Workflow des documents de paiement

Gestion des propositions de paiement

Les propositions de paiement sont gérées dans 'Livraison CDV. Proposition de paiement' (OIS152). Si le paramètre de facture d'acompte est 3 (acompte calculé) et que les lignes de commande de vente sont affectées avec une date de livraison demandée égale à aujourd'hui, ce programme est automatiquement lancé lorsque le commercial quitte la commande de vente et confirme le message contextuel suivant : 'Confirmer la création d'une proposition de paiement ou d'une proposition de paiement anticipé'. La proposition de paiement propose les lignes et la quantité affectée qui est livrée aujourd'hui.

Si le paramètre du type d'ordre de la facture d'acompte est 4 (Acompte requis), une proposition de paiement est créée pour toutes les lignes de commande de vente, indépendamment de l'origine des lignes de commande ou de leur date de livraison.

Vous pouvez créer et imprimer automatiquement le document de paiement, sans devoir exécuter (OIS152) en sortie d'une saisie de commande de vente. La fonction permettant d'imprimer automatiquement des documents de paiement est activée par le paramètre 'Imprimer document' dans 'Type CDV. Connecter documents' (OIS011/E). Si la case à cocher 'Imprimer document' est cochée pour le numéro de document 360, ce document sera automatiquement imprimé. Si la commande de vente est créée depuis une source externe, le document de paiement est créé et imprimé automatiquement lorsque la commande de vente est confirmée via l'API. Le document de paiement n'est imprimé automatiquement que lors de la création de la commande. Si des modifications sont apportées ultérieurement, un nouveau document doit être imprimé manuellement.

Le vendeur peut également démarrer (OIS152) sur demande, à l'aide de l'option 70 = 'Proposition de paiement' dans la boîte à outils de commande de vente ou de livraison.

Les tâches suivantes peuvent être réalisées dans (OIS152) :

• Imprimer un document de paiement
• Modifier la quantité à payer et obtenir une mise à jour en ligne du nouveau montant de la ligne
• Aller en caisse
• Extourner toutes les propositions de paiement impayées
• Faire défiler toutes les propositions de paiement associées au numéro de commande de vente à l'aide des champs de filtre

Au démarrage de (OIS152) et si le paramètre de facture d'acompte est sur 3 (acompte calculé), la quantité à facturer est extraite de la quantité affectée connectée à la ligne de commande de référence. Cette quantité peut être ajustée à la hausse et à la baisse, afin que le caissier puisse immédiatement contrôler ce qui doit être réglé. Par conséquent, la quantité indiquée sur la proposition de paiement doit être modifiée afin que le montant à payer soit également modifié dans M3 Cash Desk. Il ne suffit pas d'effectuer un paiement partiel et d'attendre la lancement de certaines lignes de livraison.

La quantité à payer influera également sur le montant imprimé sur la liste de prélèvement. Si la quantité affectée sur une ligne de commande est de 4 mais que le client souhaite en payer 3 aujourd'hui et 1 demain, le vendeur passe la quantité à payer de 4 à 3 et imprime le document de paiement. Le document de paiement affichera une quantité de 3, de même que la liste de prélèvement. Une fois la liste de prélèvement lancée, la quantité restante est déplacée vers un nouvel indice de livraison possédant le statut 3, et le vendeur doit réutiliser l'option associée 70 = 'Proposition de paiement' lorsque le client revient le lendemain pour payer et récupérer la pièce restante.

En cas de paiement anticipé, le montant réglé est déduit sur le document de paiement.

Statuts du document de paiement (ODHEAD) :

• 10 – Proposition de paiement créée
• 17 – Impression en cours
• 20 – Document de paiement réglé
• 25 – Document de paiement partiellement réglé
• 30 – Document de paiement réglé

Un document de paiement partiellement ou intégralement réglé ne peut pas être annulé, et la ligne de commande de vente ne peut pas être modifiée, supprimée ou clôturée.

Si un document de paiement est annulé dans (OIS152), l'enregistrement contenu dans Facture. Afficher (OIS350) et Facture. Afficher lignes (OIS351) est également supprimé.

Le document de paiement est mis à jour dans 'Numéro de facture' (OINVOH) avec un nouveau type d'informations (IVTP =05), et s'affiche dans (OIS350). Il est également mis à jour dans la table OINVOL et s'affiche dans (OIS351).

Les statistiques et les écritures comptables ne sont pas mises à jour.

Une facture ne peut comporter qu'un seul document de paiement.

Un document de paiement peut être imprimé plusieurs fois.

Plusieurs paiements peuvent être effectués par rapport au même document de paiement.

Règlement de documents de paiement

• En caisse

  Dans 'Caisse. Ouvrir (OIS210/F)', un nouveau numéro de série appelé 'C3' est disponible dans 'Numéro de série. Ouvrir (CRS165)' et est utilisé pour les acomptes dans la caisse. Le numéro de série doit être connecté à la caisse dans 'Caisse. Ouvrir (OIS210/F)'.

