Structures de données

Cette fonction auxiliaire est utilisée lors de la création des Structure données, qui sont des sites de stockage des informations sur le budget et les statistiques. Les ensembles de données sont définis avec des champs clés et des champs accumulateurs utilisés à des fins de génération de rapports. Les structures de données fournissent un cadre pour la budgétisation et le rapport d'activités dans le système.

Avant de commencer

Cette fonction auxiliaire peut être utilisée lorsque les conditions préalables suivantes sont réunies :

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Création d'une structure de données

    Les étapes suivantes doivent être effectuées pour définir et créer une structure de données.

    • Saisissez les informations de base de la structure de données dans 'Structure de données. Ouvrir' (OSS401).

      Les informations de base de la structure de données incluent une description générale, les champs qui déterminent les informations qui y sont mises à jour, et l'intervalle de date pour ces informations. Un type de période, par exemple hebdomadaire ou mensuelle, doit être spécifié pour contrôler l'affectation des informations.

      Lorsque les prévisions de vente sont calculées à l'aide de la structure de données, les informations telles que la courbe de saisonnalité, la méthode de prévision et la version de budget pour les prévisions de départ doivent également être spécifiées. Voir Prévisions de vente.

    • Saisissez les champs clés de la structure de données dans 'Structure de données. Ouvrir' (OSS401).

      Les structures de données sont utilisées pour stocker des informations importantes à différents niveaux, afin de répondre aux besoins de statistiques et d'états rapidement. Les champs clés sont saisis et triés pour cumuler ces informations au niveau correct pour les besoins de génération d'état. Le numéro de client et le code article sont des exemples de champs clés.

      Jusqu'à six champs clés peuvent être combinés dans une structure de données, et chaque niveau peut faire l'objet d'un état séparé. Par exemple, la même structure de données peut être utilisée pour cumuler des statistiques pour le groupe de clients et le client. Les données sur les clients seront triées à un niveau inférieur à celui des groupes, sauf si vous en avez décidé autrement.

      De nombreux champs clés peuvent être utilisés, bien que la plupart des données soient extraites des fichiers de données de base, comme le fichier des articles. Ces données sont cumulées dans la structure de données et ne sont pas stockées dans les statistiques détaillées. Ces données sont donc toujours disponibles dans leur forme brute lorsque la structure de données est recréée.

      Pour que la structure de données fonctionne aussi vite que possible, les valeurs peuvent être cumulées sur plusieurs niveaux au sein de la structure de données. Les valeurs cumulées raccourcissent les temps de réponse mais nécessitent des capacités plus importantes au cours des mises à jour. Le cumul se fait donc par défaut dans M3 pour les éléments suivants :

      • Tous les clients sont totalisés un niveau au-dessus des numéros de client.
      • Tous les articles sont totalisés un niveau au-dessus des codes article.

      Chaque champ clé peut se voir assigner un en-tête de colonne paramétrable, à utiliser lors de la création de fichiers pour OS/400. Des en-têtes sont également utilisés par défaut dans tous les états du générateur d'états. Voir Traitement des états.

    • Saisissez les champs de cumul de la structure de données dans 'Struct données. Connecter champs cumul' (OSS402).

      Les champs de cumul contrôlent les données mises à jour dans la structure de données. De nombreux éléments de données différents peuvent être sélectionnés, tels que les quantités facturées, le total des factures, la valeur des coûts, etc.

      La sélection des champs de cumul à inclure dans une structure de données a pour avantage de permettre d'exclure les informations peu importantes afin d'économiser de l'espace disque. Il est possible d'entrer dans la même structure de données autant de champs de cumul avec un champ clé commun que nécessaire. Cela réduit le nombre de structures de données et accroît les combinaisons possibles pour différents rapports.

      Pour les structures de données contenant des prévisions de vente, chaque champ de cumul peut être spécifié comme devant être inclus dans le calcul des prévisions. Voir Prévisions de vente.

      Des en-têtes de colonnes paramétrables peuvent être assignés à chaque champ de cumul, en prévision de la création des fichiers OS/400 pour la structure de données. Les en-têtes de colonnes sont également utilisés comme en-têtes par défaut dans tous les états du générateur d'états. Voir Traitement des états.

    • Saisissez les types de transaction de la structure de données dans 'Struct données. Connecter types trans SD' (OSS406).

      Les Type de transaction - Statistiques qui sont inclus et régulent chaque structure de données doivent être spécifiés. Les types de transaction suivants peuvent être utilisés :

      • 30 = Statistiques livrées non facturées - commandes de vente
      • 31 = Statistiques saisie commande – commandes de vente
      • 32 = Statistiques de vente – commandes de vente
      • 33 = Budget de ventes – commandes de vente
      • 34 = Prévisions de ventes – commandes de vente
      • 35 = Ventes manquées - commandes de vente
      • 39 = Prévisions de base calculées
      • 70 = Statistiques livrées non facturées - commandes d'intervention
      • 72 = Statistiques de vente - commandes d'intervention
      • 73 = Statistiques de vente - ordres de maintenance
      • 81 = Statistiques commandes reçues - ordres de projet
      • 82 = Statistiques - ordres de projet
    • Terminez la sélection des champs de la structure de données dans 'Struct données. Connecter champs sélect' (OSS403).

