Acomptes et règlements périodiques
Ce document décrit comment configurer et gérer les acomptes et les règlements périodiques d'accord commercial.
Introduction
Vous pouvez spécifier dans l'accord commercial si les acomptes et les règlements périodiques doivent être crédités pour un bénéficiaire. Les acomptes et les règlements périodiques sont calculés à partir du montant d'abonnement cumulé dans l'accord commercial. Ils sont crédités soit en fonction d'un pourcentage fixe, d'un pourcentage dynamique ou d'un montant dynamique, basé sur la valeur générée prévisionnelle du bénéficiaire, soit un montant fixe défini par période pour le bénéficiaire.
Si un pourcentage d'acompte pour le bénéficiaire est spécifié dans Bénéficiaires accord commercial. Ouvrir (OIS431/E), alors seul le pourcentage/montant calculé est crédité à l'avance. Par exemple, un bénéficiaire dispose d'un montant d'abonnement total de 1.000 EUR. Si le pourcentage est 100 ou vide, le montant total est crédité en avance. Si le pourcentage est égal à 80, seules 800 EUR sont crédités.
Des montants facturés régularisés ou des factures payées peuvent être employées pour calculer un acompte ou un règlement. Les montants réglés sont les factures payées intégralement. Seules les factures payées intégralement sont utilisées lors du calcul d'une valeur proposée pour les paiements anticipés et pour le calcul d'un règlement quand le paramètre 'Ctl fact payées' est défini dans Paramètres - Accords commerciaux (CRS740). Cette opération peut être héritée et modifiée manuellement dans 'Accord commercial. Ouvrir' (OIS430) ou lors du paiement dans 'Paiements accord commercial. Ouvrir' (OIS445).
Il est possible d'ajuster manuellement les propositions d'acompte générées dans (OIS445). Une fois l'ajustement effectué, l'acompte est crédité aux bénéficiaires.
Les acomptes ou règlements périodiques sont payés à l'aide de factures d'avoir qui sont transférées à la comptabilité clients à l'aide du processus de facturation classique. Si les acomptes crédités sont supérieurs, le bénéficiaire est débité sur le règlement final.
Une fois qu'un règlement par acompte ou périodique est crédité au bénéficiaire, un enregistrement est créé dans le fichier des transactions de l'accord commercial dans 'Fichier transactions accord com. Ouvrir' (OIS435) avec le type de ligne de transaction 15 (Acompte et règlement) indiquant le montant crédité et la facture d'avoir créée.
Méthode d'acompte de l'accord commercial
La méthode d'acompte définie dans l'accord commercial contrôle si l'acompte est calculé à l'aide d'un pourcentage fixe, d'un pourcentage dynamique ou d'un montant fixe. La méthode d'acompte est spécifiée dans (OIS430/E). Ces méthodes sont également utilisées pour les règlements périodiques.
Les taux utilisés pour calculer le montant du crédit pour l'acompte sont soit en pourcentage, soit en fonction de l'unité de paiement définie dans (OIS430/F). Le pourcentage est utilisé lorsque l'unité de paiement est définie sur 01 à 05, et le montant est utilisé si l'unité de paiement est définie sur 10-13. Un montant fixe est utilisé si l'unité de paiement est définie sur 21.
Définition de la méthode d'acompte - pourcentage fixe
La méthode d'acompte à pourcentage fixe est calculée à l'aide d'un pourcentage ou d'un montant fixe. L'acompte ou le règlement périodique est calculé en multipliant le montant payé pour la période sélectionnée par le taux défini pour le bénéficiaire.
Le pourcentage ou le montant fixe par unité est défini par bénéficiaire dans (OIS431). Pour cela, activez l'option associée 11 dans (OIS430).
Ce tableau présente un exemple de périodes et de valeurs de paiement pour un bénéficiaire :
| Période | Montant à payer |
|---|---|
| 1 | 100 |
| 2 | 200 |
| 3 | 350 |
| 4 | 75 |
Le pourcentage fixe défini pour le bénéficiaire (OIS431) est de 3 % et l'acompte jusqu'à la période 2 compris.
