Création d'une facture rectificative dans la gestion des ventes

Résultat

Dans le premier scénario, une facture rectificative est créée. Cette facture inclut les lignes de facture corrigées inversées en intégralité avec les nouvelles lignes de remplacement. Le texte 'Facture rectificative' est imprimé sur l'en-tête de la facture avec le numéro et la date de la facture d'origine. La facture rectificative contient également une zone de récapitulatif de TVA contenant des informations sur le code TVA pour la facture rectificative et la facture d'origine. La date de livraison est récupérée depuis la facture d'origine.
Dans le second scénario, un avoir et une nouvelle facture de débit sont créés. L'avoir contient des lignes de facture incorrectes inversées en intégralité. La facture de débit contient les nouvelles lignes de remplacement. L'avoir et la nouvelle facture de débit contiennent une référence au numéro de facture d'origine et à sa date, une zone de récapitulatif TVA et la date de livraison selon la facture rectificative ci-dessus. Cependant, la nouvelle facture de débit ne contient pas d'informations de TVA pour la facture d'origine.

Un journal comptable et un journal de facture client sont imprimés. La facture d'origine est toujours ouverte.

Envoyez la facture corrective (avec l'avoir dans le cas du second scénario) au client ou au payeur. Si des marchandises sont retournées et que vous n'avez pas traité cette opération dans M3 BE, effectuez-la dans Retour client. Ouvrir (OIS390). Vous pouvez vérifier ultérieurement la relation entre la facture d'origine et la facture rectificative, et tout avoir possible, dans Facture. Afficher (OIS350/B). Si une correction est effectuée, cette facture est affichée lorsque vous sélectionnez l'option associée 16 ('Afficher facture d'avoir') pour la facture d'origine.

Les éléments suivants sont mis à jour :

Comptabilité clients et Comptabilité générale M3
L'en-tête de la facture rectificative (et tout avoir éventuel) sont enregistrés dans la table OINVOH, alors que les lignes sont enregistrées dans la table OINVOL.
Les en-têtes des nouvelles livraisons sont enregistrées dans la table ODHEAD, alors que les lignes de livraison sont enregistrées dans la table ODLINE.
Les écritures comptables de la facture d'origine sont inversées en intégralité. Si la correction se rapportait à une réduction de quantité, cette réduction est publiée avec les règles comptables OI10-951 (livré/non facturé – crédit) et OI10-903 (Stock fictif (non géré en stock) – débit).

Statistiques de ventes

Les statistiques de vente sont mises à jour comme pour toute facture classique. Cela signifie que l'effet net sur les statistiques correspond à la différence entre les lignes inversées et les nouvelles lignes de facture (ou, si le second scénario est utilisé, entre l'avoir et la facture de débit).

Commandes de vente

La commande de vente est mise à jour si la quantité affichée sur la facture d'origine a été ajustée. La quantité facturée sur la ligne de commande de vente est réduite conformément aux ajustements, et la quantité réduite est mise à jour conformément à la quantité retournée. La quantité réservée sur la commande ouverte client est également réduite de la quantité retournée si un contrat client est connecté à la ligne de commande de vente. La ligne de commande de vente est définie sur le statut x9 où 9 indique que la quantité corrigée n'est pas fournie.

Paiements par carte de crédit

Si la facture d'origine a été payée par carte de crédit, les nouveaux montants sont crédités ou débités sur la même carte de crédit. Une nouvelle transaction par carte de crédit avec le type de transaction 'Correct/Crédit' est créée.

Transactions de gestion multisites (MUC)

Des transactions MUC sont créées si la facture d'origine a été ajustée d'une façon qui a affecté les livraisons de différentes sociétés. Cela signifie qu'une réduction de prix et/ou de quantité est facturée en interne.

Remises et commissions

De nouvelles transactions de remise et commission sont créées si la facture d'origine a été ajustée d'une façon qui affecte les remises ou les commissions, ou les deux, assurant ainsi l'utilisation de remises et de commissions correctes.

Avant de commencer

Une facture de vente doit être transférée à la Comptabilité clients M3 et à la Comptabilité générale M3. La facture ne peut pas être une facture d'acompte.
Les lignes de facture à corriger doivent avoir l'un des types d'information suivants :
- 31 (total brut par ligne de commande)
- 35 (remise sur le total de commande)
- 60 (frais externes par livraison et ID de frais)
- 65 (frais d'intervention par livraison)
- 67 (frais d'article externes)
Si la facture d'origine contenait des erreurs relatives à la TVA, par exemple un numéro d'immatriculation de TVA incorrect, les données de base pour la TVA doivent être corrigées.
La commande de vente à laquelle se réfère la facture d'origine ne doit pas être archivée. Si la facture d'origine est une facture récapitulative, aucune commande de vente ne peut être archivée.
Vous avez défini les paramètres pour Facture CDV. Corriger ou créditer (OIS380) dans l'écran P du programme.

