Gestion des ventes au comptant de chèques-cadeaux

Ce document explique le processus dans le système de point de vente (POS) et dans M3 lorsqu'un client veut acheter un chèque-cadeau et le payer en liquide.

Résultat

Un paiement au comptant est saisi dans le système de point de vente, et les informations de vente sont chargées vers M3 via une interface de point de vente. La comptabilité générale est généralement mise à jour ultérieurement.

Les fichiers suivants sont mis à jour :

  • Saisie des tickets de caisse – OPSALE
  • Fichier de comptabilité générale – FGLEDG

Avant de commencer

  • Une exception comptable doit être définie pour le type de transaction 1100 (chèque-cadeau) lorsque vous utilisez l'événement comptable OP20 et le type comptable 120. Le paiement ne doit pas être comptabilisé sur un compte de ventes (3010, par exemple), mais sur un compte de passif (2420, par exemple). Un compte de passif est un compte de bilan qui affecte le bilan. Un compte de ventes est un compte de pertes et profits qui affecte le compte de résultats. De plus, l'ID de référence du chèque-cadeau (OPREFE) et la date d'expiration (OPDUDT) peuvent être sélectionnés en tant que valeurs dans la chaîne comptable.
  • Une exception comptable doit être définie pour le code d'opération bancaire (CTBOPC) utilisé lorsqu'un chèque-cadeau est présenté comme méthode de paiement et lorsque vous utilisez l'événement comptable OP20 et le type de transaction 101 (paiement au comptant). Le paiement ne doit pas être comptabilisé vers un compte de trésorerie (1910) mais vers un compte de passif (2420). L'ID de référence du chèque-cadeau (OPREFE) et la date d'expiration (OPDUDT) peuvent être sélectionnés en tant que valeurs dans la chaîne comptable.

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Le client demande un chèque-cadeau

    Le client souhaite acheter un chèque-cadeau et demande celui-ci au point de vente du magasin.

  2. Saisie des informations de chèque-cadeau dans le système de point de vente

    Le chèque-cadeau est saisi dans le système de point de vente. Les informations saisies sont la valeur du chèque-cadeau, son numéro de référence et sa date d'expiration.

  3. Saisie d'un paiement et obtention d'un reçu

    Le paiement est saisi dans le système de point de vente. Il est possible d'utiliser plusieurs méthodes de paiement par reçu, autrement dit plusieurs transactions 1990. Par exemple, vous pouvez effectuer des paiements en liquide, par chèque ou carte de crédit. De plus, si le client reçoit un remboursement, ou si le montant est arrondi selon les pratiques standard, une transaction 1990 est créée.

    N° de reçu 123457

    N° du chèque-cadeau

    Date d'expiration

    Montant

    1002 20131231 500,00
    Sous-total 500,00
    A payer 500,00
    Master Card 500,00
    Trop-perçu 0,00
    TVA 0 % TVA 0,00

  4. Chargement des informations de vente dans M3

    Une fois saisi, le paiement est chargé vers M3 via l'interface de programmation de l'application de point de vente 'Interface de tickets de caisse du POS' (OPS270MI). Deux différents types de transaction sont utilisés :

    • Type de transaction 1100=Vente de chèque-cadeau
    • Type de transaction 1990=Paiements.

    Le numéro d'ID du chèque-cadeau est mis à jour dans le champ Référence de OPSALE. (Voir le tableau suivant.)

    Remarque

    Les niveaux de stock ne sont pas mis à jour, car un chèque-cadeau n'est pas considéré comme un article.

    Le fichier d'entrée de ticket de caisse OPSALE est mis à jour comme décrit dans le tableau :

    Type de transaction Référence Date d'expiration Méthode de paiement TVA Montant
    1 100 1002 20131231 0,00 500,00
    1990 Master Card (MC) 500,00

  5. Mise à jour de la comptabilité générale

    La comptabilité générale est mise à jour par lot via Ticket de caisse POS. Mettre à jour (OPS280). Le paramètre de l'interface financière dans (OPS280) doit être sélectionné avant l'exécution d'un lot.

    Pour la comptabilité générale (FGLEDG), les événements comptables et types comptables suivants sont créés :

    Evénement comptable Type comptable Montant Référence Date d'expiration Opération bancaire
    OP20 101 500,00 47 (Master Card)
    OP20 120 –500,00 1002 20131231
    Remarque

    Une opération bancaire est récupérée depuis la méthode de paiement sélectionnée.

    Le chèque-cadeau est comptabilisé comme un passif dans la comptabilité générale. Le numéro de référence du chèque-cadeau et la date d'expiration peuvent être utilisés dans la chaîne comptable pour identifier la transaction. Si le chèque-cadeau est ensuite utilisé comme méthode de paiement, il solde l'enregistrement antérieur du chèque-cadeau dans le compte de passif. Voir le tableau suivant.

    Chaîne comptable :

    Segment comptable 1 2420 (compte)
    Segment comptable 2 1002 (numéro de chèque-cadeau)
    Segment comptable 3 20121231 (date d'expiration)
    Montant –500,00
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