Gestion de devis

Avant de commencer

• Un client doit avoir une demande.
• Un type de commande de vente est défini avec la catégorie de commande de vente 4.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Saisie de l'en-tête du devis

   Les en-têtes de devis sont saisis manuellement dans Commande de vente. Ouvrir (OIS100), en copiant un type de commande de vente de catégorie 4 (devis).

   Il est également possible de copier un devis à partir d'un devis ou d'une commande de vente existants. Il n'est pas nécessaire que ceux-ci aient été établis pour le même client que le devis : un devis destiné au client A peut être copié à partir d'un devis ou d'une commande du client B.

   Chaque devis est identifié par un numéro de devis unique. Si le numéro de devis n'est pas renseigné au moment de la création du devis, c'est le premier numéro disponible de la plage de numéros de série spécifiée dans le type de commande de vente qui est affecté au devis.

   L'en-tête du devis est automatiquement contrôlé, si bien qu'il est possible de modifier les conditions, la devise, le modèle de remise, les tarifs, les références, etc. La plupart des informations sont reprises par défaut du type de commande de vente.

   • Saisie des paramètres de contrôle

     Saisissez les paramètres de contrôle suivants dans l'écran Commande de vente. Ouvrir (OIS100/E).

     Lorsque le client qui sollicite le devis n'est pas le payeur, la commande de vente résultante est facturée au payeur. Les éventuels contrôles de crédit portent sur les limites de crédit du payeur et c'est lui qui bénéficie, le cas échéant, des crédits accordés. Le payeur peut également être spécifié dans l'écran Commande de vente. Ouvrir (OIS100/A).

     Si le destinataire de la facture n'est pas le payeur, l'ID est récupéré du fichier client. Le destinataire peut ensuite être modifié dans chaque devis, dans l'écran Commande de vente. Ouvrir (OIS100/E). Notez que les crédits sont toujours accordés au payeur.

     Si le champ 'Date de livraison demandée' n'est pas renseigné dans Commande de vente. Ouvrir (OIS100/A), une date de livraison est insérée par défaut et affichée dans l'écran E. Le type de commande de vente contrôle le temps qui peut s'écouler entre la date de saisie et la date de livraison par défaut.

   • Saisie des conditions

     Les conditions du devis sont saisies dans l'écran Commande de vente. Ouvrir ligne (OIS100/F). Il peut s'agir des conditions de paiement, des conditions de livraison ou du mode de livraison. Les valeurs par défaut sont reprises du fichier client.

2. Saisie des lignes de devis

   Les lignes de devis peuvent être saisies manuellement ou copiées depuis un autre devis ou une autre commande de vente.

   • Saisie des références

     Les références du devis sont saisies dans l'écran Commande de vente. Ouvrir (OIS100/G). Il peut s'agir de valeurs du type Notre référence, Votre référence, Numéro de projet, etc.

     Les ID statistiques de l'en-tête du devis client mettent à jour les statistiques en fonction du type de commande de vente. Il est possible de modifier les valeurs par défaut dans l'en-tête. Les ID peuvent avoir par exemple les valeurs : représentant, région, groupe d'utilisateurs, ou des champs statistiques facultatifs.

     Les ID statistiques 1 et 2 sont des ID de sélection facultatifs. Ils permettent de trier des informations telles que des clients temporaires, par exemple. Ils sont saisis par client dans Client. Ouvrir (CRS610/H) et repris en tant que valeurs par défaut lors de la saisie d'un devis. L'ID statistique 1 peut être modifié.

   • Saisie d'informations de tarification

     Les informations de tarification du devis, telles que le régime de TVA et le code TVA, sont saisies dans Commande de vente. Ouvrir (OIS100/H).

     La devise est saisie sous forme d'une abréviation à trois caractères conforme aux normes ISO. Le taux de change peut être saisi sous forme d'un taux fixe à six décimales. Si ce champ n'est pas renseigné, le taux est repris de la table de taux en fonction du type de commande de vente.

     Pour utiliser la devise, la devise de la méthode de calcul doit être saisie dans Division. Connecter société (MNS100).

     Pour pouvoir accorder des remises, il est nécessaire de saisir un modèle de remise pour le devis, même si les remises sont saisies manuellement.