Si la correction fait référence à un article kit, les conditions suivantes doivent être remplies :

Pour modifier une quantité provenant de l'en-tête d'un article kit, le niveau de réservation doit être défini sur 1 (Niveau n° kit) dans 'Structure produit. Ouvrir' (PDS001/G).
Pour modifier le prix ou la remise provenant de l'en-tête d'un article kit, la méthode de tarification doit être définie sur 1 (prix de revient) ou 2 (hiérarchie de prix) dans (PDS001/G).
Pour modifier une quantité provenant de l'en-tête d'un article kit, le niveau de réservation doit être défini sur 2 (Niveau matières) dans (PDS001/G).
Pour modifier le prix ou la remise provenant d'une ligne détaillée d'un article kit, la méthode de tarification doit être définie sur 3 (valeur ligne/quantité) dans (PDS001/G).

Ces paramètres sont facultatifs :

Une 'Série de factures rectificatives' peut être saisie dans 'Type de CDV. Ouvrir' (OIS010/K), laquelle est à utiliser comme numéro de série par défaut pour les factures rectificatives. Si aucune série de factures rectificatives n'a été spécifiée, le numéro de facture pour les factures rectificatives sera basé sur le champ 'Série de factures' spécifié dans (OIS010/K).
La case 'Pas pour note de débit' peut être cochée si les numéros de série des factures rectificatives ne doivent pas être utilisés pour la nouvelle facture de débit créée lors de l'utilisation de la 'méthode de rectification' 2 ('Crédit et refacturation') dans 'Facture. Corriger ou créditer' (OIS380) pour corriger une facture de débit. Si vous cochez cette case, le numéro de série de la facture rectificative est uniquement utilisé pour l'annulation de la facture d'origine, l'avoir. Le numéro de facture pour la facture de débit est basé sur les séries de factures.
Remarque
Si la facture d'origine est un avoir, la même logique s'applique. Si cette case est cochée, la série de factures rectificatives est utilisée uniquement pour l'annulation de l'avoir d'origine, la facture de débit. Le numéro de facture pour le nouvel avoir est basé sur la série de factures. Cela signifie que les numéros de série des factures rectificatives d'un type d'ordre de crédit doivent être un numéro de série utilisé pour les factures de débit et que la série de factures doit être un numéro utilisé pour les avoirs.
Des codes motif Finance peuvent être définis dans Code motif Finance. Ouvrir (CMS103) où le champ 'Type motif' peut être défini sur 1 (Facture rectificative). Pour chaque code, un texte peut être spécifié dans différentes langues au moyen de la fonction F6 (Texte).
Activez le type de message application 475 (Correction/crédit de la facture prêt pour présentation) dans Paramètres - Messages d'application (CRS424).
Définissez le paramètre de contrôle d'objet 'Correct/Credit MSG' dans le programme Paramètres ctl objet disponibles. Ouvrir (CMS016) qui est rattaché au programme Msg Correct/Crédit - Sélect destinataire (OIS385). Définissez les destinataires du type de message application 475 dans (OIS385).
Remarque
- Si la méthode d'impression de prix sélectionnée pour le client dans 'Client. Ouvrir' (CRS610/H) est définie sur 2, 3 ou 4, la facture rectificative utilise automatiquement la méthode d'impression de prix 5 à la place.
- La facture rectificative n'est pas axée sur les articles même si la facture d'origine était une facture récapitulative orientée articles.

Suivez les étapes ci-dessous :

Lancement de la génération d'une facture rectificative

Lancez Facture. Afficher (OIS350)
Choisissez un ordre de tri et spécifiez un établissement et une année.
Identifiez la facture d'origine et sélectionnez l'option 14 (Corrig/Créditer) pour que la facture lance le programme Facture CDV. Corriger ou créditer (OIS380).

Si la facture d'origine a déjà été corrigée à l'aide d'une facture rectificative qui doit désormais être corrigée à son tour, vous devez à nouveau préciser le numéro de la facture d'origine. M3 BE détecte automatiquement qu'il existe une facture précédente et affiche les transactions corrigées de la facture rectificative précédente avec les transactions non corrigées de la facture d'origine dans (OIS380).
(Facultatif) Dans l'écran B, indiquez un numéro de commande de vente ou un numéro de livraison, ou les deux, pour filtrer les lignes affichées.
Sélectionnez la méthode de rectification à utiliser.
Vérifiez la facture et les dates comptables et modifiez-les si nécessaire.