Montant du paiement pour les périodes 1-2 = 300.
Acompte crédité (300 x 3 %) = 9.
Définition d'une méthode d'acompte - pourcentage dynamique
La méthode d'acompte par pourcentage dynamique est un acompte calculé sur le montant payé d'un bénéficiaire, inclus dans les périodes sélectionnées pour le règlement anticipé ou périodique. Le calcul est basé sur les ventes réelles (valeurs générées) pour la période sélectionnée.
Lorsque cette méthode est sélectionnée, le pourcentage est extrait d'un barème défini pour le bénéficiaire dans 'Tx échelonnés accord commercial. Ouvrir' (OIS432). Cette fonction est accessible à l'aide de l'option 12-'Bénéficiaires accord commercial. Ouvrir' dans (OIS431).
- Lorsque le taux échelonné défini dans (OIS430/F) est défini sur 0 - 'Meilleur taux d'accord commercial possible', le taux récupéré est déterminé en fonction de la dernière limite dépassée.
- Lorsque le taux échelonné défini dans (OIS430/F) est défini sur 1 - 'Taux accord commercial graduel' ou 2 - 'Taux graduel - fract trsc', le taux récupéré est basé sur une méthode graduée où des parties de la valeur de génération des périodes sélectionnées incluses dans l'acompte créé reçoivent différents taux d'accord commercial. La part de la valeur de génération qui se situe entre les deux limites, ou qui dépasse la dernière limite, se voit attribuer le taux d'accord commercial de la limite inférieure (ou de la dernière).
Dans cet exemple, l'unité de paiement dans (OIS430/F) est réglée sur '01' de sorte que le taux est un pourcentage, et les valeurs de taux échelonné (OIS432) de :
| Valeurs limite (valeurs générées prévisionnelles) | Taux |
|---|---|
| 200 | 3 % |
| 500 | 4 % |
| 700 | 5 % |
| 1 000 | 6 % |
Le tableau qui suit présente les périodes et les valeurs de paiement pour le bénéficiaire :
| Période | Montant à payer |
|---|---|
| 1 | 100 |
| 2 | 200 |
| 3 | 300 |
| 4 | 400 |
Exemple 1 : Le taux échelonné est défini sur 0 - 'Meilleur taux d'accord commercial possible'.
Lorsque la valeur générée cumulée pour la période est inférieure à 200, aucun taux n'est extrait. Une valeur générée cumulée pour la période 200-499 permet d'obtenir un taux de 3%, de 500-699 un taux de 4%, de 700-999 un taux de 5%, et 1000 ou plus un taux de 6%.
Il n'est pas nécessaire de passer explicitement la valeur limite. Si la valeur générée de l'acompte est à la limite, le taux à la limite est pris.
- Quel est le paiement si la valeur générée pour les périodes 1-2 de l'acompte créé est 500 ?
- Le taux récupéré pour la période est de 4%
- Le montant du paiement pour les périodes 1-2 est 300
- Le montant du paiement à l'acompte si la valeur de paiement est de 300 est 300 x 4 % = 12.
- Quel est le paiement si la valeur générée pour les périodes 1-2 de l'acompte créé est 750 ?
- Le taux récupéré pour la période est de 5%
- Le montant du paiement pour les périodes 1-2 est 300
- Le montant du paiement à l'acompte si la valeur de paiement est de 300 est 300 x 5 % = 15.
Exemple 2 : Valeur de 'Taux échelonné' = 1 -'Taux d'accord commercial graduel' ou 2-'Taux graduel - fract trsc'
Lorsque la valeur générée cumulée pour la période est inférieure ou égale à 200, aucun taux n'est récupéré. Une valeur générée cumulée pour la période 201-500 a un taux de 3 %, à partir de 501-700 récupère un taux supplémentaire de 4 %, mais uniquement pour la valeur 501-700, à partir de 701-1000 récupère un taux supplémentaire de 5 %, mais uniquement pour la valeur 701-1000, et une valeur supplémentaire de 6 % est récupérée pour une valeur supérieure à 1 000.
