Gestion des remises et des commissions

Résultat

Un contrat de remise/commission est créé. Un ou plusieurs acomptes et un règlement final sont calculés et réalisés pour le ou les bénéficiaires.

Les acomptes et les règlements finals de contrats R/C créent automatiquement des factures via la saisie de commande par lot M3. Ces factures peuvent correspondre à des crédits ou des débits, ou être nulles. Le règlement de la remise ou de la commission peut intervenir après la fin du contrat ou être avancé à une date antérieure à la fin du contrat.

Avant de commencer

• L'activation de remise/commission s'effectue dans Paramètres – Remise/commission (CRS724).
• Spécifiez la source 5 (Crédit pour remise/commission) issue de (OIS415) dans le programme Paramètres – Commandes par lot (OIS278/E).
• Pour les clients compris dans un contrat remises/commissions, vous devez activer la remise/commission dans Client. Ouvrir (CRS610/H).
• Les articles qui peuvent influer sur la remise/commission d'un bénéficiaire sont définis comme générateurs ou sources de paiement dans Article. Ouvrir (MMS001/H).
• Les types de commande de vente utilisés lors de la saisie d'une commande sont définis comme étant sources de paiement ou générateurs pour la remise/commission dans 'Type de CDV. Ouvrir' (OIS010/I).
• Des comptes de réservation pour le bilan et le compte de résultat sont définis pour la remise/commission. Voir Règle comptable. Définir (CRS395) pour l'événement comptable OI20, types comptables 181-184.
• Si le contrat R/C est traité dans une devise autre que la devise locale, des comptes doivent être spécifiés pour l'ajustement de la monnaie. Voir Règle comptable. Définir (CRS395) pour l'événement comptable OI20, types comptables 301-302.
• Des contrats R/C sont créés (il y a donc des contrats dont le statut est 20 ou 30). Le contrat doit contenir des clients, des articles et des bénéficiaires. Voir Contrat remise/commission. Ouvrir (OIS412). Pour avoir un impact sur un contrat R/C, la date de facturation sur la commande de vente doit être comprise dans la période de validité du contrat.
• Les types de commande de vente (CDV) à utiliser pour créditer des acomptes et des règlements finals sont saisis dans la table de types de CDV dans Type de CDV. Ouvrir (OIS010). Pour les remises et commissions, il est possible d'utiliser des types de CDV distincts ou un type de CDV commun. La catégorie de commande de vente 9 (acompte et règlements finals) doit être affectée à ces types de CDV. Ces types de CDV sont ensuite spécifiés dans le programme Paramètres – Remise/commission (CRS724).
• Les codes article à utiliser comme lignes de commande lors de l'inscription au crédit et du règlement sont saisis dans Article. Ouvrir (MMS001). Vous devez utiliser deux codes article différents pour la remise et la commission. Ces codes sont ensuite saisis dans le programme Paramètres – Remise/commission (CRS724).

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Saisie du contrat de remise/commission

   Les mêmes routines M3 sont utilisées pour les remises et les commissions, c'est pourquoi elles sont gérées dans les mêmes programmes. Cependant, il est possible de séparer les remises/commissions du point de vue des contrats, des articles, des statistiques et des réservations internes dans la comptabilité générale.

   Des contrats R/C peuvent s'appliquer à un établissement ou à une société entière. Si aucun établissement n'est précisé lors de la saisie d'un contrat, ce contrat s'applique à tous les établissements d'une société.

   Il existe différents types de contrats de remise/commission. Les types 1 à 8 correspondent à des contrats de commission, et le type 9 correspond à des contrats de remise.

   Les contrats de remise/commission sont saisis dans le programme Contrat remise/commission. Ouvrir (OIS412). L'utilisateur définit les clients et les articles associés au contrat. Des circuits commerciaux peuvent être définis comme clients. Lors de la facturation, une remise/commission est affectée si le client qui passe commande et l'article commandé sont tous deux couverts par le contrat. En cas d'utilisation d'un circuit commercial, le programme vérifie si le client fait partie d'un circuit disposant d'un contrat R/C valide.

   Les bénéficiaires des R/C sont récupérés lors de la saisie des commandes à partir des programmes suivants et dans l'ordre suivant :

   1	CDV. Connecter bénéficiaire R/C (OIS400). Le bénéficiaire est saisi manuellement via l'option 19=Bénéficiaire R/C ou l'option 9 dans la séquence d'écrans dans Commande de vente. Ouvrir (OIS100). Les bénéficiaires saisis manuellement lors de la saisie d'une commande ont la priorité la plus haute.
   2	Contrat de remise/commission. Ouvrir (OIS412)
   3	Table clients rem/com. Connecter client (OIS408)
   4	Table clients R/C. Ouvrir (OIS407)
   5	Le code client provient de la commande de vente en cas d'utilisation du type de contrat 9=Contrat remise.