La date du jour est proposée par défaut. Les dates de facturation et de comptabilité de la facture d'origine sont également affichées à titre indicatif.
Indiquez une nouvelle date de taux de TVA ou activez la case à cocher 'Dte tx fisc init' si vous souhaitez utiliser la date de la facture d'origine.

La date du taux de TVA détermine la date utilisée lors de la sélection d'un taux de TVA pour les nouvelles lignes de facture. Le taux fiscal initial est toujours utilisé pour les lignes de facture inversées.

Si vous cochez la case et si la facture est une facture récapitulative, différentes dates de taux de TVA peuvent être utilisées pour différentes commandes de vente.
Activez la case à cocher 'Sous-total' si vous avez sélectionné la méthode de rectification 1 et si vous souhaitez que les sous-totaux soient imprimés sur la facture rectificative.
Activez la case à cocher 'Signe négatif' si vous avez sélectionné la méthode de rectification 1 et si vous souhaitez que des montants et quantités négatifs soient imprimés avec un signe négatif sur la facture rectificative.
Activez la case à cocher 'Sélectionner tout' si vous souhaitez que toutes les lignes de facture affichées soient incluses dans la correction.
Si nécessaire, sélectionnez un code motif Finance à imprimer dans la facture d'avoir.

Remarque
Si le code motif Finance n'est pas disponible, des codes supplémentaires peuvent être définis dans Code motif Finance. Ouvrir (CMS103).

Création d'une facture rectificative pour des lignes de facture spécifiques

Sélectionnez l'option 2 (Corr transaction) pour une ligne de facture à ajuster.

Les lignes de facture sont triées par numéro de commande de vente, numéro de livraison et type d'information. Autrement dit, les frais et les escomptes ne sont pas affichés avec la quantité et le prix. Cependant, vous pouvez utiliser le champ Détails pour identifier les frais et remises qui appartiennent à une ligne de facture donnée.

Les remises internes ne sont pas affichées.
Sélectionnez l'une des options suivantes :
- Modification de la quantité, du prix ou de la remise (ou des deux) pour une ligne de facture
- Modification des frais
- Modification de la remise globale ou de la remise sur facture

Modification de la quantité, du prix ou de la remise pour une ligne de facture

Vérifiez les informations affichées dans l'écran E pour la ligne de facture d'origine associée à la nouvelle ligne de facture.
Procédez aux ajustements nécessaires sur la ligne de facture de correction. Sélectionnez F16='Approuver'.

Lorsque vous modifiez la quantité, le prix ou la remise, le montant de la nouvelle ligne est recalculé automatiquement.

Remarque : vous pouvez modifier le prix même si cela n'est pas autorisé par le type de commande de vente. Remarque : vous pouvez modifier l'escompte même si cela n'est pas autorisé par le modèle de remise.

La modification lance également un nouveau calcul automatique des éléments suivants :
- Frais de ligne = facteur de calcul multiplié par la nouvelle base (la base varie selon la quantité, le prix et l'escompte)
- TVA = taux de TVA multiplié par la nouvelle base de TVA (en raison du montant de ligne modifié)
- Escompte total et escompte de facture = Facteur de calcul multiplié par la nouvelle base (la base étant le total brut ou net de la commande).

Modification des frais

Vérifiez les informations affichées dans l'écran E pour la ligne de facture d'origine associée à la nouvelle ligne de facture.
Procédez aux ajustements nécessaires sur la ligne de facture rectificative. Sélectionnez F16='Approuver'.

Si vous modifiez des frais de commande créés avec une méthode de calcul utilisant un facteur et non un prix (autrement dit, la méthode de calcul est différente de 0), toutes les lignes de facture sont automatiquement sélectionnées et incluses dans la correction pour qu'un nouveau calcul correct ait lieu.

Modification de la remise globale ou de la remise sur facture

Vérifiez les informations affichées dans l'écran E pour la ligne de facture d'origine associée à la nouvelle ligne de facture.
Procédez aux ajustements nécessaires sur la nouvelle ligne de facture. Sélectionnez F16='Approuver'.

Il est possible de modifier le pourcentage de remise total et le pourcentage de remise de facture, même si cela n'est pas autorisé par le modèle de remise.

Lors de la modification de la remise totale ou de la remise de facture, toutes les lignes de facture sont automatiquement sélectionnées et incluses dans la correction afin qu'un nouveau calcul correct ait lieu.
Sélectionnez à nouveau l'option 'Ajuster transaction' pour procéder à des ajustements supplémentaires. Sinon, appuyez sur Soumettre puis sur F3.

Processus de vérification en deux étapes des factures rectificatives et d'avoir

Remarque

Un processus de vérification en deux étapes des factures rectificatives et des factures d'avoir signifie qu'un utilisateur apporte des modifications et qu'un autre passe en revue les modifications et soumet la facture. Au cours de ce processus, il peut être utile d'envoyer un message d'application 475 (Correction/crédit de la facture prêt pour présentation) à l'utilisateur chargé de vérifier les modifications.

