Gestion des paiements au comptant des factures

Ce document explique comment gérer les paiements au comptant pour les factures client. Il s'agit des factures non intentionnellement destinées à être payées en espèces et des factures enregistrées dès le début pour être payées en espèces.

Les objectifs sont les suivants :

  • Pouvoir gérer un paiement au comptant immédiatement après la saisie de commande et la facturation, ou après la facturation d'une facture d'acompte.
  • Pour faciliter l'organisation des paiements au comptant au point de vente, soit immédiatement après la saisie de la commande et la facturation, soit à une caisse commune.

Résultat

La facture est payée et un paiement avec un numéro de paiement au comptant unique est créé. Après la validation de la caisse, la facture est transférée à la comptabilité.

Vous aurez un bon niveau de contrôle des factures payées, et le livre de ventes ainsi que le livre auxiliaire sont mis à jour. Il est possible de sélectionner et d'afficher les paiements au comptant et les factures de paiement au comptant lorsque certaines informations sont nécessaires. Vous pouvez par exemple sélectionner toutes les factures d'une date donnée ou tous les paiements d'un payeur spécifique.

Le processus de paiement au comptant met à jour les fichiers suivants :

  • Paiements (OPAYMH)
  • Paiements – Détails (OPAYMD)
  • Journal de rapprochement de caisse (OPAYML)
  • Livre de ventes (FSLEDG)
  • Comptabilité générale (FGLEDG)
  • Fichier maître de numéro de chèque (FCHKMA).

Avant de commencer

  • Une facture client doit être enregistrée dans le flux de commande de vente.
  • Un établissement doit être défini dans Etablissement. Ouvrir (CRS008).
  • Un utilisateur doit être défini dans Utilisateur. Ouvrir' (MNS150).
  • Une caisse doit être définie dans Caisse. Ouvrir (OIS210).
  • Un méthode de paiement et un utilisateur doivent être connectés à la caisse dans Caisse. Connecter mode de paiement (OIS211) et Caisse. Connecter utilisateurs (OIS212). Si vous utilisez le rapprochement, des approbateurs doivent être connectés à la caisse dans Caisse. Connecter Approbateur (OIS209).
  • Les nouveaux types de numéros de série C1 avec les numéros de série 1 (et si des reçus sont imprimés, le type de numéro de série C2) doivent être créés dans Numéros de série. Ouvrir (CRS165).
  • Si vous utilisez le rapprochement, les paramètres doivent être définis dans Rapprochement de Caisse. Paramètres (OIS208).
  • Le paramètre 'Caisse' doit être activé dans Conditions de paiement. Ouvrir (CRS075/E) afin de lancer la gestion des ventes au comptant après la facturation.
  • Important : le paramètre 'Paiement au comptant' dans le même écran, (CRS075/E), ne doit pas être activé. Si 'Paiement au comptant' est activé, le livre des ventes n'est pas mis à jour. (Cependant, vous ne pouvez pas activer les deux paramètres en même temps.)
  • La case à cocher 'Caisse' doit être sélectionnée dans Commande de vente. Ouvrir (OIS100/P) ou Type de CDV. Ouvrir (OIS010/E) pour activer automatiquement 'Paiement au comptant. Ouvrir' (OIS215) à la fin de la saisie de commande de vente ou d'une facture d'acompte. (Remarque : si ce paramètre n'est pas activé, (OIS215) n'est pas démarré automatiquement, mais vous pouvez le démarrer et enregistrer le paiement. Vous devez alors sélectionner le numéro de facture au lieu de le récupérer automatiquement.)
  • La fonction manuelle suivante du type de commande de vente doit être définie sur 4 (Facturation) dans le programme 'Type de CDV. Ouvrir (OIS010/E) pour imprimer la facture ou le reçu immédiatement. (Remarque : dans le cas contraire, vous n'accéderez pas directement à (OIS215) après avoir quitté (OIS100) ; cependant, comme indiqué précédemment, vous pouvez démarrer le programme.)

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Ajout d'une facture pour le paiement au comptant

    Si la facture n'était à l'origine pas destinée à un paiement au comptant, elle doit être reclassifiée. La facture peut être reclassifiée dans le programme Facture CDV. Afficher (OIS350).

  2. Lancement du paiement

    Lorsqu'un client souhaite payer une facture au comptant, vous pouvez lancer le paiement en saisissant des informations telles que la caisse, le payeur, la devise, la méthode de paiement, les numéros de facture et le montant à régler en devise étrangère. Pour enregistrer un paiement au comptant, utilisez Paiement au c. Ouvrir (OIS215).

  3. Enregistrement d'un paiement par méthode de paiement

    Les clients souhaitent payer une facture de différentes façons, telles que par espèces et/ou par chèque. Vous devez enregistrer la façon dont le paiement est traité via la méthode de paiement. La méthode de paiement est définie dans Méthode de paiement CC. Ouvrir (CRS076). Il est possible d'enregistrer un paiement avec différents modes de paiement. Un paiement peut également être un paiement partiel si le client souhaite payer seulement une partie du montant facturé.

  4. Validation d'un paiement

    Lorsque le paiement au comptant est enregistré, il doit être validé (autrement dit, confirmé) dans Paiement au Comptant. Ouvrir (OIS215) avant de quitter le programme. Si le paramètre Caisse est défini de façon à créer un reçu, celui-ci sera alors créé et imprimé. Après la validation, un paiement est créé et sera affiché dans Caisse. Valider (OIS217) avec un numéro de paiement unique qui lui sera affecté. Après la validation de la caisse, la facture est transférée dans la comptabilité générale et le livre auxiliaire. Ce transfert peut être effectué automatiquement pendant la validation de la caisse dans (OIS217) ou dans une fonction séparée : Caisse. Transfert vers GCF (OIS218).

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