' dans 'Paramètres POS' (OPS700) doit être sélectionné si vous voulez comptabiliser les remises séparément dans la comptabilité générale (FGLEDG). Si le paramètre 'Séparer comptabilité' est activé, les ventes seront comptabilisées en tant que ventes brutes.
Une exception comptable doit être définie pour le type de transaction 1100 (chèque-cadeau) lorsque vous utilisez l'événement comptable OP20 et le type comptable 120. Le paiement ne doit pas être comptabilisé sur un compte de ventes (3010, par exemple), mais sur un compte de passif (2420, par exemple). Un compte de passif est un compte de bilan qui affecte le bilan. Un compte de ventes est un compte de pertes et profits qui affecte le compte de résultats. De plus, l'ID de référence du chèque-cadeau (OPREFE) et la date d'expiration (OPDUDT) peuvent être sélectionnés en tant que valeurs dans la chaîne comptable.
Lorsque vous utilisez l'événement comptable OP20 et le type de transaction 101 (= Paiement comptant), une exception comptable doit être définie pour le code d'opération bancaire (CTBOPC) utilisé lorsqu'un chèque-cadeau ou un avoir est utilisé comme méthode de paiement. Plutôt que de comptabiliser le paiement vers un compte de trésorerie (comme le 1910), il doit être comptabilisé vers un compte de passif (tel que le 2420). De plus, l'ID de référence du chèque-cadeau (OPREFE) et la date d'expiration (OPDUDT) peuvent être sélectionnés en tant que valeurs dans la chaîne comptable.

Suivez les étapes ci-dessous :

Le client retourne l'article au magasin

Le client retourne l'article au point de vente dans le magasin.
Saisie/scan de l'article retourné dans le système de point de vente

Les informations sur l'article retourné sont saisies dans le système de point de vente, avec le numéro de reçu original. Un code motif qui explique pourquoi le client a retourné l'article peut aussi être entré afin de stocker les informations dans les statistiques de vente.
Identification du client

Le client est identifié et contrôlé pour vérifier si l'article retourné a bénéficié de remises ou de prix spéciaux au moment de l'achat. Les prix spécifiques à un client pour un article sont récupérés à l'aide de l'interface de recherche des prix et des remises (OIS320MI) et de la transaction 'GetPriceLine' (Obtenir le prix de l'article d'une ligne de commande).

Cette activité est facultative et utilisée uniquement pour les clients connus.

Création d'un reçu de retour et d'un avoir

Le retour est saisi avec d'autres informations comme l'ID de référence de l'avoir et la date d'expiration, afin de créer un avoir et deux reçus de retour. Le client est remboursé au comptant ou avec un avoir. Une transaction 1990 est créée.

Si le client est remboursé au comptant, le reçu est composé ainsi :


N° de reçu de retour 123456

Code article	Quantité	U/M	Montant
Article A	1-	Qté	–99,95
		Sous-total	–99,95
		À recevoir	100,00

TVA 25 %		TVA	–19,99

Si le client est remboursé avec un avoir, le reçu est composé ainsi :


N° de reçu de retour 123456

Code article	Quantité	U/M	Montant
Article A	1-	Qté	–99,95
		Sous-total	–99,95
		À recevoir	100,00
		Avoir	100,00
		Numéro avoir 1002
		Valide jusqu'au 20031231
TVA 25 %		TVA	–19,99

Chargement des informations de vente vers M3 et mise à jour des niveaux de stock

Une fois saisi, le retour est chargé vers M3 via l'interface de programmation de l'application de point de vente 'Interface de tickets de caisse POS' (OPS270MI). Deux différents types de transaction sont utilisés :

Type de transaction 1200=Retours d'articles
Type de transaction 1990=Paiements

L'ID de référence de l'avoir et la date d'expiration sont ajoutés au type de transaction 1990. Une transaction 1990 est également créée pour un avoir ou un remboursement au comptant. Le numéro d'ID de l'avoir est mis à jour dans le champ de référence dans OPSALE. (Voir le tableau concernant les avoir ci-dessous.)

Le niveau de stock est mis à jour immédiatement, et il peut être affiché dans 'Identité stock. Ouvrir boîte à outils' (MWS068) et 'Transaction stock. Afficher historique' (MWS070).

En cas de remboursement au comptant, le fichier d'entrée de ticket de caisse OPSALE est mis à jour comme décrit dans le tableau suivant :


Type de transaction	Code article	Quantité	U/M	Méthode de paiement	TVA	Montant
1200	Article A	–1	Pièce		–19,99	–79,96
1990				Master Card (voir note)		–100,00
1990				Liquide (voir note)		–100,00
1990				Arrondi (ARR)		–0,05

Remarque : Il y a deux façons de rembourser un client au comptant. Vous pouvez le rembourser en espèces (c'est à dire avec des pièces et des billets de banque) ou rembourser directement sur le compte bancaire du client via la carte de crédit de celui-ci. Les deux options sont décrites dans ce tableau.

En cas de remboursement avec un avoir, le fichier d'entrée de ticket de caisse OPSALE est mis à jour comme décrit dans le tableau suivant :


Type de transaction	Code article	Quantité	U/M	Référence	Date d'expiration	Méthode de paiement	TVA	Montant
1200	Article A	–1	Pièce				19,99	79,96
1 100				1002	20131231			100,00
1990						Arrondi (ARR)		–0,05

Mise à jour de la comptabilité générale et des statistiques de vente

Les statistiques de vente (OSBSTD) et la comptabilité générale (FGLEDG) sont mises à jour par lots via Ticket de caisse POS. Mettre à jour (OPS280). Les paramètres de l'interface des statistiques de vente et de l'interface financière dans (OPS280) doivent être sélectionnés avant le lancement du lot. Veuillez noter que vous devez également activer le paramètre 'Interface comptabilisation des stocks'. Cela signifie que le stock est mis à jour par les tickets de caisse qui ont été validés dans 'Boîte à outils tickets de caisse POS' (OPS275) ou 'Ticket de caisse POS. Transférer' (OPS270).

Pour la comptabilité générale, les événements comptables et les types comptables suivants sont créés lorsque le remboursement est effectué au comptant :


Evénement comptable	Type comptable	Montant	Opération bancaire
OP20	101 (Paiement au comptant)	–100,00	45 (comptant)
OP20	120 (revenu)	0,05	46 (sans arrondi)
OP20	111 (TVA)	19,99
OP20	120 (revenu)	79,96

Remarque : une opération bancaire est récupérée depuis la méthode de paiement sélectionnée.

Pour la comptabilité générale, les événements comptables et les types comptables suivants sont créés lorsque le remboursement est effectué avec un avoir :


Evénement comptable	Type comptable	Montant	Référence	Date d'expiration	Opération bancaire
OP20	101 (Paiement au comptant)	100,00			45 (comptant)
OP20	120 (revenu)	–100,00	1002	20131031
OP20	111 (TVA)	19,99
OP20	120 (revenu)	79,96

Le code opération bancaire est utilisé pour déterminer le compte utilisé dans la comptabilité générale. L'ID de référence et la date d'expiration de l'avoir peuvent être utilisés dans la chaîne comptable. Lorsque le client utilise l'avoir comme méthode de paiement, l'ID de référence de l'avoir est équilibré avec le compte de passif qui a été créé dans le compte 2420 au moment où le client retourne l'article.

Chaîne comptable :


Segment comptable 1	2420 (compte)
Segment comptable 2	1002 (numéro d'avoir)
Segment comptable 3	20131231 (date d'expiration)
Montant	100,00