Utilisez la touche de fonction F16 (Envoyer msg app) pour envoyer un message d'application 475 à un autre utilisateur (ou groupe d'utilisateurs).
L'autre utilisateur sélectionne l'option associée 11 (Ouvrir) dans Message d'application. Ouvrir (CRS420) pour ouvrir le programme (OIS380) pour la facture dans le message.

Soumettre la facture

Sélectionnez l'une des options suivantes :
- Touche de fonction F14 (Soumettre) pour soumettre la facture par lot.
- Touche de fonction F15 (Interactif) pour lancer la facturation interactive.

Restrictions

Si Vertex ou AvaTax est utilisé pour les calculs de taxe, 'Facture CDV. Corriger ou créditer' (OIS380) est limité à la méthode de rectification 2 et l'option 'Sélectionner tout' ou 'Crédit tout' doivent être sélectionnées.
Il n'est pas possible d'empêcher la non correspondance dans M3 si l'adresse/le géocode du client a été modifié depuis que la facture d'origine a été émise. Le crédit utilise la même date de taux fiscal qui a été utilisée sur la facture qui est en cours de correction, mais les paramètres modifiés peuvent entraîner une décision fiscale différente par AvaTax ou Vertex, ce qui se traduit par un crédit différent de la facture qui est corrigée.

Caisse

Cochez la case 'Caisse active' dans l'écran de paramètres (OIS380/P) et servez-vous de la touche F15 (Interactif) pour procéder à une facturation interactive. Le programme Paiement au comptant. Ouvrir (OIS215) s'ouvre automatiquement si l'option 'Paiement au comptant' est définie sur '2' dans les conditions de paiement de la commande de vente dans Conditions de paiement. Ouvrir (CRS075).

Paramètres à définir


ID du programme/écran	Champ	Ce champ indique...
(OIS380/B)	Méthode de rectification	… création d'une facture rectificative. Options 1= Une facture rectificative est créée pour une ou plusieurs lignes de facture dans la facture d'origine. La facture rectificative indique les lignes de facture inversées et les nouvelles lignes de facture de remplacement. Une référence à la facture d'origine est également imprimée sur la facture. 2= Avoir correctif et nouvelle facture de débit. Les lignes de facture d'origine sélectionnées sont entièrement créditées via un avoir. La nouvelle facture de débit contient les lignes de facture corrigées. L'avoir et la nouvelle facture de débit contiennent une référence à la facture d'origine.
(OIS380/B)	Signe négatif	… si un signe négatif (c'est-à-dire un signe d'inversion) doit être imprimé pour les quantités et montants sur les lignes inversées de la facture rectificative. Cette case à cocher est valable uniquement si vous avez sélectionné la méthode de rectification 1.
(OIS380/B)	Sous-total	...si les sous-totaux doivent être imprimés sur la facture rectificative. Un sous-total correspond à la différence entre la ligne d'origine et la nouvelle ligne de remplacement. Cette case à cocher est valable uniquement si vous avez sélectionné la méthode de rectification 1.
(OIS380/B)	Sélectionner tout	… si toutes les lignes appartenant à la facture ou correspondant au numéro de commande de vente ou au numéro de livraison spécifié doivent être incluses dans la correction. Activez cette case à cocher dans les cas suivants : a) Lorsque les données de base de la TVA sont modifiées et que toutes les lignes sont affectées par la modification. Cela peut être le cas si aucun numéro d'immatriculation de TVA n'était connecté au client lors de la création de la facture d'origine. b) Lorsque le facteur de remise globale, le facteur de remise sur facture ou le facteur de calcul des frais de commande doit être modifié puisque toutes les lignes forment la base du calcul des remises et des frais.
(OIS380/B)	Tout créditer	… si toutes les lignes appartenant à la facture ou correspondant au numéro de commande de vente ou au numéro de livraison spécifié doivent être soumises pour un crédit complet. Aucune autre correction ne peut être apportée à la facture une fois l'option 'Tout créditer' installée.
(OIS380/B)	Motif Finance	… le motif de la transaction. Les codes motif sont gérés dans Code motif Finance. Ouvrir (CMS103) où le champ 'Type motif' doit être défini sur 1 (Facture rectificative) pour les commandes de vente. Pour chaque code, un texte peut être spécifié dans différentes langues via la fonction de texte standard (F6). Le texte connecté au code motif financier est imprimé sur la facture dans la langue du client et le code motif financier est mis à jour en tant qu'information supplémentaire 257 sur la facture client dans Comptabilité clients.