Pour que le taux graduel soit appliqué, la valeur générée cumulée de la période doit explicitement dépasser la valeur limite. Si la valeur générée tombe dans la limite, le taux inférieur est pris. Le pourcentage de paiement est arrondi à deux décimales, puis appliqué au montant à payer.
- Quel est le paiement si la valeur générée pour les périodes 1-2 de l'acompte créé est de 100 ?
- Le taux récupéré est de 0% car la valeur générée n'a pas dépassé la limite 200.
- Quel est le paiement si la valeur générée pour les périodes 1-2 de l'acompte créé est 750 ?
- La première valeur de 200 ne donne lieu à aucun paiement
- La valeur 201-500 donne un paiement de 3 %
- La valeur 501-700 donne un paiement de 4 %
- La valeur 701-750 donne un paiement de 5 %.
- Le taux de paiement récupéré serait pour les valeurs [(500-201) x 3%] + [(700-501) x 4%] + [(750-701) x 5%] / 750 = 2,6%
- Le montant du paiement pour l'acompte si la valeur de paiement est 300 est de 300 x 2,6 % = 7,8.
Définition de la méthode d'acompte - montant fixe
La méthode d'acompte à montant fixe est utilisée par les accords commerciaux à montant fixe. Les montants fixes sont saisis par période par bénéficiaire dans 'Planning pmt acc com/Bénéf. Ouvrir' (OIS449). Pour cela, activez l'option associée 19 dans (OIS431).
Dans (OIS449), un pourcentage est saisi par période. Le pourcentage réparti dans les périodes totalise 100. La réservation saisie sur (OIS431/E) est utilisée pour calculer le montant de réservation sur l'accord commercial cumulé. Si la validité du bénéficiaire est sur plusieurs années, le pourcentage est réparti sur ces années.
Le montant calculé pour chaque période est le montant crédité fixe proposé dès qu'un acompte ou règlement périodique est créé pour l'accord.
| Période | Montant à payer |
|---|---|
| 1 | 10 000 |
| 2 | 2.500 |
| 3 | 4.000 |
| 4 | 3.725 |
Un acompte ou règlement périodique est créé pour le contrat pour les périodes 1-3, le montant crédité suggéré pour l'acompte est (10 000+2 500+4 000) = 16 500.
Le 'contrôle des factures payées' ne doit pas être activé pour les contrats à montant fixe. Quelle que soit les factures qualifiées pour l'accord commercial à montant fixe, les montants fixes définis par période du bénéficiaire sont proposés lors de la génération du montant crédité du total des règlements.
Gérer et créer des acomptes et des règlements périodiques
Les acomptes peuvent être crédités pendant la validité du contrat. Les règlements périodiques peuvent également être crédités pendant la validité du contrat à une fréquence définie. Ils peuvent être crédités soit selon le pourcentage fixe du montant à payer d'abonnement de la période sélectionnée, le pourcentage dynamique basé sur la valeur de génération prévisionnelle correspondante, soit par le montant fixe. Les acomptes et les règlements périodiques sont calculés sur la base du montant à payer d'abonnement de l'accord commercial.
Les acomptes et règlements périodiques sont payés à l'aide de factures d'avoir qui sont transférées à la comptabilité clients à l'aide du processus de facturation classique.
Le règlement final de l'accord commercial est réduit du montant crédité aux acomptes et aux règlements périodiques.
Les acomptes et les règlements périodiques sont créés dans (OIS445). Vous pouvez y accéder à l'aide de l'option associée 15 dans (OIS430).