   • Ajouts d'adresses client

     En temps normal, l'adresse de livraison du devis est reprise du fichier client. Il est possible de la modifier pour chaque devis dans Commande de vente. Connecter adresse (OIS102/H).

   • Saisie de frais de devis

     Lors de la saisie du devis, les frais de commande normaux sont récupérés à partir du client et du type de commande de vente du devis, conformément aux spécifications du type de commande de vente.

     Il est également possible de saisir des frais de devis dans Commande de vente. Connecter frais (OIS103). Les frais sont calculés de différentes manières.

   • Saisie de documents par devis

     Il est possible d'associer un document à chaque devis dans Commande de Vente. Connecter Documents (OIS104). Un ensemble de documents normal est associé au devis lors de la saisie. Les documents sont récupérés à partir du type de commande de vente et peuvent être modifiés pour chaque devis.

   • Saisie de commentaires sur le devis

     Vous pouvez saisir des commentaires facultatifs au début ou à la fin de tout devis.

3. Affichage des totaux des commandes de vente

   Une compilation des devis s'affiche dans Commande de vente. Simuler totaux (OIS110). Toutes les valeurs (frais, coûts, remises, arrondis, totaux bruts des commandes, etc.) s'affichent.

   Si un numéro de remise est défini dans le modèle de remise comme remise sur le total de la commande, les champs Montant remise sur le total de commande, Prix total, Pourcentage remise sur le total de commande et Pourcentage marge sur coûts variables peuvent être modifiés.

4. Saisie des informations du devis

   Lors de la saisie d'un devis, Devis de vente. Ouvrir informations (QPS115) s'affiche toujours. Les informations propres à un devis de vente, telles que le statut, le motif du devis et les ID de suivi, par exemple, sont saisies ici. Le champ 'Fin de validité' est obligatoire.

   Les champs paramétrables permettent de saisir des informations facultatives telles des clés de recherche pour des états de requête, par exemple.

   • Saisie de l'objet de référence

     Les objets de référence sont des clés de recherche facultatives qui peuvent être saisies dans Objet référence devis. Ouvrir (CRS270). Ils peuvent être spécifiés pour un devis dans Devis de Vente. Ouvrir Informations (QPS115).

     L'utilisation d'objets de référence permet de gérer ensemble plusieurs devis, par exemple s'ils portent sur le même projet.

   • Saisie du motif du devis

     Le champ 'Motif du devis' permet de spécifier un code paramétrable indiquant la raison pour laquelle le devis a été communiqué à un client. Le motif peut par exemple être une demande formulée par le client ou une réponse à une campagne. Le motif est ensuite utilisé en tant que clé pour assurer le suivi du devis.

     Les motifs des devis sont saisis dans Motif devis. Ouvrir (CRS260).

   • Saisie de dates de suivi et d'activités

     Il est possible de saisir deux dates de suivi pour chaque devis. Ces dates servent au suivi des devis dans Devis de Vente. Ouvrir Informations (QPS115).

     Une activité de suivi générale est associée à chaque date et définit l'action à effectuer à la date concernée. Les activités sont saisies dans Activité suivi devis. Ouvrir (CRS265).

     Exemple

     La dernière date de validité d'un devis est le 30 avril. Le 31 mars est saisi comme Date de suivi 1, avec l'activité Lettre. Le 15 avril est saisi comme Date de suivi 2, avec l'activité Appel. Cela signifie qu'il est prévu d'envoyer une lettre de rappel au client le 31 mars, et de l'appeler le 15 avril.

5. Impression du devis

   L'impression des devis s'effectue à partir de Devis de Vente. Imprimer (QPS600). Un seul original peut être imprimé, les sorties suivantes étant des copies.

   Vous pouvez imprimer des devis sur papier, par voie électronique via EDI, comme fichier réseau dans AS/400, ou par télécopie. Indiquez le mode de sortie dans le champ 'Code de communication' de chaque document et partenaire dans Document. Connecter Référence Partenaire (CRS945).

6. Suivi du devis

   Le suivi des devis saisis s'effectue dans Devis de Vente. Ouvrir Informations (QPS115). Des informations telles que la date de suivi, la date de validation, l'objet de référence, etc. peuvent être saisies et utilisées en tant que clés de recherche pour superviser les activités à effectuer, les dates auxquelles contacter un client, etc.