  Le document de paiement peut être réglé dans 'Paiement au comptant. Ouvrir' (OIS215). Le paiement est considéré comme un paiement par acompte par rapport au document de paiement. Le numéro de document de paiement est stocké sous le numéro d'information supplémentaire 249 dans FSLEDX (suite au transfert vers GCF) et peut également être affiché dans 'Paiement au comptant. Détails' (OIS216).

  Une fois le paiement effectué, le montant de l'encours indiqué sur le numéro de facture (OINVOH) est mis à jour. Si le montant restant à payer est nul, le document de paiement obtient le statut 30 (ODHEAD). Le statut de la table de livraison (MHDISH) est alors défini sur 1, signifiant que la liste de prélèvement peut être lancée.

  Si le document de paiement est partiellement réglé, son statut passe sur 25 (ODHEAD) et la liste de prélèvement ne peut pas être lancée.

• Dans (ARS110)

  Le documents de paiement standard et les documents de paiement anticipé peuvent être réglés dans Paiement reçu. Enregistrer (ARS110).

  L'option associée 19 = 'Demande/document de paiement' permet d'ouvrir l'écran (ARS110/I), où le numéro de document de paiement est spécifié.

  Si le processus d'acompte est activé dans 'Paramètres - Facturation des CDV' (CRS722) le type de document 1 (Demande de paiement) (ou 2 (Document de paiement) si le type 1 est manquant) sera sélectionné par défaut. Le type de document est modifiable et détermine les champs qui s'affichent à l'écran.

  Le document de paiement réglé est ajouté, et le montant de l'encours ainsi que la devise du document de paiement sont récupérés. Plusieurs blocages ont été mis en place, afin notamment de garantir que la devise ajoutée dans (ARS110/B) est la même que celle du document de paiement, et que le montant réglé n'est pas supérieur au montant de l'encours.

  Le paiement est mis à jour en tant que paiement par acompte, avec des informations sur le numéro de document de paiement réglé sous le numéro d'information supplémentaire 249.

  La comptabilité clients est comptabilisée selon l'événement comptable AR30 et le type comptable 110.

  Une fois le paiement effectué, le montant de l'encours indiqué sur le fichier de numéro de facture (OINVOH) est mis à jour. Si le montant restant à payer est nul, le statut du document de paiement passe sur 30 (ODHEAD). Le statut de la table de livraison (MHDISH) est alors défini sur 1, signifiant que la liste de prélèvement peut être lancée.

  Si le document de paiement est partiellement réglé, son statut passe sur 25 (ODHEAD) et la liste de prélèvement peut être lancée.

  Si le paiement concerne un document d'acompte et que le document est entièrement payé, l'ordre d'achat planifié est lancé et la facture d'acompte est imprimée.

• Dans un relevé bancaire automatique (ABS)

  Le type de scénario 8 (Acomptes CC) est disponible dans Numéro de scénario. Ouvrir (ABS911). Un numéro de scénario associé à ce type de scénario doit être défini afin de pouvoir automatiquement affecter les paiements aux documents de paiement.

  Il est possible d'utiliser comme chemin de recherche de la facture soit le numéro de facture figurant sur la ligne de relevé bancaire, soit les informations issues du fichier d'informations supplémentaires, soit une recherche de montant. Les numéros de série des acomptes (C3) à utiliser doivent être associés au numéro de scénario.

  Lors de la réception d'une ligne de relevé bancaire contenant des informations sur le numéro de document de paiement, si le numéro de scénario associé aux documents de paiement est utilisé, le numéro de document de paiement est contrôlé dans le fichier du numéro de facture (OINVOH), où IVTP = 05 ou 06.

  Si le document de paiement est affecté, le numéro de facture de l'acompte s'affiche dans Relevé Bancaire. Ouvrir Dét. Ligne (ABS102) et le numéro de document de paiement s'affiche sous le numéro d'information supplémentaire 249.

  Lorsque la comptabilité générale est mise à jour, le paiement est mis à jour en tant que paiement par acompte contenant des informations sur le numéro de document de paiement réglé, sous le numéro d'information supplémentaire 249.

  Le statut du document de paiement, les listes de prélèvement et le montant de l'encours dans le fichier du numéro de facture sont mis à jour comme si le paiement avait été effectué en caisse ou à l'aide de 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS110).

  Si le document de paiement n'est pas automatiquement affecté, vous pouvez accéder à (ARS110) à l'aide de l'option 'Paiements CC' dans (ABS102).

  Remarque

  La limitation de paiement correspondant à des demandes de paiement ne peut pas s'effectuer depuis une vue de traitement en plein écran (ordres de tri 11 à 16) dans (ARS110).

Lettrage de paiements correspondant à des documents de paiement par rapport à une facture

Une fois la facture transférée à la gestion financière, un contrôle est effectué afin de vérifier s'il existe des paiements correspondant au document de paiement (stocké sous le numéro d'information supplémentaire 249 dans FSLEDX) en comptabilité clients. Dans ce cas, ils sont automatiquement rapprochés par rapport à la facture et les transactions de paiement (trcd 20 dans FSLEDG) sont mises à jour au niveau de l'enregistrement du paiement par acompte et de la facture.