- la méthode d'acompte définie dans (OIS430) n'est pas 0-'Pas d'acompte'
- le statut de l'accord commercial est défini sur 40-'Actif' ou 70-'Susp'
- il n'existe aucun règlement final existant (option 90) pour l'année où l'acompte ou le règlement périodique est créé
- le paramètre 'Suspendre règl.' n'est pas sélectionné.
Les acomptes (option 10) ne sont pas autorisés quand un règlement périodique (option 20) a été créé pour l'accord commercial.
Gérer des acomptes
La proposition d'acompte est créée en sélectionnant l'option 10 dans (OIS445) et en spécifiant l'année de création de l'acompte. La saisie d'une période spécifique dans le champ 'Période fin' crée un acompte qui couvre la période du contrat à la période saisie.
Pour les acomptes utilisant cette option, la période de début est toujours la période de début du contrat.
Le tableau qui suit présente un exemple :
| Acomptes | Année | Période De | Période À |
|---|---|---|---|
| Option 10 | 2021 | 01 | 03 |
| 2021 | 01 | 06 |
Lorsque l'option 'Contrôle des factures payées' est activée pour l'accord commercial lors de la génération des acomptes dans (OIS445), seules les factures payées sont proposées dans le montant total crédité dans 'Mnt pmt suggéré acc. commercial. Ouvrir' (OIS446). Les factures en cours pour le règlement anticipé généré sont ensuite affichées dans le champ 'factures en cours - ds périodes choisies' de (OIS446).
Gestion des règlements périodiques
Pour créer des règlements périodiques, sélectionnez l'option 20 dans (OIS445). Le paramètre 'Paiement périodique' doit obligatoirement être activé dans (OIS430/F) pour utiliser l'option 20. La saisie de la période de fin n'est pas autorisée pour les règlements périodiques.
Les périodes couvertes pour les règlements périodiques dépendent de la 'Fréquence de règlement' définie dans (OIS430). Pour les règlements périodiques, les périodes successives sont basées sur la dernière période des paiements précédents.
Le tableau qui suit présente un exemple :
| Règlement périodique | Année | Période De | Période À |
|---|---|---|---|
| Option 20 | 2021 | 01 | 03 |
| 2021 | 04 | 06 |
Lorsque l'option 'Contrôle des factures payées' est activée pour l'accord commercial lors de la génération des règlements périodiques dans (OIS445), seules les factures payées sont proposées dans le montant de crédit total dans (OIS446).
-
'Montant acquis - périodes précédentes' - indique le montant acquis pour les périodes antérieures. Ces transactions constituent les factures non réglées des périodes précédentes mais des factures payées dans le cadre du règlement périodique actuellement généré.
Par exemple, un accord commercial a déjà réglé un règlement périodique pour la période 1-2. Lors de la génération d'un règlement périodique pour la période 3-4, les factures en cours de la période précédente payées au cours de la période en cours sont affichées dans ce champ.
- 'Factures en cours - périodes précédentes' - indique le montant total des factures en cours des périodes précédentes réglées.
- 'Factures en cours dans la période' - indique les factures en cours dans les périodes du règlement périodique généré actuel.
Règlements périodiques - redistribuer les différences
Le calcul de la redistribution est effectué lorsqu'il existe une différence entre le montant de réservation des transactions de l'accord commercial et le paiement de crédit calculé pour la période de règlement périodique sélectionnée. Cette fonction est uniquement disponible pour les règlements périodiques.
La redistribution des différences pour les règlements périodiques créées via l'option 20 dans (OIS445) est uniquement possible dans les cas suivants :
- 'règlement périodique' est activé dans (OIS430/F)
- le statut de l'accord commercial est 40-'Actif' ou 70-'Susp'.
- la méthode d'acompte définie dans l'accord commercial n'est pas 0 (Pas d'acompte).
- il n'existe aucun règlement existant (option 90) pour l'année où le règlement périodique est créé.
- l'option 'effectuer redistribution' est activée dans (OIS430/F).
