Configuration d'une caisse pour l'enregistrement des paiements au comptant

Résultat

Une ou plusieurs caisses sont définies et identifiées par établissement.

La caisse peut être utilisée pour enregistrer les paiements au comptant de factures. Les paiements enregistrés peuvent ultérieurement être sélectionnés et s'afficher de diverses manières pour faciliter la traçabilité de certains types de paiements au comptant dans la caisse.

Les tables suivantes sont mises à jour :

• Données de caisse (OCASHD)
• Caisse – Méthode de paiement (OCASHP)
• Caisse – Autorisation par utilisateur (OCASHA)
• Caisse – Associer un approbateur (OCASHB).

Avant de commencer

• Un établissement doit être défini dans Etablissement. Ouvrir (CRS008).
• Un ou plusieurs utilisateurs doivent être définis dans Utilisateur. Ouvrir (MNS150).
• Une ou plusieurs méthodes de paiement doivent être définies dans Méthode de paiement CC. Ouvrir (CRS076).

Suivez les étapes ci-dessous :

Spécification d'une identité de caisse et d'un nombre d'utilisateurs

1. Démarrez Caisse. Ouvrir (OIS210/B).

2. Sélectionnez l'établissement auquel la caisse sera associée. (Requis)

3. Saisissez l'identité de caisse de votre choix (5 caractères maximum) et cliquez sur 'Nouveau' pour afficher l'écran E.

4. Dans l'écran E, saisissez le nom et la description de la caisse afin de faciliter son identification. Un nom de caisse est requis.

5. Dans le champ 'Multi-utilisateurs', précisez si la caisse sera utilisée par plusieurs utilisateurs.

Spécification d'une méthode de paiement et d'un paiement partiel

1. Sélectionnez une méthode de paiement par défaut, qui sera automatiquement extrait lors de l'enregistrement d'un paiement au comptant.

2. Sélectionnez une méthode de paiement par défaut, qui sera automatiquement extraite lors de la validation d'une caisse.

3. Dans le champ 'Autoriser paiement partiel', précisez si un paiement partiel sera autorisé lors de l'enregistrement d'un paiement au comptant.

Spécification du montant de trésorerie de référence

1. Saisissez une somme d'argent comme montant de trésorerie de référence. Appuyez sur Entrée pour accéder à l'écran F.

2. Dans le champ 'Message de confirmation' de l'écran F, précisez si un message d'avertissement doit s'afficher lorsque vous quittez Paiement au comptant. Ouvrir (OIS215) en appuyant sur F3 = 'Terminer' sans avoir au préalable appuyé sur F14 = 'Valider'.

Spécification de méthodes de paiement et de tolérances de paiement

1. Sélectionnez la méthode de paiement à utiliser pour les paiements au comptant, le rapprochement et les tolérances positives et négatives. (Tous les champs sont requis)

2. Dans le champ 'Tolérance de paiement autorisée', indiquez si une tolérance de paiement est permise.

3. Saisissez le pourcentage et le montant maximum de la tolérance de paiement.

Spécification de paramètres de lettrage

1. Dans 'Rapprochement', précisez si le rapprochement doit être utilisé dans le processus de fin de journée.

2. En cas d'utilisation du rapprochement, précisez dans le champ 'Tolérance de paiement autorisée' si une tolérance de paiement est permise.

3. Si une tolérance de paiement est autorisée, saisissez le pourcentage et le montant maximum de tolérance de paiement.

4. Dans le champ 'Afficher écart', précisez si le montant de l'écart et le total des transactions saisis s'afficheront dans Caisse. Rapprocher (OIS207) et Caisse. Valider (OIS217) après le rapprochement.

5. Dans le champ 'Option comptable', précisez l'option comptable à utiliser si un écart est approuvé.

Sélectionner une fonction GCF et un code TVA

1. Sélectionnez la fonction GCF à laquelle les paiements au comptant seront associés. (Requis)

2. Sélectionnez le code TVA à utiliser pour la tolérance de paiement.

3. Dans le champ 'F14 transferts en comptabilité', précisez si les paiements au comptant doivent être automatiquement transférés en comptabilité lors de la validation de la caisse. Appuyez sur Entrée pour terminer la configuration.