   Lors de la facturation, la valeur générée et le montant payé liés au contrat R/C sont affectés. Plusieurs bénéficiaires de remise/commission peuvent être définis pour chaque contrat R/C, mais une ligne de commande n'affecte qu'un bénéficiaire par contrat R/C.

   • Saisie de la devise

     Un contrat R/C prend en charge plusieurs devises. Indépendamment de la devise, toutes les ventes sont converties dans la devise du contrat. Les acomptes et les règlements sont également basés sur la devise du contrat.

   • Saisie de réservations

     Un pourcentage affecté aux réservations est saisi pour chaque contrat R/C et utilisé lorsque le bénéficiaire est mis à jour avec le montant payé provenant d'une ligne de commande. Le montant de cette provision est enregistré dans le bilan et le compte de résultat de la comptabilité générale lors de la facturation.

     Les réservations permettent un suivi régulier de la dette cumulée et des coûts de remise/commission. Lors du calcul des acomptes et des règlements finals, les provisions sont ajustées en fonction des montants réels avancés ou réglés. Les réservations sont saisies dans Contrat remise/commission. Saisir réservations (OIS414).

   • Saisie du pourcentage de R/C

     Les pourcentages à utiliser pour le calcul d'une remise/commission peuvent être saisis dans une échelle croissante, en fonction de la valeur générée atteinte.

     Exemple :

     Poids net de la valeur générée	Pourcentage
     1000	3
     2000	5

     Supposons que lors de la facturation de lignes de commande de vente, le poids net soit compris entre 1 000 et 1 999 pendant la durée de validité du contrat (annuel). Le bénéficiaire est habilité à toucher 3 % du montant payé total. Un poids net égal ou supérieur à 2 000 donne droit à une remise de 5 %. Si le poids net descend au-dessous de 1 000 au cours de la période, aucune remise n'est accordée.

2. Surveillance des contrats R/C

   La figure suivante illustre la manière dont une facture met à jour un contrat R/C.

   

   Les nombres utilisés pour le calcul d'une remise/commission sont générés lorsqu'une ligne de commande facturée coïncide avec un ou plusieurs contrats R/C actifs. La date de facturation doit être comprise dans la durée de validité du contrat. Les lignes de commande de vente mettent à jour le montant payé du bénéficiaire et/ou sa valeur générée. Le programme Paramètres – Facturation des CDV (CRS722) permet de définir le moment où la remise/commission est mise à jour.

   Une ligne de commande de vente facturée peut affecter plusieurs contrats R/C, mais n'affecte qu'un seul bénéficiaire par contrat R/C.

   La validation des clients par rapport au contrat R/C s'effectue comme suit :

   • Le contrat R/C doit être saisi pour le client dans Client. Ouvrir (CRS610).
   • Le code client doit figurer dans la grille de clients du contrat R/C dans Table clients rem/com. Connecter client (OIS408).
   • Le code client doit faire partie d'un circuit commercial saisi dans le contrat R/C dans Circuit commercial. Connecter Client (OIS039).

   La validation des articles par rapport au contrat R/C s'effectue comme suit :

   • Le code article de la ligne de commande doit être source de paiement ou générateur.
   • Le code article doit figurer dans la grille d'articles du contrat R/C dans Grille article R/C. Connecter article (OIS406).
   • Si deux grilles d'articles sont spécifiées pour le contrat R/C dans Contrat remise/commission. Ouvrir (OIS412), le code article doit figurer dans les deux grilles.

   Les lignes de commande de vente qui affectent les montants payés d'un ou de plusieurs contrats R/C sont continuellement provisionnées dans la comptabilité générale. La provision est calculée à l'aide du pourcentage spécifié pour le bénéficiaire et du montant à payer de la commande de vente. Les réservations sont enregistrées lorsque d'autres factures sont enregistrées.

3. Gestion des acomptes

   Il est possible de baser le calcul d'un acompte ou d'un règlement sur les montants facturés ou sur les montants payés. Les montants payés correspondent à la valeur des factures qui ont été entièrement acquittées. Cette configuration s'effectue dans un paramètre appelé 'Contrôle des factures payées' dans Paramètres – Remise/commission (CRS724).

   • Calcul de propositions d'acompte R/C

     Il est possible de créer une proposition d'acompte avant que celui-ci ne soit crédité et transféré à la gestion financière. Dans ce cas, la proposition peut être ajustée manuellement. Après son ajustement, l'acompte peut être porté au crédit des bénéficiaires.

   • Calcul et versement d'acomptes R/C

     Chaque contrat de remise/commission indique si des acomptes doivent être crédités en fonction du montant de remise/commission cumulé. Les acomptes sont crédités en continu avec une périodicité définie pendant la durée du contrat. Elles peuvent être créditées sur la base d'un pourcentage fixe du montant payé cumulé pour la période, ou sur la base d'un pourcentage dynamique utilisé pour la valeur générée prévisionnelle du bénéficiaire (voir la comparaison ci-dessous). Les acomptes sont calculés sur la base du montant payé cumulé.