Exemple :
Un règlement périodique est créé via l'option 20 pour une fréquence de 2 périodes par règlement.
Les valeurs suivantes sont définies pour l'accord commercial :
- La méthode d'acompte définie dans l'accord commercial est définie sur 2 (Pourcentage fixe). Les méthodes d'acompte à pourcentage fixe utilisent le taux défini pour le bénéficiaire (OIS431) pour calculer le montant de l'acompte crédité. Dans ce cas, le taux pour le bénéficiaire est 6,5.
- L'unité de paiement du contrat est définie sur 10 (Poids net). Puisque l'unité de paiement est définie sur 10, le taux de réservation est le montant.
- Le fichier des transactions d'accord commercial pour le bénéficiaire a les valeurs suivantes :Remarque
Le taux de réservation utilisé pour le calcul des abonnements est basé sur le taux échelonné spécifié dans (OIS430/F). Dans ce cas, un taux échelonné est défini sur 0 (Meilleur taux d'accord commercial possible) avec un taux normal obligatoire de 6,5.
Période Montant à payer Taux de réservation Montant de réservation 1 50 6,5 % 325 2 100 6,5 % 650 Total 150 975
Après la création du règlement périodique pour les périodes 1-2, un montant de crédit est calculé à partir du taux défini pour le bénéficiaire, puisque la méthode d'acompte est un pourcentage fixe (150 x 6,5) = 975. Il s'agit du montant à créditer pour la période sélectionnée.
Lorsque le montant crédité pour le règlement périodique est modifié, une redistribution a lieu. Dans ce cas, le montant actuel crédité de l'acompte 975 est modifié à 500.
Une redistribution des taux a également lieu s'il existe une différence de taux et de montant calculé entre les montants de réservation dans l'accord commercial, et le taux et le montant calculé dans le paiement.
Un nouveau taux est calculé pour le nouveau montant de crédit comme suit :
- Montant crédité/Montant à payer = 500/150
- taux ajusté après modification du montant crédité = 3,33.
Une fois le règlement périodique crédité au bénéficiaire, un enregistrement est créé dans le fichier des transactions de l'accord commercial (OIS435) avec le type de ligne de transaction 15-'Acompte et règlement' indiquant le montant crédité et la facture d'avoir créée. Un enregistrement supplémentaire est ensuite créé dans le fichier des transactions avec le type de ligne de transaction 19 (Redistribution selon le taux final).
Le tableau qui suit présente les enregistrements du fichier des transactions de l'accord commercial :
| Période | Montant à payer | Taux de réservation | Montant de réservation | Montant crédité | Type de ligne de transaction |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 50 | 6,5 | 325 | ||
| 3,33 | -158,50 | 19 | |||
| 2 | 100 | 6,5 | 650 | ||
| 3,33 | -317 | 19 | |||
| 500 | 15 |
Le nouveau montant de réservation enregistré correspond à l'ajustement découlant du calcul (montant à payer * taux de réservation ajusté).
Workflow
Les acomptes et les règlements périodiques doivent être activés en spécifiant la méthode d'acompte de l'accord commercial dans (OIS430/E).
- Démarrez (OIS445). Cette opération est accessible via l'option associée 15 (Paiements accord commercial. Ouvrir) dans (OIS430).
- Spécifiez si un acompte ou un règlement périodique est créé :
- Pour les acomptes créés via l'option 10, il est obligatoire de définir l'année et la période de fin.
- Pour les règlements périodiques qui sont créés via l'option 20, il n'est pas permis de définir la période de début. Les règlements périodiques peuvent être créés avec ou sans année saisie. La période de fin dépend de la fréquence de règlement définie dans (OIS430).Remarque
La création d'acomptes (option 10) n'est pas autorisée si un règlement périodique est créé pour l'accord commercial. Voir Gérer et créer des acomptes et des règlements périodiques.
- Après avoir indiqué l'option à utiliser pour créer des acomptes ou des règlements périodiques, sélectionnez Options - Créer. Vérifiez les informations dans (OIS445/E).
