Rapprochement et validation des caisses

Résultat

Une caisse est rapprochée et validée. La validation permet de définir les paiements au comptant prêts à être transférés dans la comptabilité. Les informations concernant tous les paiements au comptant enregistrés dans une caisse, ainsi que les mouvements de caisse ajoutés ou retirés manuellement sont affichés.

Après la validation de la caisse, celle-ci est clôturée pour la date de paiement sélectionnée et les paiements peuvent être transférés dans la comptabilité.

Les tables suivantes sont mises à jour :

• Table des paiements (OPAYMH)
• Table des paiements – Détails (OPAYMD).

Avant de commencer

Générez (F14) des vues standard et des ordres de tri dans Vue. Ouvrir (CRS020) et dans Ordre de tri. Ouvrir (CRS022).

Suivez ces étapes pour spécifier/sélectionner les détails de transaction pour validation

1. Démarrez Caisse. Valider (OIS217/B).

   Tous les paiements créés dans Paiement au Comptant. Ouvrir (OIS215) sont affichés. Dans l'écran B, les valeurs d'en-tête pour l'établissement et la date de paiement sont récupérées automatiquement. La valeur par défaut de l'établissement est l'établissement de l'utilisateur, et la valeur par défaut de la date de paiement est la date du jour.

   Si vous utilisez le lettrage et qu'il doit être effectué tous les jours, poursuivez avec Rapprochement et validation des caisses

   Remarque

   Si le lettrage est utilisé mais avec la possibilité de sauter des jours, l'étape Compte/lettrer est facultative et n'a pas besoin d'être effectuée tous les jours. Cependant, si le lettrage des transactions a débuté, il doit être complété avant que la caisse ne puisse être validée.

2. Sélectionnez la méthode de paiement, si nécessaire.

   La méthode de paiement est récupérée comme valeur par défaut si le champ 'Méthode de paiement par défaut – Validation' est rempli dans l'écran Caisse. Ouvrir (OIS210/E).

3. Sélectionnez l'ID de la caisse (requis).

4. Sélectionnez le type de transaction, si nécessaire.

   À chaque fois qu'un paiement est créé, un type de transaction lui est automatiquement affecté et ne peut pas être modifié. Les options valides sont les suivantes : 01='Paiement' ; 03='Tolérance de paiement positive' ; 04='Tolérance de paiement négative' ; 05='Lettrage' ; 06='Réceptions' ; 07='Dépenses' ; 08='Montant caisse' (après validation). Ces types de transaction seront utilisés lorsque les paiements auront été transférés dans la comptabilité. Un événement comptable correspond à chaque type de transaction, sauf pour 08= 'Montant caisse'.

5. Sélectionnez une devise.

   Lorsqu'une devise est sélectionnée dans l'en-tête de l'écran, la somme des paiements s'affiche dans le champ 'Total'. Si la devise sélectionnée est la devise locale, le champ 'A remettre' est calculé et affiché. La valeur de 'A remettre' est égale à la somme des paiements au comptant moins le montant de trésorerie de référence dans Caisse. Ouvrir (OIS210/E).

6. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Pour saisir de nouvelles informations sur le paiement, passez à l'écran E.

     Cliquez sur Ouvrir pour accéder à l'écran E.

     Les informations concernant les factures payées s'affichent dans l'écran E et vous pouvez modifier la méthode de paiement si le statut de paiement est 20. Il est également possible de saisir l'identité bancaire et le numéro de chèque si le paiement est effectué par chèque. Ces informations sont obligatoires lors de la validation de la caisse.

     Appuyez sur Entrée pour confirmer la modification.

   • Pour ajouter une transaction de caisse manuelle, passez à l'écran F.

     Appuyez sur F17='Ajouter un transfert' pour accéder à l'écran F. S'il existe des transactions avec le statut En attente d'approbation, seuls les approbateurs peuvent ajouter un mouvement.

     Saisissez la description du mouvement de caisse, le montant à régler et la devise.

     La méthode de paiement au comptant est automatiquement affectée à ce mouvement (à partir de OIS210/F : Méthode de paiement – Paiement au comptant) et le payeur sera le code caisse. Si vous retirez de l'argent de la caisse, le montant à régler devient négatif et le paiement aura un type de transaction 07 (frais). Si vous ajoutez de l'argent de la caisse, le montant à régler devient positif et le paiement aura un type de transaction 06 (réceptions).

     Appuyez sur F11='Chaîne comptable' pour démarrer 'Chaîne comptable manuelle' (CRS935), qui permet de saisir des chaînes comptables.

     S'il existe de transactions avec le statut En attente d'approbation, le montant à régler et l'écart sont mis à jour dans l'enregistrement comptage/rapprochement (OPAYMR). Remarque : s'il n'y a pas d'écart après le mouvement, cela nécessite tout de même une approbation dans l'affichage comptage/rapprochement.

7. Appuyez sur Entrée pour confirmer le mouvement de caisse.

Suivez ces étapes pour compter/rapprocher la caisse

1. Démarrez Caisse. Valider (OIS217/B) et cliquez sur F15 pour accéder à l'affichage comptage/rapprochement ou cliquez sur F14 dans Paiement au Comptant. Ouvrir (OIS215).