   • Méthodes d'acompte R/C

     Il existe deux méthodes de calcul des acomptes. L'une des méthodes utilise un pourcentage fixe et l'autre un pourcentage dynamique. Le pourcentage est défini pour chaque contrat R/C.

     Ces deux méthodes sont comparées dans le tableau ci-dessous.

     	Méthode d'acompte fixe	Exemple	Méthode d'acompte dynamique	Exemple
     Valeur générée prévisionnelle	Non utilisée	0	En fonction de la dernière date de la période d'acompte ou de la date actuelle au sein de la période. Voir Contrat remise/commission. Changer Statut (OIS410).	50239,00
     Pourcentage	En fonction du bénéficiaire. Voir Contrat remise/commission. Saisir réservations (OIS414).	3,50 %	Repris dans la table de pourcentages en fonction de la valeur générée prévisionnelle, comme indiqué plus haut. Voir Contrat remise/commission. Saisir taux (OIS413).	3,00 %
     Montant à payer	Totaux des intervalles de la période. Voir Contrat R/C. Changer statut bénéficiaire (OIS411).	12000,00	Montant de paiement cumulé total jusqu'à la dernière date au cours de la période d'acompte ou la date actuelle au sein de la période. Voir Contrat R/C. Changer statut bénéficiaire (OIS411).	20371,00
     Sous-total 1	Montant payé * %	420,00	Montant payé * %	611,13
     Acompte précédent	Non utilisée	0	Les acomptes antérieurs sont déduits. Voir Contrat remise/commission. Changer Statut (OIS410).	168,00
     Sous-total 2		420,00	Sous-total 1 – acompte précédent	443,13
     Pourcentage d'acompte	En fonction du contrat R/C. Voir Contrat remise/commission. Ouvrir (OIS412).	80,00 %	En fonction du contrat R/C. Voir Contrat remise/commission. Ouvrir (OIS412).	80,00 %
     Acompte R/C	Le montant calculé peut être modifié manuellement si le statut du contrat est 20 (OIS412).	336,00	Le montant calculé peut être modifié manuellement si le statut du contrat est 20 (OIS412).	354,50

   • Pourcentage d'acompte

     Il est possible de spécifier un pourcentage d'acompte pour chaque contrat R/C. Lorsqu'un pourcentage d'acompte est utilisé, le bénéficiaire ne reçoit pas la totalité de l'acompte, mais uniquement le pourcentage spécifié. Si l'acompte calculé s'élève à 420 $, par exemple, et que le pourcentage est de 80 %, la somme de 336 $ est inscrite au crédit du bénéficiaire.

   • Fréquence de l'acompte

     La fréquence indique la périodicité du calcul de l'acompte pendant le type de période, par exemple mensuel, trimestriel, etc. Le type de période est indiqué dans le contrat R/C et peut couvrir un mois, une année, etc.

   • Versement au crédit d'acomptes

     Les acomptes approuvés génèrent automatiquement un ordre de crédit pour le bénéficiaire, via la saisie de commande par lot M3.

   • Comptabilité des réservations internes

     Des réservations internes pour le montant de remise/commission attendu sont enregistrées lors de la facturation des lignes de commande affectées. Les réservations sont calculées sur la base du montant payé et du pourcentage de provision des lignes de commande en fonction de l'ID client du bénéficiaire. Il est possible de spécifier un pourcentage général pour tous les destinataires dans le contrat R/C. Les réservations sont ajustées par les montants réels de l'acompte et du règlement final crédités.

     Les statistiques de vente sont mises à jour avec la somme des réservations calculées pour les contrats R/C affectés par la ligne de commande. Ceci permet un suivi statistique continu, puisque les coûts de remise/commission attendus peuvent être pris en compte dans les états statistiques.

     Les factures utilisées pour les acomptes/règlements au bénéficiaire sont elles aussi mises à jour avec le montant corrigé. Cela signifie que les coûts réels liés à la remise/commission peuvent être utilisés dans des états statistiques pour calculer, par exemple, la marge nette sur des articles vendus pour lesquels la remise/commission est comprise dans le coût.

4. Gestion des règlements finaux et annuels

   Un calcul final de la remise/commission est effectué pour les destinataires inclus dans un contrat R/C. Après l'expiration du contrat R/C, un règlement de remise/commission final est effectué.

   Si le contrat a une durée supérieure à un an, des règlements annuels sont prévus en fin d'année, ou un seul règlement a lieu après la fin de la période de validité. Il est également possible de régler et de clôturer un contrat R/C avant la date de fin.

   Si un acompte a été inscrit au crédit du bénéficiaire, la facture finale est réduite du montant correspondant. Si l'acompte était supérieur à la remise/commission finale, une facture de débit est créée pour la différence.

   Les règlements génèrent automatiquement des factures pour le bénéficiaire via la saisie de commande par lot M3. Ces factures peuvent correspondre à des crédits ou des débits, ou être nulles.