   Vous avez créé une caisse. La prochaine étape consiste à associer un utilisateur et une méthode de paiement à cette caisse.

Association d'un utilisateur à une caisse

1. Démarrez Caisse. Connecter utilisateurs (OIS212/B).

   Ce programme peut également être démarré via l'option 12 = 'Connecter utilisateur' dans Caisse. Ouvrir (OIS210/B).

2. Sélectionnez un établissement.

3. Dans l'écran E, activez le champ 'Autorisation', qui indique si l'utilisateur est autorisé à utiliser la caisse. Appuyez sur Entrée pour confirmer la connexion. Vous retournez ensuite à l'écran B.

   Répétez les étapes d'association d'un utilisateur à une caisse si vous souhaitez associer plusieurs utilisateurs.

Association d'une méthode de paiement à une caisse

1. Démarrez le programme 'Caisse. Connecter méthode de paiement' (OIS211/B).

   Ce programme peut également être démarré via l'option associée 11 ('Mode de paiement') dans le programme 'Caisse. Ouvrir' (OIS210/B).

2. Sélectionnez un établissement.

3. Sélectionnez une caisse et la méthode de paiement que vous souhaitez associer à la caisse. Cliquez sur 'Nouveau' pour afficher l'écran E.

4. Si la fonctionnalité de rapprochement est utilisée, précisez si cette méthode de paiement sera rapprochée.

5. Appuyez sur Entrée pour confirmer la connexion. Vous retournez ensuite à l'écran B.

Association d'un approbateur à une caisse (en cas d'utilisation du lettrage)

1. Démarrez Caisse. Connecter Approbateur (OIS209/B).

2. Sélectionnez un établissement.

3. Sélectionnez une caisse à laquelle associer l'approbateur. Cliquez sur 'Nouveau' pour afficher l'écran E.

4. Dans le champ 'Premier approbateur', précisez si l'approbateur est un premier approbateur. Le premier approbateur est automatiquement sélectionné comme approbateur lorsque les transactions doivent faire l'objet d'une approbation ou d'un rapprochement.

5. Dans le champ 'Indisponible', précisez si et quand l'approbateur est indisponible.

6. S'il est indisponible, précisez le remplaçant défini comme approbateur jusqu'à ce que le premier approbateur soit disponible. Appuyez sur Entrée pour confirmer la connexion. Vous retournez ensuite à l'écran B.

   Pour associer plusieurs utilisateurs, répétez les étapes depuis Association d'un approbateur à une caisse.

Paramètres à définir

Paramètres à définir pour l'ID de programme/écran (OIS210/E)