2. Dans l'affichage comptage/rapprochement, vous pouvez filtrer les résultats par statut de paiement, caisse, approbateur et méthode de rapprochement utilisée. Tous les modes de paiement valides pour la caisse sont affichés, qu'il existe ou non des transactions pour ces modes de paiement. Les informations sont regroupées par caisse, méthode de paiement et devise. Les modes de paiement qui disposent d'un enregistrement de paiement sont affichés avec des informations sur la devise et le statut le plus bas. Si aucune transaction n'est saisie ou si une seule transaction est transférée d'une date de paiement antérieure (type de transaction 8), le statut 00 est affiché. Si vous filtrez les résultats sur 'Lettrage utilisé', seuls les modes de paiement utilisant le lettrage seront affichés.

3. Sélectionnez l'enregistrement à lettrer et appuyez sur F11='Comptage/rapproch' pour passer à Caisse. Rapprocher (OIS207).

4. Si la méthode de paiement sélectionnée concerne un paiement au comptant, le nombre de billets et de pièces est enregistré. Si la méthode de paiement n'est pas un paiement comptant, vous pouvez saisir le nombre de reçus (par exemple, le nombre de chèques) et le montant reçu.

5. Une fois que tout est compté et saisi, cliquez sur Lettrage. En fonction des résultat du rapprochement, vous pouvez exécuter différentes actions :

   • S'il n'y a aucun écart entre le montant compté et les transactions saisies dans la caisse, le statut des transactions est automatiquement défini sur Approuvé et l'utilisateur est redirigé vers l'affichage 'Caisse. Valider' (OIS217/B).
   • S'il existe des écarts dans les tolérances, une fenêtre contextuelle s'affiche pour demander si l'utilisateur souhaite recompter l'argent ou approuver la différence. Si un nouveau comptage est effectué, le total des transactions (montant à régler) et l'écart saisis dans la caisse sont affichés si le paramètre correspondant dans 'Caisse. Ouvrir' (OIS210/B) est défini ainsi. Si l'approbation est sélectionnée, l'écart est enregistré en compte selon l'option comptable définie dans 'Caisse. Ouvrir'.
   • S'il existe des écarts hors des tolérances et que l'utilisateur n'est pas un approbateur, une fenêtre contextuelle s'affiche pour demander si l'utilisateur souhaite procéder à un nouveau comptage ou envoyer ce résultat pour approbation. Si l'utilisateur envoie cela pour approbation, un message d'application peut être envoyé au premier approbateur. Les transactions recevront le statut En attente d'approbation.
   • S'il existe des écarts hors des tolérances et si l'utilisateur est un approbateur, une fenêtre contextuelle s'affiche pour demander si l'utilisateur souhaite procéder à un nouveau comptage de l'argent ou approuver la différence. Si l'approbation est sélectionnée, l'écart est enregistré en compte selon l'option comptable définie dans Caisse. Ouvrir (OIS210).

6. Si une approbation est nécessaire, l'approbateur procédera à un nouveau comptage ou approuvera le rapprochement. Une fois l'approbation effectuée, les informations connexes s'affichent dans Caisse. Journal de Rapprochement (OIS205). Dans (OIS205), le nom du caissier s'affiche aussi.

7. Lorsque toutes les méthodes de paiement utilisant le rapprochement ont le statut 'Approuvé', cliquez sur F14='Valider' dans l'écran de lettrage afin de clôturer la caisse pour la journée. Voir Rapprochement et validation des caisses.

Suivez ces étapes pour valider la caisse

1. Effectuez les vérifications suivantes avant de remplir les champs de l'écran G.

   • Une sélection de modes de paiement au comptant doit être effectuée dans l'écran B, ce qui 'force' une vérification du montant en espèces avant la validation
   • Toutes les informations bancaires telles que l'ID bancaire et le numéro de chèque doivent avoir été saisies pour le paiement par chèque
   • Les paiements pour lesquels la date de paiement est antérieure à la date à laquelle vous souhaitez effectuer la validation doivent tous avoir été validés (autrement dit, il ne doit exister aucun paiement ayant le statut 20 avec une date de paiement antérieure au jour de la validation)
   • Les paiements pour lesquels la date de paiement est ultérieure à la date à laquelle vous souhaitez effectuer la validation ne doivent pas avoir été validés
   • Il ne doit rester aucun paiement ayant le statut 20 avec une date de paiement antérieure à la date de validation suivante.

2. Appuyez sur F14='Valider' dans l'écran B pour passer à l'écran G.

3. Vérifiez les informations dans l'écran G. Le jour de livraison suivant est proposé comme date de validation suivante par défaut.

4. Saisissez la date de validation suivante. La date ne doit pas être antérieure à la date de paiement. Appuyez sur Entrée pour confirmer la validation.

   La caisse est maintenant clôturée. Il n'est plus possible d'ajouter ou de modifier quoi que ce soit dans la caisse pour cette date. Si le paramètre 'F14 transfère dans la comptabilité' est activé dans Caisse. Ouvrir (OIS210/F), les paiements au comptant ont été transférés dans la comptabilité. Dans le cas contraire, ils sont prêts à être transférés à l'aide de 'Caisse. Transfert vers GCF' (OIS218). Le montant en espèces restant a été déplacé à la date de validation suivante.