Gestion des ventes d'articles dans un processus d'achat sur commande avec paiement anticipé

Résultat

Une commande de vente est créée dans M3 à la caisse centrale du magasin avec la fonctionnalité d'achat sur commande. Une facture d'acompte est créée automatiquement et remise au client dans le magasin. Le client paie pour l'article à l'avance (soit en versant des arrhes, soit par paiement intégral) et les informations de vente sont chargées dans M3 via une interface de point de vente. La comptabilité clients et la comptabilité générale sont mises à jour.

Lorsque le client retourne au magasin pour récupérer l'article qu'il a acheté, la commande de vente est éditée, l'article est récupéré et une facture finale est créée. Les informations de vente avec le montant restant à payer sont une fois encore chargées dans M3, et le niveau de stock, les statistiques de vente, la comptabilité clients et la comptabilité générale sont mis à jour.

Les fichiers suivants sont mis à jour :

• Fichier entrée de ticket de caisse – OPSALE
• Fichiers de solde du stock - MITTRA, MITBAL ET MITSTA
• Fichier de statistiques de vente - OSBSTD
• Journal comptabilité clients – FSLEDG
• Comptabilité générale – FGLEDG

Avant de commencer

• Les types comptables 100 et 101 doivent être définis dans Type écriture comptable. Ouvrir (CRS385).
• L'événement comptable OP35 doit être défini dans Evénement comptable. Ouvrir (CRS375).
• La fonction GCF 'Paiements de facture' doit être sélectionnée dans Paramètres – POS (OPS700).
• Les numéros de série des pièces justificatives pour OP35 dans Fonction GCF. Ouvrir (CRS405) doivent être sélectionnés.
• La comptabilité des paiements de factures (OP35) doit être définie dans 'Règle comptable. Définir' (CRS395).

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Le client commande un article spécifique à la caisse centrale

   Le client souhaite acheter un article qui n'est pas habituellement en stock et qui doit donc être acheté auprès d'un autre fournisseur. Le client passe une commande pour cet article spécifique dans le magasin.

2. Saisie de la commande de vente dans le flux d'achat sur commande et lancement de la facturation d'acompte en ligne

   La commande de vente est entrée directement dans la fonctionnalité d'achat sur commande de M3. Une commande de vente est créée en même temps qu'un ordre d'achat. Une facture d'acompte est automatiquement créée et imprimée dans le flux d'achat sur commande afin de faciliter le paiement immédiat de l'article dans le magasin. Le client quitte la caisse centrale avec la facture d'acompte.

3. Identification du client et de la facture d'acompte au POS

   Le client apporte la facture d'acompte à un point de vente pour payer l'article. La facture d'acompte et le client sont identifiés via l'Interface de facture de commande de vente (OIS350MI). Les transactions 'GetInvHead' (Récupérer l'en-tête de la facture) et 'GetInvLine' (Récupérer la ligne de facture) sont utilisées.

4. Saisie d'un paiement et obtention d'un reçu

   Un paiement est saisi. Il peut s'agir d'un paiement intégral ou d'un règlement d'arrhes. Dans notre exemple, 100 EUR sont payés à l'avance. La valeur totale de l'article commandé est de 300 EUR. Il est possible d'utiliser plusieurs méthodes de paiement par reçu, autrement dit plusieurs transactions 4590. Par exemple, un paiement peut être effectué en liquide, par chèque ou carte de crédit. De plus, si le client reçoit un remboursement ou si le montant est arrondi selon les pratiques standard, une transaction 4590 est créée.