Champ	Ce champ indique...
Multi-utilisateurs	… si plusieurs utilisateurs sont autorisés à utiliser la caisse. Les options valides sont les suivantes : 0 = Non, un seul utilisateur peut être associé à la caisse. Cela signifie que cet utilisateur sera le seul autorisé à enregistrer des paiements dans cette caisse. 1 = Oui, plusieurs utilisateurs peuvent être associés à la caisse.
Type de caisse	... le type de caisse. Il est possible de sélectionner un type de caisse, afin de faciliter l'utilisation et la gestion des caisses. Les types de caisse disponibles sont les suivants : virtuel, physique ou sécurisé. Le type de chaque caisse peut être récupéré facilement en ouvrant le sous-fichier dans (OIS210).
ID poste de travail	... un lieu de travail physique. Si le type de caisse est défini sur physique ou sécurisé, la caisse spécifiée dans M3 Business Engine doit être connectée à un espace de travail physique en lui affectant un ID de poste de travail. Cet ID peut par exemple représenter un nom d'hôte ou un identifiant similaire et être utilisé pour la sélection des imprimantes.
Méthode de paiement par défaut - Enregistrement	… une méthode de paiement utilisée par défaut lors de l'enregistrement d'un paiement dans 'Paiement au Comptant. Ouvrir' (OIS215).
Méthode de paiement par défaut - Validation	… une méthode de paiement utilisée par défaut lors de la validation d'une caisse, c'est-à-dire lorsque vous clôturez une caisse à la fin d'une journée dans Caisse. Valider (OIS217).
Paiements par carte de crédit gérés en externe	... si un système externe provenant d'un fournisseur tiers est utilisé pour le traitement des cartes de crédit.
Autoriser un paiement partiel	… si un paiement partiel est autorisé dans Paiement au Comptant. Ouvrir (OIS215). Les options valides sont les suivantes : 0 = Non, ne pas autoriser le paiement partiel 1 = Oui, autoriser le paiement partiel.
Autoriser caisse	... si la caisse pourra prendre en charge les transactions de caisse. Le livre caisse permet de gérer les frais restreints et imprévus liés à une caisse. Pour qu'il soit possible d'utiliser un livre caisse, la fonction correspondante doit être activée pour la caisse. Les paramètres pertinents concernant la comptabilisation des retraits de caisse doivent être définis dans 'Option Comptable CC. Ouvrir' (ARS020). Pour plus d'informations, voir Gestion du fonds de caisse dans la caisse.
Autoriser trop-perçu de carte de crédit	Cette option indique qu'il est possible de payer par carte de crédit un montant supérieur à celui requis et affiché dans le programme Paiement au comptant. Ouvrir (OIS215). Si cet élément n'est pas défini et si l'utilisateur procède à un paiement excédentaire par carte de crédit, un message de blocage s'affiche.
Ignorer impression détails de paiement au comptant	... si l'impression des détails de paiement au comptant doit être omise lors de la validation des paiements dans (OIS215). Si vous ne cochez pas cette case, les détails des paiements au comptant sont automatiquement imprimés lors de la validation des paiements. Vous pouvez imprimer manuellement les détails de paiement au comptant dans 'Paiement au comptant. Imprimer' (OIS223).
Contrôle des factures douteuses	... si les factures douteuses nécessitent un contrôle lors du transfert vers FIM. La chaîne comptable mise à jour de la facture douteuse est utilisée lors du transfert du paiement vers FIM. Si vous ne cochez pas cette case, la chaîne comptable de 'Facture CDV. Afficher écriture comptable' (OIS360) est utilisée par les paiements des factures.
Montant de référence	… somme d'argent en petites coupures physiquement présente dans la caisse au début de la journée. Il est exprimé dans la devise locale. Il sera déduit lors du calcul du montant de trésorerie à remettre lors de la validation de la caisse dans Caisse. Valider (OIS217).
Dernière date de validation	… la date de la dernière validation de la caisse. Ce champ est automatiquement mis à jour suite à la dernière validation.
Montant de trésorerie	… le montant de trésorerie suite à la dernière validation de la caisse. Ce montant est automatiquement transféré à partir de la dernière validation.
Date de validation suivante	… la prochaine date valide de paiement, saisie lors de la dernière validation.
Imprimante	…ID d'imprimante à partir duquel les paramètres d'imprimante peuvent être récupérés lors de l'impression du reçu. Si une imprimante est spécifiée pour la caisse, les paramètres d'imprimante pour l'utilisateur dans Sélection support de sortie. Ouvrir (MNS205) seront ignorés. Les paramètres de l'imprimante spécifiée issus du programme Imprimante. Ouvrir (CRS290) seront utilisés à la place pour l'impression.

Paramètres à définir pour l'ID de programme/écran (OIS210/F)

