Traitement des états

Ce processus permet de créer et d'exécuter des rapports sur les valeurs budgétées et statistiques dans Structure données.

Les rapports peuvent être définis pour des exécutions spécifiques ou de routine. Toutes les définitions de rapport sont enregistrées avec des noms différents, afin qu'il soit possible de les réutiliser.

Avant de commencer

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Saisie d'un état

    La création de rapports dans le programme Etat budget/stats ventes. Ouvrir (OSS412) nécessite de saisir les informations de base pour les états, le contrôle des documents, la spécification des en-têtes et pieds de page et la sélection du support d'affichage.

    • Informations de base

      Les informations de base sont saisies dans l'écran Etat budget/stats ventes. Ouvrir (OSS412/E). L'élément le plus important pour l'état est d'extraire les informations de la bonne structure de données. La structure de données régule les niveaux d'état possibles et les champs de cumul disponibles pour l'affichage ou l'utilisation dans les calculs. Reportez-vous à la section Voir également pour consulter les documents associés.

      Des niveaux de validation sont saisis pour chaque structure de données afin de spécifier les niveaux auxquels les informations du champ clé de la structure de données sont affichées dans l'état. Le niveau est ensuite proposé par défaut à l'écran ou sur un support différent, mais il peut être modifié.

      Le dépôt utilisé pour extraire les valeurs dans les colonnes 2 et 3 peut être spécifié s'il n'est pas inclus dans la définition clé de la structure de données (comme décrit ci-dessous).

    • Contrôle de documents

      Le contrôle de documents pour les impressions est spécifié dans l'écran Etat budget/stats ventes. Ouvrir (OSS412/F). Le format de papier, la densité de caractères, etc. peuvent être adaptés aux besoins de l'état.

      Chaque état peut avoir jusqu'à 99 colonnes. Lorsqu'elles sont affichées à l'écran, toutes les colonnes peuvent être visibles à l'aide de l'ascenseur horizontal. La relation entre la définition des colonnes et la densité de caractères de l'état est donc un point important à prendre en compte.

    • En-têtes et pieds de page

      Les en-têtes et pieds de page sont définis dans l'écran Etat budget/stats ventes. Ouvrir (OSS412/G). Il existe trois lignes pour les en-têtes et deux pour les pieds de page, et chaque ligne peut contenir à la fois du texte et des titres paramétrables.

      Les titres disponibles sont les suivants :

      • ID de l'état
      • Nom de l'état (long ou court)
      • Texte de l'état
      • Numéro page
      • ID utilisateur
      • Date actuelle
      • Heure
      • Numéro de division
      • Nom de la division
      • Société
      • Nom de la société
      • Numéro de la période
      • Nom de la période
      • ID saut de page 1
      • ID saut de page 1, description
      • ID saut de page 2
      • ID saut de page 2, description
      • ID saut de page 3
      • ID saut de page 3, description
      • ID saut de page 4
      • ID saut de page 4, description
      • ID saut de page 5
      • ID saut de page 5, description

      Les en-têtes et pieds de page sont utilisés uniquement pour les impressions, il n'est pas nécessaire de les définir pour l'affichage à l'écran.

    • Sélection du support

      Le support de l'état est sélectionné dans l'écran Etat budget/stats ventes. Ouvrir (OSS412/H). Les états créés pour impression peuvent également être enregistrés sous forme de documents dans DW/400 (si AS/400 est utilisé comme serveur d'application) et envoyés directement à tout utilisateur spécifique, ou à plusieurs utilisateurs via une liste de distribution.

      Les états peuvent également être transférés dans des fichiers PC pour en récupérer les données. La méthode de transfert et le nom de fichier doivent être spécifiés. Un fichier PC est ensuite créé automatiquement à chaque impression de l'état.

  2. Saisie des clés de l'état

    Les clés de l'état sont saisies dans Etat Stats Ventes. Sélectionner champs clés (OSS410), accessible depuis Etat budget/stats ventes. Ouvrir (OSS412) en utilisant l'option 11 = Clés.

    Une clé d'état définit les niveaux de stock possibles pour l'état, en fonction de la structure de données sélectionnée. Les titres des colonnes, la largeur des colonnes et la longueur de la description de la clé peuvent être définis pour chaque état. Un titre de colonne par défaut peut être extrait depuis la structure de données.

    Par exemple, si le code article UCITNO est un champ clé et si la division utilise des codes article plus courts que les codes standard (15 caractères), il est possible de réduire la largeur de la colonne pour gagner de l'espace dans l'état.

  3. Saisie de la clé d'état de sélection

    Les clés d'état sont sélectionnés dans Etat Stats Ventes. Saisir Valeurs Clé (OSS413), accessible depuis Etat Stats Ventes. Sélectionner champs clés (OSS410) en utilisant l'option 11 = Sélection. Un nombre illimité de plages de sélection peut être défini pour chaque clé d'état. Si aucune sélection n'est effectuée, les valeurs clés dans l'état sont affichées.

    Des sélections peuvent être effectuées pour différents ID (groupe de produits, code article, service, groupe de clients, client). La sélection peut également être définie pour la structure de données sélectionnée pour l'état.

  4. Saisie des colonnes d'un état

    Les colonnes d'un état sont saisies dans Etat Stats Ventes. Sélectionner champs clés (OSS411), accessible depuis Etat budget/stats ventes. Ouvrir (OSS412) en utilisant l'option 12=Colonnes. Chaque colonne est définie en tant que type, comme illustré ci-dessous.