      Les données statistiques contenues dans une structure de données peuvent être limitées par une sélection dans Struct données. Connecter champs sélect (OSS403). Par exemple, une sélection peut être effectuée si une structure de données doit uniquement être utilisée pour des évaluations de taux de service, où il n'est pas souhaitable d'inclure le type de commande pour les commandes internes.

  2. Activation d'une structure de données

    Lorsqu'une structure de données est activée, il est créé un fichier contenant les données de cette structure de données et un programme API de traitement des entrées et des mises à jour du fichier. Le programme et le fichier reçoivent le même nom, suivant la syntaxe Occcnnn.

    ccc représente le numéro de la division et nnn un numéro de séquence attribué automatiquement. Lorsque la structure de données est modifiée ou réactivée, M3 utilise automatiquement le même nom dans la mesure du possible.

    Les noms de fichier des structures de données actives sont affichés dans le champ Fichier dans Structure de données. Ouvrir (OSS401/E). Les noms de fichier sont nécessaires si les données sont utilisées dans des routines externes, comme les connexions ou requêtes ODBC.

    Le statut de la structure de données passe de 10 (préliminaire) à 20 (active) lorsque la structure de données est activée.

  3. Création de données dans une structure de données

    Les données sont cumulées dans une structure de données comme suit, en fonction du type de transaction :

    • Automatiquement
    • Lors de la recréation
    • Par saisie manuelle
    • Avec des routines de calcul

    Les types de transaction suivants mettent à jour les structures de données actives automatiquement et peuvent également être recréés :

    • 30 = Statistiques livrées non facturées - commandes de vente
    • 31 = Statistiques saisie commande – commandes de vente
    • 32 = Statistiques de vente – commandes de vente
    • 70 = Statistiques livrées non facturées - commandes d'intervention
    • 72 = Statistiques de vente - commandes d'intervention
    • 73 = Statistiques de vente - ordres de maintenance
    • 81 = Statistiques commandes reçues - ordres de projet
    • 82 = Statistiques de vente - ordres de projet

    Les types de transaction 33 (Commande de vente budget de ventes) et 35 (commande de ventes - ventes manquées) mettent à jour les structures de données actives via la saisie manuelle. Les valeurs budgétaires peuvent être créées de diverses autres façons. Voir Budgétisation des ventes.

    Le type de transaction 34 (prévisions de vente) met à jour les structures de données actives en calculant d'autres données. Voir Prévisions de vente.

  4. Désactivation d'une structure de données

    Avant de modifier la définition d'une structure de données en cours, il est nécessaire de désactiver cette structure de données dans Structure de données. Ouvrir (OSS401). Toutes les données d'une structure de données sont supprimées lors de sa désactivation. La structure de données peut alors être ouverte pour saisir les changements nécessaires et recréer les mêmes données.

    Seules les transactions répertoriées ci-dessous peuvent être recréées de cette manière.

    Les types de transaction 33 (Commande de vente de budget de vente) et 35 (Commande de vente ventes manquées) peuvent être uniquement enregistrées dans une nouvelle structure de données dans laquelle ils sont copiés. Le type de transaction 34 (Prévisions de vente) peut être recréé ou copié. Voir la procédure Création d'une prévision de vente.

    Les fichiers de données des structures de données réactivées peuvent se voir affecter de nouveaux noms. Cela n'a aucun effet sur le générateur d'états de M3, mais les routines externes utilisant les fichiers de la structure de données doivent être redéfinies comme décrit plus haut dans l'activité Activation d'une structure de données.

    Le statut de la structure de données passe de 20 (actif) à 10 (préliminaire) lorsque la structure de données est désactivée.

Description

Le tableau ci-dessous donne un exemple de la structure d'une structure de données.

Type Champ Nom Prévision
Clé UCCUCL Groupe de clients
Clé UCCUNO Code client
Clé UCITGR Groupe d'articles
Cumul UCIVQT Quantité facturée en U/M de base
Cumul UCSAAM Montant facturé - devise locale Oui
Cumul UCUCOS Coût des marchandises vendues Oui
Cumul UCFULL Nombre de livraisons avec date et quantité correctes
Cumul UCTDEL Nombre de livraisons

Cette structure de données peut être utilisée pour obtenir un budget et des statistiques pour les groupes d'articles par client, avec les totaux pour chaque client et groupe de clients.

Les champs de cumul contiennent les informations nécessaires pour calculer le chiffre d'affaires, la marge sur coûts variables et son ratio, ainsi que le taux de service pour tous les niveaux clés dans la structure de données.

Le montant facturé et le coût des biens vendus peuvent aussi faire l'objet d'une prévision afin d'estimer les profits/pertes pour une période spécifique, par exemple à la fin de l'année.

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