Champ	Ce champ indique...
Message de confirmation	… si un message d'avertissement doit s'afficher lorsque vous quittez Paiement au comptant. Ouvrir (OIS215) en appuyant sur F3 = 'Terminer' sans avoir au préalable appuyé sur F14 = 'Valider'. Les paiements ne sont pas confirmés si l'utilisateur quitte (OIS215) sans appuyer sur F14 = 'Valider'. Les options valides sont les suivantes : 0 = Non, ne pas afficher de message d'avertissement 1 = Oui, afficher un message d'avertissement.
Méthode paiement - paiement comptant	… la méthode de paiement à utiliser pour les paiements au comptant. Le mode de paiement est utilisé comme clé de tri générale pour les routines similaires lors du traitement des paiements client. Les modes de paiement de la comptabilité clients sont définis dans (CRS076). Chaque méthode de paiement est associée à une catégorie de paiement, un ID utilisé pour classer différents modes de paiement. La catégorie de paiement est elle-même associée à un autre type de paiement, qui correspond à une description générale d'une catégorie de paiement (comptant ou par traite, par exemple).
Mode paiement - lettrage	… la méthode de paiement à utiliser pour le rapprochement. Le rapprochement est un terme financier utilisé pour enregistrer un paiement et choisir la facture à payer. Le rapprochement est créé lorsque le montant de la facture est égal au montant payé, et est utilisé pour régler une facture à l'aide d'un avoir.
Méthode de paiement - tolérance positive	… la méthode de paiement à utiliser pour les tolérances positives. Une tolérance positive est créée lorsque le montant payé est supérieur au montant à payer.
Méthode de paiement - tolérance négative	… la méthode de paiement à utiliser pour les tolérances négatives. Une tolérance négative est créée lorsque le montant payé est inférieur au montant à payer.
Tolérance de paiement autorisée	… si une tolérance de paiement (voir l'exemple ci-dessous) est autorisée lors de la saisie de paiements dans Paiement au Comptant. Ouvrir (OIS215). Les options valides sont les suivantes : 0 = Non, aucune tolérance de paiement n'est autorisée 1 = Oui, la tolérance de paiement est autorisée.
Pourcentage maximum de tolérance de paiement	… le pourcentage à utiliser pour une tolérance de paiement maximale. Lors de la saisie de paiements dans Paiement au Comptant. Ouvrir (OIS215), si la différence en pourcentage entre le montant de l'encours et le montant payé est inférieure au pourcentage de tolérance, une ligne de paiement correspondant à cette différence est automatiquement créée dans le sous-fichier. Si la différence en pourcentage est supérieure au pourcentage de tolérance, la création d'une ligne de paiement correspondant à cette différence doit être confirmée manuellement. Par exemple : Le pourcentage maximum de tolérance de paiement est de 3 pour cent, et le montant de l'encours est de 100 SEK. Le client ne paye que 98 SEK. La différence entre le montant de l'encours et le montant payé est de 2 pour cent, valeur inférieure au pourcentage de la tolérance de paiement, et une ligne correspondant à cet écart est automatiquement créée. Si le client ne paye que 95 SEK, la différence sera de 5 pour cent, soit une valeur supérieure au pourcentage de la tolérance de paiement, et la ligne de paiement correspondante doit être confirmée manuellement. Vous pouvez combiner le pourcentage maximum et le montant maximum (3 pour cent et 10 SEK, par exemple).
Montant maximum de tolérance de paiement	… le montant à utiliser comme montant maximum de tolérance de paiement. Ce montant est exprimé dans la devise locale. Lors de la saisie de paiements dans Paiement au comptant. Ouvrir (OIS215), si la différence entre le montant de l'encours et le montant payé est inférieure au montant de tolérance, une ligne de paiement correspondant à cette différence est automatiquement créée dans le sous-fichier. Si la différence est supérieure au montant de tolérance, la création d'une ligne de paiement correspondant à cette différence doit être confirmée manuellement. Vous pouvez combiner le montant maximum et le pourcentage maximum (3 pour cent et 10 SEK, par exemple).
Vérifier montant limite	... si un message d'avertissement doit s'afficher lorsque la caisse atteint le montant limite spécifié dans 'Caisse. Saisir limites de montant' (OIS206). Il est possible de contrôler le montant autorisé par caisse en spécifiant les limites applicables dans (OIS206). Si la limite est dépassée lors de l'exécution de transactions de paiement comptant, un message d'avertissement est renvoyé, indiquant à l'utilisateur de transférer l'argent vers un coffre sécurisé.
Rapprochement	...si le lettrage doit être utilisé dans le cadre du processus de fin de journée. Si le lettrage est activé et doit être réalisé tous les jours, la caisse doit être approuvée et lettrée avant d'être validée dans (OIS217). Si le lettrage n'est pas utilisé ou que la possibilité existe de sauter des jours, la caisse peut être validée même si les transactions n'ont pas été lettrées.
Tolérance de paiement autorisée	Si aucune tolérance de paiement n'est autorisée lors du rapprochement, toute différence doit être approuvée. Si des tolérances de paiement sont autorisées, elles doivent être définies dans les paramètres de pourcentage et de montant maximum de tolérance de paiement. Des approbateurs valides doivent être définis pour chaque caisse dans Caisse. Connecter Approbateur (OIS209).