    Type Description
    1

    Valeur du champ de cumul dans la structure de données sélectionnée pour l'état. Permet d'extraire les informations sur la valeur budgétée ou le résultat, en fonction du Type de transaction - Statistiques sélectionné pour la colonne.

    2 Valeur d'un autre fichier. Permet d'afficher des informations liées aux clés de l'état mais non enregistrées dans la structure de données, comme le taux de service souhaité pour un article à un dépôt spécifique. Notez que les valeurs sont uniquement saisies dans la colonne pour les niveaux dans les rapports contenant l'ID de clé.
    3 Code du fichier de données de base. Permet d'afficher un code à partir de l'une des clés de la structure de données (par exemple, des champs paramétrables à partir du fichier des articles ou des clients). Notez que les valeurs sont uniquement saisies dans la colonne pour les niveaux dans les rapports contenant l'ID de clé.
    4 Colonne de calcul. Permet d'effectuer des calculs à partir de valeurs contenues dans d'autres colonnes, comme la différence entre les valeurs budgétées et le résultat (valeurs réelles).
    5 Champ depuis un tableur. Permet d'extraire ou de calculer des données qui ne sont pas directement disponibles dans le générateur d'état. Un programme personnalisé est référencé pour effectuer le calcul, mais cela nécessite qu'une liste de paramètres soit passée conformément aux standards. Voir le programme de modèles OSSMTPL.
    6 Colonne de texte. Permet d'afficher tout texte saisi. L'affichage de ce texte peut être configuré en fonction de la valeur contenue dans une autre colonne, par exemple un message d'avertissement affiché uniquement lorsque le ratio de la marge sur coûts variables est inférieur à un pourcentage spécifié.

    Les noms de champ sont spécifiés pour les types de colonne 1, 2 et 3 afin de contrôler les champs de cumul affichés. Ils peuvent être sélectionnés dans la liste des champs, qui contient les champs possibles pour chaque type de colonne.

    Le type de colonne 1 contient des valeurs affectées. Pour identifier la sélection des données pour cette colonne, les informations suivantes doivent être saisies :

    • Type de transaction, par exemple budget ou statistiques de vente. Voir la fonction de support Structures de données.
    • Version de budget, si le budget est sélectionné comme le type de transaction ci-dessus.
    • Numéro et année de la période de début.
    • Numéro et année de la période de fin.

    Des périodes relatives peuvent être spécifiées, ce qui permet d'utiliser l'état au fil du temps sans modifier les définitions de colonne. Les périodes source et cible sont ensuite calculées pour chaque colonne en fonction de la définition de colonne et du numéro de période spécifié pour la période de l'état lorsque celui-ci est exécuté.

    Le tableau ci-dessous représente un exemple d'une définition de périodes relatives et le résultat lorsque l'état est exécuté.

    Période de début Année de fin Période de fin Année de fin Résultat 9608 Résultat 9611
    Cette période cette année = = = = 9608-9608 9611-9611
    Jusqu'à cette année 01 = = = 9601-9608 9601-9611
    Cette période l'année dernière = -1 = -1 9508-9508 9511-9511
    Jusqu'à l'année dernière 01 -1 = -1 9501-9508 9501-9511
    Total année dernière 01 -1 12 -1 9501-9612 9501-9512
    1er trimestre cette année 01 = 03 = 9601-9603 9601-9603

    Contenu colonne

    Les en-têtes de colonnes, la largeur des colonnes et le nombre de décimales sont définis pour chaque colonne dans l'écran Etat stats ventes. Définir colonnes (OSS411/F). Le champ d'en-tête de chaque colonne est utilisé pour l'affichage à l'écran. Pour le champ d'impression, les en-têtes de colonne 1, 2 et 3 sont utilisés.

    Des textes paramétrables et des en-têtes peuvent être utilisés pour tous les en-têtes de colonnes. Voici des exemples d'en-têtes de colonnes :

    • Numéro période de début pour les colonnes, AAPP
    • Numéro période de début, description
    • Numéro période de fin pour les colonnes, AAPP
    • Numéro période de fin, description

    L'ordre de calcul peut être indiqué pour les types de colonne 4 et 6 (colonnes de calcul). Cet ordre est important lorsque l'ordre de calcul n'est pas le même que l'ordre d'affichage (ordre croissant des numéros de colonne, de gauche à droite).

    Si une colonne est utilisée uniquement pour les calculs, l'affichage peut être supprimé. L'utilisateur peut indiquer des totaux par niveau de rupture dans l'état. Par ailleurs, toutes les colonnes peuvent être modifiées des façons suivantes :

    • Code de modification
    • Séparateur des milliers
    • Emplacement du signe moins
    • Inversement du signe (positif à négatif et vice-versa)
    • Affichage des valeurs en dizaines, milliers, etc.
    • Séparateurs de colonne

  5. Exécution de l'état

    Tout état défini peut être produit de l'une des façons suivantes :

Résultat

Il est possible de générer pendant ce processus des rapports contenant des informations de gestion opérationnelle, tactique et stratégique personnalisées en fonction des besoins des utilisateurs. Cela comprend les opérations suivantes :

  • Objectifs budgétaires
  • Statistiques de ventes
  • Analyses de rentabilité
  • Ecarts de budget
  • Evaluations du taux de service
  • Analyses des délais
  • Analyses des erreurs
  • Remplacements et ventes manquées
  • Prévisions mathématiques
  • Analyses des tendances

Vous pouvez générer ces rapports avec les outils de reporting de M3 ou un programme sur PC. Les Champ de cumul définis pour chaque structure de données définissent les informations affichés dans ces rapports.

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