Planification des contacts

Introduction

La planification des contacts permet de s'assurer que les contacts clients sont élaborés de façon planifiée, active et à intervalles réguliers. Vous pouvez utiliser la planification des contacts pour les demandes de commande adressées aux clients ou pour d'autres contacts, des études de marché par exemple. Si un certain groupe de clients doit être contacté deux fois par semaine, le mardi et le jeudi, un plan de contact peut être créé avec uniquement ces clients. Si une personne précise est responsable de ce groupe, le plan de contact peut être connecté à cet utilisateur.

Avant de commencer

Vous pouvez commencer ce processus une fois que les conditions préalables suivantes sont remplies :

Pour saisir une commande de vente en association avec la planification des contacts, les conditions préalables de la saisie de commande de vente doivent également être réunies.

• Les clients sont saisis dans le fichier client.
• Les informations de contact par client sont mises à jour dans Plan de contact. Saisir info contact/client (OIS054).

Résultat

Après ce processus,

• un plan de contact est saisi,
• un plan de contact est créé,
• les contacts clients sont élaborés en fonction d'un plan de contact actif et de toute commande de vente qui en résulte.
• Les résultats des contacts ou des tentatives de contact sont enregistrés dans le plan de contact.

Organigramme

Cet organigramme illustre le processus de création de plans de contacts actifs.

Cet organigramme illustre le processus de contact du client.

Suivez les étapes ci-dessous :

Les activités suivantes sont incluses dans le processus :

1. Définissez un plan de contact dans 'Plan de contact. Ouvrir' (OIS052)

   Un plan de contact doit d'abord être créé. Un plan de contact contient des informations générales telles que le jour où un client doit être contacté ou l'heure de départ à utiliser si le contact débouche sur une commande de vente.

2. Eventuellement, définissez des exceptions

   Les exceptions au plan sont spécifiées dans "Plan de contact. Saisir exceptions" (OIS053).

3. Définition des informations de contact

   Connecter le client au plan de contact. Saisissez les informations de contact spécifiques telles que le numéro de téléphone et la date de contact pour le client dans l'écran "Plan contact. Saisir infos contact/clt" (OIS054).

4. Eventuellement, définissez des périodes inactives

   Les périodes d'inactivité sont saisies dans Client. Connecter période d'inactivité (OIS051).

5. Création d'un plan de contact actif

   Générez des plan de contact actif avec un travail par lot dans Plan contact actif. Créer (OIS057). Il est également possible de les créer manuellement dans le programme "Plan de contact actif. Ouvrir" (OIS056).

   Lorsqu'un plan actif est créé via un travail par lot, il est possible de spécifier les clients ou les catégories de client pour lesquels des enregistrements sont créés. Lorsque des enregistrements sont créés pour des contacts à venir, les enregistrements des contacts précédents peuvent être supprimés de la table du plan de contact actif.

   Deux vérifications sont automatiquement effectuées quand un plan de contact est créé à l'aide d'un travail par lot. Les exceptions de plan sont d'abord contrôlées. Ensuite, toute période d'inactivité, comme les périodes de l'année durant lesquelles un client ne doit pas être contacté, est contrôlée.

6. Contacter le client

   Lorsque le travail par lot est terminé, les enregistrements sont accessibles depuis Plan de contact actif. Ouvrir (OIS056). Lorsqu'un client souhaite passer une commande pendant un contact, la commande peut être saisie immédiatement à partir de la planification des contacts.

7. Saisie de commande de vente

   Cette activité est uniquement utilisée lorsque le plan de contact est utilisé pour les demandes de commande et lorsque le client passe une commande. Le cas échéant, le programme Commande de vente. Ouvrir (OIS100) est démarré pour saisir la commande. Lorsque la commande de vente est saisie, le traitement des contacts client peut être poursuivi, à l'aide du plan de contact.

   Durant la saisie de commande de vente, un contrôle est effectué pour voir si une commande a déjà été passée pour le client pour la date de livraison définie dans le plan de contact. Le cas échéant, la commande peut être complétée par la commande actuelle. Il est également possible de créer une nouvelle commande de vente pour le même client.

8. Contrôle de contact terminé

   Le résultat de chaque contact client est enregistré dans le plan en modifiant le statut du contact planifié. Le statut reflète le résultat obtenu : terminé, contact non disponible, téléphone occupé, ou contacter le client ultérieurement, par exemple. Quand une commande de vente est saisie en tant que résultat d'un contact, le statut est défini par défaut. Vous pourrez utiliser ce statut ultérieurement comme ID de sélection lorsque vous utiliserez des plans de contact actifs.