Pourcentage maximum de tolérance de paiement	... le pourcentage maximum de tolérance. Lors du rapprochement, si la différence en pourcentage entre les paiements comptabilisés et les transactions de paiement est supérieure au pourcentage de tolérance de paiement, le rapprochement doit être approuvé par un approbateur. Vous pouvez combiner le pourcentage maximum et le montant maximum.
Montant maximum de tolérance de paiement	... le montant maximum de tolérance. Lors du rapprochement, si la différence en pourcentage entre les paiements comptabilisés et les transactions de paiement est supérieure au montant de tolérance de paiement, le rapprochement doit être approuvé par un approbateur. Vous pouvez combiner le montant maximum et le pourcentage maximum.
Afficher l'écart	Activez cette case à cocher si le montant de l'écart et le total des transactions saisis s'afficheront dans Caisse. Rapprocher (OIS207) et Caisse. Valider (OIS217) suite au rapprochement réalisé.
Option comptable	...si un écart est approuvé, cette option comptable permet de prendre en compte celui-ci.
Fonction GCF	… l'enregistrement détaillé correspondant à l'événement comptable OI30 et auquel des paiements au comptant sont associés.
Code TVA	… le taux de TVA appliqué à la tolérance de paiement. Le type de TVA et les comptes de TVA sont associés au code TVA. La mise à jour du type de TVA et du taux de TVA, ainsi que des dates de début de validité, s'effectue dans (CRS030).
Transfert vers FIM	… si les paiements au comptant doivent mettre à jour la comptabilité clients lors de la validation de la caisse via la touche de fonction F14 = 'Valider' dans 'Caisse. Valider' (OIS217). Les options valides sont les suivantes : 0 = Non, les paiements au comptant ne sont pas transférés en comptabilité clients lors de la validation de la caisse 1 = Oui, les paiements au comptant sont automatiquement transférés en comptabilité clients lors de la validation de la caisse. Remarque Les paiements peuvent uniquement être transférés vers le système financier si les factures associées ont été transférées vers FIM au préalable.
Option comptable - mouvement caisse	...l'option comptable utilisée pour le mouvement de caisse. Lorsque plusieurs caisses sont utilisées dans un même magasin, il est souvent nécessaire de déplacer des espèces entre celles-ci. L'option comptable fait office de compte intermédiaire entre les ID de compte bancaire connectés aux caisses, afin de préserver l'équilibre des transactions de compte.
Imprimer un reçu	...si un reçu sera créé et imprimé suite à la validation d'une caisse. Option(s) : Non, aucun reçu n'est utilisé Oui Demander à l'utilisateur s'il souhaite imprimer un reçu.
Numéro de série de reçu	Ce champ indique les numéros de série utilisés lors de l'impression de reçus de caisse. Le type de numéros de série est C2.
Imprimer des factures	Ce champ indique si des copies des factures sont imprimées suite à la validation d'une caisse lorsque le reçu de caisse est imprimé. Option(s) : 0 = Non 1 = Oui
Masquer montant	Ce Paramètre sert à activer la fonction pour masquer les montants dans (OIS217). Le paramètre dispose de deux options permettant d'activer la fonction. La première active la fonction et masque les montants à payer dans (OIS217) pour tous les utilisateurs. La deuxième masque les montants à payer pour tous les utilisateurs qui ne sont pas définis comme approbateur pour la caisse.
Autoriser les paiements par acompte	... indique si la fonction de paiement par acompte est activée. La fonction d'acompte accepte le paiement comptant pour une ou plusieurs transactions ou factures, ou un montant générique, sur un compte client de crédit. Ceci permet aux clients d'apporter un paiement physique pour les soldes ouverts sur leur compte de crédit. Le comptant accepté est traité exactement comme les autres transactions facturées, maintenu dans le comptant en stock et géré via (OIS215). Ce comptant sera manuellement appliqué au compte du client via le service de comptabilité clients une fois le dépôt de comptant physique enregistré.
Numéros de série d'acompte	...les numéros de série d'acompte. Le même ID peut être utilisé par d'autres séries, si elles appartiennent à d'autres types. Par exemple, une série A peut être utilisée pour les numéros de commande ainsi que pour les numéros de facture, bien qu'ils disposent de plages de numéros et de valeurs de début distinctes. Cette méthode est utilisée à la caisse lors du règlement d'acomptes, mais également lorsque des documents de paiement anticipé et des documents de paiement font l'objet d'un règlement.
Identité de compte bancaire	...l'ID de compte bancaire auquel la caisse est associée. L'ID de compte bancaire détermine la chaîne comptable qui sera utilisée lorsque de l'argent entre et sort de la caisse. Ce compte bancaire "interne" effectue un suivi des transactions d'entrée et de sortie de la caisse.
Envoi de message application	Cochez cette case pour envoyer un message d'application à la référence département crédit lorsqu'un acompte se produit. Le message d'application est envoyé à la référence département crédit sur le payeur (CRS610). Si la référence département crédit est vierge sur le payeur, elle est envoyée à la référence département crédit sur la caisse (OIS210).
Référence département crédit	...un code de référence pour le gestionnaire de crédit. Les codes sont définis dans (ARS025).

