Documents – Commande de vente

Ce processus permet de définir la manière dont les documents d'une commande de vente sont traités via le flux de commande de vente avant d'être imprimé.

Pour simplifier l'administration des documents, les documents standard sont saisis puis associés à des groupes de documents. Ces groupes sont connectés aux clients et aux types de commande de vente.

Pour simplifier l'utilisation des commentaires d'ouverture et de clôture de la commande, les documents standard sont connectés à différentes classes de documents.

Une fois ce processus appliqué, l'ensemble des documents requis pour confirmer, livrer et facturer la commande de vente lui est automatiquement associé. Cet ensemble de documents peut ensuite être modifié manuellement pour chaque commande de vente.

Avant de commencer

Le processus peut commencer si les conditions préalables suivantes sont réunies :

Les clients sont saisis dans le fichier client.
Les types de commande de vente sont saisis.

Suivez les étapes ci-dessous :

La section ci-dessous décrit les activités du processus.

Saisie d'un document standard

Tous les documents standard utilisés dans le flux de commande de vente, tels que les factures, les listes de conditionnement et les confirmations de commande, sont saisis dans Document. Ouvrir standard (CRS027).

Les numéros de document des documents standard sont prédéfinis. Vous pouvez saisir une variante de document standard en spécifiant une variante de document pour le numéro de document.

Les informations de base sont saisies pour chaque document standard, qu'il soi interne ou externe.

Un document standard est associé à une ou plusieurs classes de document pour simplifier l'impression des commentaires pour la commande.
Saisie de groupe de documents

Un groupe de documents permet d'associer un ensemble de documents standard à des clients et des types de commande de vente. Les documents inclus dans un groupe de documents sont automatiquement associés à une commande de vente lors de la saisie de commande de vente. Il possible de modifier les documents qui seront inclus pour chaque commande de vente saisie.

Les groupes de documents sont saisis dans Groupe Documents. Ouvrir (CRS147). Les clients sont associés à des groupes de documents dans Client. Ouvrir (CRS610/H). Les types de commande de vente sont associés aux groupes de documents dans Type de CDV. Connecter documents (OIS011). Pour plus d'informations, reportez-vous aux sections ci-dessous.
Association d'un client à un groupe de documents

Les clients sont associés à des groupes de documents dans Client. Ouvrir (CRS610/H). Cette opération permet au client d'accéder aux documents inclus dans le groupe de documents. Un client ne peut être associé qu'à un seul groupe de documents.

Lors de la saisie de commande de vente, d'autres documents non inclus dans le groupe de documents du client peuvent être associés manuellement à la commande. Cette opération s'effectue dans 'Commande de vente. Connecter documents' (OIS104).

Dans (OIS104), vous pouvez indiquer un ID d'imprimante ou une adresse e-mail ou les deux, par document, pour une impression de cette commande de vente. Les valeurs saisies sur le document vont remplacer la configuration du contrôle support de document dans le programme Objet ctl support doc. Connecter support (CRS949). Cette fonctionnalité n'est pas implémentée pour tous les documents. Les documents pris en charge sont la confirmation de commande (231), le document de devis (310), la facture préliminaire (350), le document de paiement (360) et la facture (380) pour les commandes de vente.
Association d'un type de commande de vente à un groupe de documents

Vous pouvez associer autant de documents et de groupes de documents que vous le souhaitez à un type de commande de vente dans Type de CDV. Connecter documents (OIS011).

Pour associer automatiquement des documents à une commande de vente, les documents doivent être inclus dans un groupe de documents associé au type de commande de vente et au client.
Saisie d'une classe de documents

Les classes de document sont utilisées pour administrer l'impression des commentaires sur le document de commande de vente. Ces commentaires sont entrés lors de la saisie de commande de vente ou de lignes de commande.

Lorsque les commentaires sont imprimés, vous pouvez choisir la ou les classes de documents pour lesquels ils sont imprimés. Les commentaires sont imprimés sur les documents standard inclus dans la classe de documents sélectionnée.

Les classes de document sont créées en saisissant des en-têtes dans Catégories Documents. Ouvrir (CRS106). Les documents standard sont alors associés aux classes de document dans Document. Ouvrir standard (CRS027). Cinq classes de documents sont disponibles pour la saisie. Vous pouvez associer un document à plusieurs classes de document.

Résultat

Ce processus aboutit à la création d'un ensemble de documents qui sera systématiquement affecté à la commande de vente saisie pour la combinaison client/type de commande de vente sélectionnée. Les documents qui sont imprimés pour une commande de vente peuvent être modifiés manuellement pour chaque commande de vente.

L'image ci-dessous indique comment les documents standard sont affectés à une commande de vente.