Gestion du paiement d’une facture ou d’un document de paiement spécifique

Ce document explique le processus dans le système de point de vente (POS) et dans M3 lorsqu'un client veut payer une facture ou soumettre un document de paiement dans un magasin.

Résultat

Les informations concernant le client et la facture à payer ou le document de paiement sont saisies dans le système du point de vente et la facture est recherchée en ligne dans M3. La facture est payée ou le document de paiement est soumis et un reçu de caisse est donné au client. Les informations de vente sont chargées vers M3 via une interface de point de vente. La comptabilité clients et la comptabilité générale sont généralement mises à jour ultérieurement, mais elles peuvent parfois être actualisées immédiatement.

Les fichiers suivants sont mis à jour :

Fichier entrée de ticket de caisse – OPSALE
Journal comptabilité clients – FSLEDG
Comptabilité générale – FGLEDG

Avant de commencer

Les types comptables 100 et 101 doivent être définis dans Type écriture comptable. Ouvrir (CRS385).
L'événement comptable OP35='Paiement de factures' doit être défini dans 'Evénement comptable. Ouvrir' (CRS375)
La fonction GCF 'Paiements de facture' doit être sélectionnée dans Paramètres – POS (OPS700).
Les numéros de série des pièces justificatives pour OP35 dans Fonction GCF. Ouvrir (CRS405) doivent être sélectionnés.
Pour soumettre les documents de paiement, vous devez définir le type de numéro de série 52 et le numéro de série 1 dans 'Numéros de série. Ouvrir' (CRS165).

Suivez les étapes ci-dessous :

Le client veut payer une facture ou soumettre un document de paiement

Le client veut payer une facture ou soumettre un document de paiement au point de vente du magasin.
Saisir les informations du client et d’une facture ou d’un document de paiement dans le système de point de vente

Les informations concernant le code client et la facture ou le document de paiement sont saisies dans le système de point de vente.
Recherche et sélection de la facture à payer ou du document de paiement dans M3 en ligne via le système POS

Une recherche en ligne est lancée dans M3 via le système POS pour trouver ou valider la facture à payer ou le document de paiement. La recherche s'effectue via l'interface de programmation de l'application 'Interface de facture de commande de vente' (OIS350MI), et vous utilisez le numéro de facture et l'année de facturation comme valeurs de recherche.

Saisie du paiement

Le paiement de la facture est saisi dans le système de point de vente et un ticket de caisse est créé.


N° de reçu 123457
Code client	N° de facture	Année de facturation		Montant
10001	1002	2004		500,00
			Sous-total	500,00
			Total	500,00

TVA 0 %			TVA	0,00

Définir le document de paiement sur 'payé'

Pour un document de paiement entièrement réglé, la transaction API PaidPaymentDoc dans OPS270MI (Interface de ticket de caisse POS) peut être exécutée pour définir le document de paiement sur 'payé'. Cette option lance une logistique bloquée associée au document de paiement et imprime une facture d’acompte si le paiement concerne un document de paiement anticipé. Elle définit le montant de l’encours sur 0, et le statut du document de paiement est mis à jour sur 30 (ODHEAD). Le statut de la table de livraison (MHDISH) est alors défini sur 1, signifiant que la liste de prélèvement peut être lancée. Pour les documents de paiement anticipé, le statut dans la table OPRED est défini sur 75.

Remarque
Si l’API n’est pas exécutée, le document de paiement est défini sur 'payé' lorsque les informations de vente chargées sont transférées vers FIM.

Chargement des informations de vente dans M3

Une fois saisi, le paiement est chargé vers M3 via l'interface de programmation de l'application du point de vente 'Interface de tickets de caisse du POS' (OPS270MI). Deux différents types de transaction sont utilisés :

Type de transaction 4500=Paiement de facture
Type de transaction 4590=Paiements

Remarque

Le numéro de document de paiement est envoyé comme s’il s’agit d’un numéro de facture classique.
Les niveaux de stock ne sont pas mis à jour.
La mise à jour de la comptabilité clients et de la comptabilité générale est parfois effectuée immédiatement.

Le fichier d'entrée de ticket de caisse OPSALE est mis à jour comme décrit dans le tableau suivant :


Type de transaction	Code client	N° de facture	Année de facturation	Méthode de paiement	TVA	Montant
4500	10001	1002	2004		0,00	500,00
4590				Espèces (ESP)		500,00

Mise à jour de la comptabilité clients et de la comptabilité générale

La comptabilité clients et la comptabilité générale sont mises à jour par lot via le programme Ticket de caisse POS. Mettre à jour (OPS280). Le paramètre Interface financière dans (OPS280) doit être sélectionné avant le lancement du traitement par lot.

Le type de transaction 4500='Paiement de facture' est utilisé pour déterminer comment effectuer la mise à jour de la comptabilité clients et de la comptabilité générale. La facture originale est marquée comme payée.

Pour les documents de paiement, un enregistrement du crédit du client est créé dans la comptabilité clients. Cet enregistrement représente le paiement sur le document de paiement. Il contient le numéro de document de paiement et l’année du document de paiement en tant qu’information supplémentaire. Cet enregistrement est automatiquement rapproché avec une facture ou une facture d’acompte si le paiement a été reçu pour un document de paiement anticipé.

Remarque

Si le document de paiement n’a pas déjà été défini sur 'payé', cette opération est effectuée à ce stade si le document de paiement a été entièrement réglé.

Remarque

Les statistiques de vente ne sont pas mises à jour.

Pour la comptabilité générale (FGLEDG), les événements comptables et types comptables suivants sont créés :


Evénement comptable	Type de compte	Numéro client	Montant	Numéro client	Ann. fact.	Opération bancaire
OP35	101		500,00			47 (Master Card)
OI20	100	10001	–500,00	1002	2004

Remarque

Une opération bancaire est récupérée depuis la méthode de paiement sélectionnée.