Paramètres à définir pour l'ID de programme/écran (OIS210/G)

Champ	Ce champ indique...
Autoriser la création de chèques	... si la création de chèques sortants est autorisée. La fonction de création de chèques permet d'imprimer un chèque pour un avoir. Lorsque la création de chèques est autorisée, il est possible d'imprimer des chèques physiques dans (OIS215). La méthode de paiement se rapporte à la comptabilité fournisseurs, car cette fonctionnalité concerne des paiements sortants. Remarque Il est impératif de définir la même méthode de paiement pour la comptabilité clients, afin de permettre le bon fonctionnement du processus de validation de (OIS217).
Identité de compte bancaire	...l'ID de compte bancaire pour lequel le chèque sera créé.
Méthode de paiement - comptabilité fournisseurs	...une méthode déterminant le traitement du paiement. Les méthodes de paiement servent de clés de tri générales pour des procédures similaires lors du traitement des paiements client et fournisseur. Les méthodes de paiement pour la comptabilité fournisseurs sont définies dans (CRS071). Chaque méthode de paiement est associée à un type de paiement qui correspond à un ID utilisé pour classer différentes méthodes de paiement. Les types de paiement sont des ensembles distincts de paramètres spécifiques qui, à leur tour, sont associés à une classe de paiement. Une classe de paiement est une description générale d'une catégorie de paiements (comptant, par traite ou par prélèvement automatique, par exemple).
Méthode de paiement d'origine	Ce paramètre permet d'activer la fonction de sélection des méthodes de paiement à partir de la facture d'origine. Ce paramètre présente trois options : La fonction n'est pas activée. La fonction est activée et après la sélection d'une méthode de paiement, le champ réservé à la méthode de paiement dans (OIS215) sera protégé jusqu'à l'ajout du paiement. La fonction est activée et les changements de méthode de paiement sont autorisés dans (OIS215) même si la méthode de paiement d'origine a déjà été sélectionnée.
Changer d'établissement de paiement	Ce paramètre sert à activer la fonction pour autoriser le changement d'établissement de paiement pour les factures saisies dans (OIS215).
Etablissement de paiement par défaut	Ce paramètre permet de spécifier l'établissement de paiement par défaut lorsque vous utilisez la fonction de changement d'établissement de paiement. Le paramètre devient uniquement visible si le paramètre Changer d'établissement de paiement est activé.