En cas de paiement intégral de la facture ou de l'acompte, le code lettrage (RECO) dans 'Table de comptabilité clients : FSLEDG' est défini sur 9.

De même, la facture d'acompte est rapprochée par rapport à l'acompte correspondant au document de paiement anticipé.

Les mêmes contrôle et lettrage sont effectués lorsque les paiements sont transférés vers la comptabilité clients.

La fonction GCF (fonction de lettrage) à utiliser lors du lettrage doit être définie dans 'Paramètres - Facturation des CDV' (CRS722).

Modification de commandes de vente existantes via une proposition de paiement

Si la proposition de paiement possède le statut 10 - créé, et que l'utilisateur saisit de nouvelles lignes de commande, la proposition de paiement existante est supprimée et la livraison est débloquée si les données de livraison de la ligne saisie autorisent une livraison groupée. Par conséquent, lorsque l'utilisateur accepte le message 'Confirmer la création d'une proposition de paiement et/ou d'une proposition de paiement anticipé', une nouvelle proposition de paiement cumulé est créée.

Limites de crédit

Les commandes de vente incluses dans le workflow de la proposition de paiement n'entraîneront aucun blocage de la commande de vente. L'objectif est de pouvoir terminer les commandes même si le client ne dispose d'aucun crédit.

Message d'application

Une fois le lancement planifiée, un message d'application est envoyé au planificateur. Le planificateur peut accéder à l'ordre planifié depuis le message d'application. Le type de message 984 est utilisé pour le message d'application informant le planificateur.

Document de paiement anticipé lié à une commande de vente complète

Si le paramètre du type d'ordre de la facture d'acompte est 4 (Acompte requis), une proposition de paiement est créée pour toutes les lignes de commande de vente, indépendamment de l'origine des lignes de commande ou de leur date de livraison. Par conséquent, aucune facture d'acompte n'est créée lors de l'exécution de ce processus, puisque tout est réglé à l'avance.

La case à cocher correspondant à la proposition de paiement dans Conditions de paiement. Ouvrir (CRS075) doit être activée, et le paramètre Facturation d'acompte = 4 est requis.

Clôture d'une proposition de paiement

Livraison CDV. Fermer proposition de paiement (OIS952) permet de procéder à une exécution par lot qui ferme les lignes de commande de vente lors du processus de proposition de paiement. La case à cocher 'Ventes manquées' est activée et un motif de transaction est sélectionné, afin de mettre à jour les lignes de commande de vente fermées en les transformant en ventes manquées. La date de clôture permet d'éviter que les lignes de commande de vente soient incluses dans la sélection de fin si leur date planifiée est ultérieure à la date de clôture. (OIS952) ferme uniquement les lignes de commande de vente comportant des propositions de paiement non payées ou des propositions de paiement anticipé non payées.

La tâche soumise par (OIS952) ferme les lignes de commande de vente et supprime les éventuelles propositions de paiement standard et de paiement anticipé impayées.

Clôture d'une commande de vente avec des documents de paiement réglés (seulement si le paramètre de facture d'acompte est 4=Acompte requis)

Aucune modification affectant le montant total à payer n'est autorisée dès que le document de paiement est imprimé. Exemple : ajouter ou supprimer des lignes de commande, modifier des quantités, des prix, des remises ou des frais. Vous pouvez fermer les lignes de commande et créditer le client pour la quantité non livrée.

Un message d'avertissement s'affiche si une commande de vente ou une ligne de commande de vente avec un document de paiement réglé est fermée. Si ce message est confirmé, la commande ou ligne de commande de vente est clôturée et il devient impossible de créer un document de paiement rectificatif dans 'Facture CDV. Corriger ou créditer' (OIS380) (appelé depuis 'Facture. Afficher' (OIS350)).

Dans (OIS380), les lignes clôturées avec les lignes de commande et leur montant 'A créditer' s'affichent. Les frais de ligne et d'en-tête affectés s'affichent également. Lorsque la tâche est envoyée, un document de paiement rectificatif est créé pour rembourser le client.

Le document de paiement corrigé est mis à jour et devient le numéro facture d'origine sur le document de paiement rectificatif.

Le paiement du document de paiement rectificatif est automatiquement rapproché avec le paiement du document de paiement d'origine lorsque ce dernier est mis à jour en comptabilité clients.

Lorsque le paiement du document de paiement rectificatif est transféré vers M3 Finance, le numéro de document de paiement d'origine est mis à jour avec la valeur supplémentaire 249 (numéro de document de paiement) et le numéro de document de paiement rectificatif est mis à jour avec la valeur supplémentaire 250 (document de paiement rectificatif).

Le paiement d'un document de paiement rectificatif n'est pas mis en oeuvre dans Paiement reçu. Enregistrer (ARS110).