- Sélectionnez le champ 'Ctl fact payées' si vous souhaitez comparer les factures payées aux factures d'origine pour vous assurer qu'elles ont été complètement payées.
- Sélectionnez 'effectuer redistribution' si la redistribution des taux est calculée après la modification du montant de l'acompte proposé. Cette fonction est uniquement destinée aux règlements périodiques créés via l'option 20.
- Sélectionnez 'Suspendre règl.' si l'acompte ou le règlement périodique créé est en attente. Lancez les acomptes et les règlements périodiques en attente en sélectionnant l'option 22-'Libérer pour l'acompte ou le règlement périodique créé dans (OIS445).
Appuyez sur Entrée pour confirmer les informations et retourner à (OIS445/B). Un enregistrement d'acompte ou de règlement périodique avec statut 10 (Prêt pour la proposition) est créé.
- Sélectionnez l'option associée 20 (Cré proposit) pour créer une proposition d'acompte ou de règlement périodique pour la période sélectionnée. L'enregistrement d'acompte ou de règlement périodique est mis à jour avec le statut 30 (Proposition prête). Pour modifier la proposition, passez à l'étape 5, sinon passez à l'étape 8.
- Sélectionnez l'option associée 11 (Mnt pmt suggéré acc. commercial. Ouvrir) pour passer en revue l'acompte ou le règlement périodique créé dans 'Mnt pmt suggéré acc. commercial. Ouvrir' (OIS446).
- Le montant de crédit calculé pour le bénéficiaire peut être modifié. Sélectionnez le destinataire que vous souhaitez modifier. Sélectionnez l'option de modification pour accéder à (OIS446/E).
- Modifiez le montant du crédit calculé dans l'écran E. Appuyez sur Entrée pour revenir à l'écran (OIS446/B). Appuyez sur F3 (Fin) pour revenir à (OIS445).
- Sélectionnez l'enregistrement d'acompte ou de règlement périodique, puis sélectionnez l'option 35 (Cré acp/rég/prp) pour envoyer les acomptes ou les règlements périodiques via la saisie de commandes par lot et créer des factures d'avoirs pour les acomptes ou les règlements périodiques. L'enregistrement est mis à jour avec le statut 90 (Traitement terminé).
- Un enregistrement dans le fichier de transactions d'accord commercial dans 'Fichier transactions accord com. Ouvrir' (OIS435) est créé avec le type de ligne de transaction 15 (Acompte et règlement) indiquant le montant crédité et la facture de l'avoir. Un enregistrement supplémentaire est créé dans le fichier de transactions avec le type de ligne de transaction 19 (Redistribution selon le taux final) pour la redistribution du règlement périodique pour le taux.
- Un document est ensuite imprimé pour l'acompte ou le règlement périodique (OIS447PF).
Configuration
Le paramétrage suivant concerne les paiements d'acompte ou de règlements périodiques :
- Méthode d'acompte dans (OIS430/E).
- Statut de l'accord commercial dans (OIS430/E) - applicable aux statuts 40 et 70 pour les accords.
- Taux de réservation par bénéficiaire (OIS431) pour les accords commerciaux avec une méthode d'acompte à pourcentage fixe définie.
- Taux échelonnés par bénéficiaire (OIS432) pour les accords commerciaux avec une méthode d'acompte de pourcentage dynamique définie.
- Planning de paiement par bénéficiaire (OIS449) pour les accords commerciaux avec une méthode d'acompte de montant fixe définie.
- Par règlement activé pour les accords commerciaux (OIS430/F) pour les règlements périodiques créés via l'option 20.
- 'Effectuer la redistribution' activé pour les accords commerciaux (OIS430/F) si la redistribution des taux sera calculée après avoir modifié le montant du crédit proposé, ou s'il existe une différence de taux entre le montant de réservation calculé et le montant du crédit calculé pour l'accord commercial.