Création d'un ordre d'achat dans le flux de commande de vente

Ce document explique le processus d'achat sur commande, c'est-à-dire comment créer un ordre d'achat dans le flux de commande de vente sans interrompre la saisie de commande de vente normale. Il explique également comment surveiller les modifications apportées à la commande de vente ou à l'ordre d'achat, et comment lancer des ordres d'achat planifiés lors du processus de saisie d'une commande.

Vous pouvez utiliser la fonction d'achat sur commande lorsque le client souhaite acheter un article qui n'est habituellement pas en stock et qui doit donc être acheté auprès d'un autre fournisseur.

Résultat

Un ordre d'achat est créé lors d'une saisie de commande de vente. Les marchandises commandées sont distribuées au client soit depuis votre stock, soit directement depuis le fournisseur. Lorsque des marchandises sont livrées et enregistrées dans M3, une facture est créée et envoyée au client.

Avant de commencer

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Saisie d'une commande de vente avec un ordre d'achat

    Lorsque vous recevez une commande pour un article que vous ne gardez habituellement pas en stock, traitez-la comme une commande de vente standard et saisissez toutes les informations nécessaires dans l'en-tête de commande dans Commande de vente. Ouvrir (OIS100). Dans Commande de vente. Ouvrir ligne (OIS101/B), qui démarre depuis (OIS100), sélectionnez l'article à acheter dans votre fichier des articles.

    Lors de la saisie d'articles à acheter sur la ligne de commande, les paramètres prédéfinis proposeront deux options :

    • CDV. Acquérir un article de vente (OIS145/F) démarre automatiquement pour vous permettre d'ajouter ou modifier des informations sur l'article. Lorsque vous quittez (OIS145) en appuyant sur F17 = Mettre à jour, vous retournez aux lignes de commande où vous pouvez saisir de nouveaux articles, le cas échéant. Un ordre d'achat est automatiquement créé lorsque vous quittez (OIS101/B).

      Vous pouvez ajouter la ligne de commande à un ordre d'achat déjà existant. Pour ce faire, vous devez spécifier le numéro d’ordre d’achat existant dans (OIS145). La ligne de commande est ensuite automatiquement ajoutée à cet ordre d’achat à l’aide de la saisie par lot d’ordres d’achat.

    • Un ordre d'achat est créé directement sans démarrer (OIS145/F). Un message du système vous informe qu'un ordre d'achat est automatiquement créé.

  2. Gestion des factures d'acompte

    Lorsque le client doit payer les marchandises à l'avance (partiellement ou totalement), une facture d'acompte peut être créée dans Commande de vente. Facturer acompte (OIS105), lancé depuis (OIS100).

  3. Lancement d'ordres d'achat planifiés

    Un ordre d'achat planifié créé est ensuite lancé dans Ordre achat planifié. Ouvrir (PPS170), et un ordre d'achat est créé. Ce lancement peut être effectuée manuellement ou automatiquement.

    Vous pouvez maintenant lancer manuellement un ordre d'achat planifié en sélectionnant l'option 21 = Lancer dans Commande de vente. Ouvrir (OIS100/B).

  4. Supervision des modifications apportées aux commandes de vente/ordres d'achat

    Lors du traitement d'une commande de vente et d'un ordre d'achat, vous pouvez apporter des modifications aux quantités, dates de livraison et/ou prix, par exemple. Vous pouvez suivre la commande de vente et l'ordre d'achat et effectuer les modifications nécessaires.

    Vous pouvez suivre les commandes de vente dans Commande de vente. Ouvrir boîte à outils (OIS300) et CDV. Ouvrir boîte à outils ligne (OIS301), et les ordres d'achat dans Ordre d'achat. Afficher lignes (PPS220).

  5. Notification des modifications au client

    Il est important d'informer le client si la livraison de la commande est retardée ou si le prix a changé. La méthode la plus courante consiste à l'en informer directement par téléphone ou fax, mais vous pouvez choisir d'envoyer un courrier à l'aide de Commande de vente. Imprimer modifications durée de livraison (OIS610) en cas de retard de livraison.

  6. Distribution et facturation

    Lorsqu'un article est obtenu, les marchandises sont distribuées au client et la commande de vente est facturée. Notez qu'une facture d'ordre d'achat peut être reçue et approuvée avant ou après la livraison et la facturation de la commande de vente.

    Pour plus d'informations sur la méthode de gestion d'ordres d'achat planifiés et standard, voir la documentation relative au traitement de l'approvisionnement.

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