Préparation d'une feuille de calcul pour l'exportation vers une structure de données

Cette fonction auxiliaire permet de préparer une feuille de calcul existante afin de pouvoir en exporter les informations vers une structure de données dans M3 par le biais d'un fichier PC.

La feuille de calcul peut avoir pour contenu soit des valeurs budgétaires, soit des prévisions, selon les Type de transaction - Statistiques figurant dans la structure de données. Ce contenu peut soit s'ajouter aux données existantes dans la structure de données, soit les remplacer.

Notez qu'il n'est possible d'importer des données que pour une année à la fois, et qu'il n'est pas possible d'extraire de la feuille de calcul les informations relatives à la date. La date doit être saisie manuellement lorsque les données sont transférées vers Budget/StatsVentes. Importer de Fic PC (OSS940).

Avant de commencer

Les conditions préalables suivantes doivent être remplies pour qu'il soit possible de préparer une feuille de calcul pour exportation vers une structure de données :

La feuille de calcul à importer contient le même nombre de clés de solde que la structure de données, sous forme de colonnes, de lignes, ou d'une combinaison des deux.
Tous les types de valeurs de la feuille de calcul sont définis comme des Champ de cumul dans la structure de données, soit en tant que colonnes, soit en tant que lignes, soit en tant que combinaison des deux.

Suivez les étapes ci-dessous :

L'usage de la fonction auxiliaire est décrit ci-dessous :

Insertion d'une colonne de contrôle

Une colonne doit être saisie dans la feuille. Cette colonne sert à indiquer le nom du champ de la structure de données qui contient la clé de solde ou le champ de cumul qui sont représentés par les lignes de la feuille.
Insertion d'une ligne de contrôle

Une ligne doit être saisie dans la feuille. La ligne sert à indiquer le nom du champ de la structure de données qui contient la clé de solde ou le champ de cumul qui sont représentés par les colonnes de la feuille.
Désignation de la cellule *FRF

Saisissez *frf dans la première colonne de la ligne de contrôle. Cette sélection sert à identifier la colonne de contrôle et la ligne de contrôle.
Exclusion des lignes et colonnes non actuelles

Les lignes et les colonnes qui contiennent des informations qui ne peuvent ou ne doivent pas être transférées vers M3 sont exclues. Pour exclure une colonne, saisissez *txt pour cette colonne dans la ligne de contrôle. Pour exclure une ligne, saisissez *txt pour cette ligne dans la colonne de contrôle.
Association de cellules à des champs de base de données

Vous devez associer les colonnes qui contiennent des clés de solde ou des champs de cumul aux champs auxquels ces informations correspondent dans la structure de données. Pour ce faire, saisissez le nom du champ concerné dans la ligne de contrôle de chaque colonne.

Les lignes qui contiennent des clés de solde ou des valeurs de cumul sont également marquées du nom du champ. Le nom du champ apparaît dans la colonne de contrôle de chaque ligne.
Ajout d'un numéro de période

Vous devez saisir un numéro de période pour chaque ligne ou colonne qui contient un champ de cumul. Ces informations sont nécessaires, car les numéros de période sont récupérés depuis la feuille de calcul lors de l'exportation.

Vous pouvez facilement ajouter des numéros de période à la feuille de calcul en les copiant ou en vous servant des fonctions arithmétiques de la feuille.
Marquage des valeurs de clé répétitives

Si une colonne contient des valeurs de clé répétitives, c'est-à-dire si plusieurs lignes d'une colonne appartiennent à la même valeur clé, toutes les lignes doivent être marquées. En d'autres termes, il ne suffit pas de marquer uniquement la première ligne.

Exemples

Les exemples suivants illustrent les modifications à apporter à une feuille de calcul pour activer l'exportation des informations vers une structure de données dans M3.

Exemple 1 – Feuille de calcul à deux dimensions

Cet exemple illustre une feuille de calcul à deux dimensions. 'A deux dimensions' signifie qu'un montant est identifié à l'aide de deux termes.

Le tableau suivant présente l'aspect de la feuille avant sa modification :


*FRF	UCONNO	*TXT	OSPERI	UCSAAM
*TXT	Client	Nom	Période	Montant
	A1	Entreprise A	1	450
	A1		2	600
	A1		3	750
	A1		4	550
*TXT				Total 2350

	A2	Entreprise B	1	1200
	A2		2	1400
	A2		3
	A2		4	3000
*TXT				Total 5600
*TXT				Somme des totaux 7950

Après sa modification, la feuille de calcul se présente comme suit :

Quantité vendue par article et client - Période 1


Client	Article	Article	Article
	A100	A200	A300
A1	144	3221	1233
A1	433	33	3212
A1	312	9874	423
A1	322	2388	388

Quantité vendue par article et client - Période 2


Client	Article	Article	Article
	A100	A200	A300
A1	322	322	32
A1	3	32
A1	32	2333	3455
A1	9333	833	732

Les modifications suivantes ont été apportées :

Une ligne de contrôle et une colonne de contrôle ont été ajoutées.
La valeur *FRF a été affectée à la cellule A1.
Les colonnes qui contiennent du texte et des totaux ont été exclues à l'aide de *TXT, si bien que les informations sont exclues de l'exportation.
La clé de code client répétitive a été copiée, de sorte que A1 ou A2 figure dans chaque ligne de code client.

Les lignes et les colonnes qui contiennent des clés de solde ou des champs de cumul sont marquées de la manière suivante :


UCCUNO	Code client
OSPERI	Numéro de la période
UCSAAM	Montant de la facture dans la devise locale

Exemple 2 – Feuille de calcul à trois dimensions

Cet exemple illustre une feuille de calcul à trois dimensions. 'A trois dimensions' signifie qu'un montant est identifié à l'aide de trois termes.

Le tableau suivant présente l'aspect de la feuille avant sa modification :

Quantité vendue par article et client


*FRF	UCCUNNO	UCIVQT	UCIVQT	UCIVQT
*TXT	Période	1
*TXT	Client	Article	Article	Article
OSPERI	1	1	1	1
UCITNO		A100	A200	A300
	A1	144	3221	1233
	A1	433	33	3212
*TXT	A1	312	9874	423
	A1	322	2388	388
*TXT	Période	2
*TXT	Client	Article	Article	Article
OSPERI		A100	A200	A300
UCITNO	2	2	2	2
	A1	322	322	32
	A1	3	32
	A1	32	2333	3455
	A1	9333	833	732

Après sa modification, la feuille de calcul se présente comme suit :


Client	Nom	Période	Montant
A1	Entreprise A	1	450
		2	600
		3	750
		4	550
			Total 2350

A2	Entreprise B	1	1200
		2	1400
		3
		4	3000
			Total 5600
			Somme des totaux 7950

Les modifications suivantes ont été apportées :

Une ligne de contrôle et une colonne de contrôle ont été ajoutées.
La valeur *FRF a été affectée à la cellule A1.
Les colonnes qui contiennent du texte et des totaux ont été exclues à l'aide de *TXT, si bien que les informations sont exclues de l'exportation.
La clé de numéro de période répétitive a été copiée, de sorte que A1 ou A2 figure dans chaque colonne de numéro de période.

Les lignes et les colonnes qui contiennent des clés de solde ou des champs de cumul sont marquées de la manière suivante :


UCCUNO	Code client
OSPERI	Numéro de la période
UCITNO	Code article
UCIVQT	Nombre facturé