   Exemple d'un reçu avec des arrhes :

   N° de reçu 123456
   N° de facture	Année de facturation		Montant
   1002	2004	Acompte	100,00
   		Sous-total	100,00
   		A payer	100,00

5. Chargement des informations de vente dans M3

   Une fois saisi, le paiement est chargé vers M3 via l'interface de programmation de l'application de point de vente 'Interface de tickets de caisse du POS' (OPS270MI). Deux différents types de transaction sont utilisés :

   • Type de transaction 4500=Paiement de facture
   • Type de transaction 4590=Paiements

   Le fichier d'entrée de ticket de caisse OPSALE est mis à jour comme décrit dans le tableau suivant :

   Type de transaction	Code client	N° de facture	Année de facturation	Méthode de paiement	Montant
   4500	10001	1002	2004		100,00
   4590				Espèces (ESP)	100,00

6. Mise à jour de la comptabilité clients et de la comptabilité générale

   La comptabilité clients et la comptabilité générale (FGLEDG) sont mises à jour par lot via 'Tickets de caisse POS. Actualiser' (OPS280). Le paramètre 'Interface financière' dans (OPS280) doit être sélectionné avant l'exécution du lot.

   Pour la comptabilité générale, les événements comptables et types comptables suivants sont créés :

   Evénement comptable	Numéro client	Type de compte	Montant	Numéro client	Ann. fact.	Opération bancaire
   OP35		101	100,00			47 (Master Card)
   OP35	10001	100	–100,00	1002	2004

   Remarque

   Une opération bancaire est récupérée depuis la méthode de paiement sélectionnée.

7. L'article est reçu dans le magasin

   L'article commandé est reçu dans le magasin et reporté dans M3 via 'Ordre d'achat. Réceptionner marchandises' (PPS300).

8. Livraison de la commande de vente, prélèvement de l'article et facturation de la commande

   La commande initiale est identifiée soit par le numéro de commande, soit par le code client. La commande est lancée pour prélèvement et facturation immédiate. Le montant déjà payé de la facture d'acompte est automatiquement déduit de la facture finale. Les niveaux de stock, les statistiques de vente, la comptabilité clients et la comptabilité générale sont mis à jour. L'article et la facture finale sont donnés au client.

9. Identification du client et de la facture finale

   Le client apporte l'article et la facture finale à un point de vente pour payer l'article. La facture et le client sont identifiés via l'Interface de facture de commande de vente (OIS350MI). Les transactions 'GetInvHead' (Récupérer l'en-tête de la facture) et 'GetInvLine' (Récupérer la ligne de facture) sont utilisées.

10. Saisie du paiement

    Le paiement est saisi dans le système de point de vente et un reçu est donné au client.

    N° de reçu 123489
    N° de facture	Année de facturation		Montant
    1003	2004		200,00
    		Sous-total	200,00
    		A payer	200,00

11. Chargement dans M3 et mise à jour de la comptabilité clients et de la comptabilité générale

    Une fois saisi, le paiement est chargé vers M3 via l'interface de programmation de l'application de point de vente 'Interface de tickets de caisse du POS' (OPS270MI). Le type de transaction 4500='Paiement de facture' est utilisé pour déterminer la mise à jour de la comptabilité clients et de la comptabilité générale. La facture finale est marquée comme payée.

    Le fichier d'entrée de ticket de caisse OPSALE est mis à jour comme décrit dans le tableau suivant :

    Type de transaction	Code client	N° de facture	Année de facturation	Méthode de paiement	Montant
    4500	10001	1003	2004		200,00
    4590	10001			Espèces (ESP)	200,00

    Remarque

    Les statistiques de vente ne sont pas mises à jour.

    La comptabilité clients et la comptabilité générale (FGLEDG) sont mises à jour par lot via 'Tickets de caisse POS. Actualiser' (OPS280). Le paramètre 'Interface financière' dans (OPS280) doit être sélectionné avant l'exécution du lot.

    Pour la comptabilité générale, les événements comptables et types comptables suivants sont créés :

    Evénement comptable	Type de compte	Montant	Numéro client	Numéro client	Numéro de facturation	Opération bancaire
    OP35	101	200,00	10001			47 (Master Card)
    OP35	100	–200,00	10001	1003	2004

    Remarque

    Une opération bancaire est récupérée depuis la méthode de paiement sélectionnée.