Gestion d'une facture d'acompte

Résultat

Le client a payé la facture d'acompte. Cela signifie que le montant figurant sur la facture finale a été rapproché du montant de l'acompte. La facture finale peut être contrôlée dans Facture de commande de vente. Afficher (OIS350).

Les paiements traités affectent la gestion du crédit et des risques client, ainsi que votre trésorerie.

Lorsqu'une proposition de facture d'acompte est créée dans Commande de vente. Facturer acompte (OIS105), elle reçoit le statut 20. Le statut est ensuite passé sur 70 après le traitement de la facture d'acompte dans Facture CDV. Imprimer (OIS180) ou après la facturation interactive.

Les fichiers suivants sont mis à jour :

• Facture de prépaiement (OOPINV)
• En-tête de commande de vente (OOHEAD).

Les fichiers suivants sont mis à jour suite à un paiement au comptant :

• Paiements (OPAYMH)
• Paiements – Détails (OPAYMD)
• Livre de ventes (FSLEDG)
• Comptabilité générale (FGLEDG)
• Fichier maître de numéro de chèque (FCHKMA).

Pour la gestion d'autres paiements, voir le document suivant : .

Avant de commencer

• Sélectionnez 'Facture d'acompte' dans le programme 'Type de CDV. Ouvrir' (OIS010/K) afin d'autoriser la facturation des acomptes pour le type de commande utilisé avec la commande de vente (y compris l'article pour lequel vous souhaitez être payé à l'avance).
• Procédez comme suit pour permettre la création automatique d'une facture d'acompte :

  1. Dans (OIS010/E) :

     • Définissez la catégorie de type de commande de vente sur 1 (commande standard).
     • Définissez la fonction manuelle suivante sur l'une des options ci-dessous dans (OIS010/E) :
       • 1 - Impression liste de prélèvement/création bon de livraison
       • 2 - Enregistrement des livraisons. Une liste de prélèvement est imprimée immédiatement.

  2. Dans le programme 'Type de CDV. Màj sélection de champ' (OIS014/N), définissez les valeurs par défaut par type de commande pour les champs suivants :

     • code TVA
     • Pourcentage (condition requise uniquement pour la création automatique d'une facture d'acompte)
     • Conditions de paiement
     • Lignes de texte 1 et 2.

  3. Dans le champ 'Fac acompte ECI' du programme 'Client. Ouvrir' (CRS610/F), définissez le paramètre sur l'une des options suivantes :

     • 1 - Une facture d'acompte est créée automatiquement si une ligne de commande de vente est liée à un ordre de référence
     • 2 - Une facture d'acompte est créée automatiquement si une ligne de commande de vente est liée à un ordre de référence et si l'article est un article non codé ou figure parmi les articles du catalogue étendu.
     Remarque

     Au moins une ligne de commande doit être liée à un ordre de référence, ou au moins une ligne de commande doit contenir un article de catalogue étendu ou un article non codé. Les articles de catalogue étendu (ACE) sont des articles qui ne sont pas conservés en stock et doivent être achetés avant d'être livrés au client.

• Procédez comme suit pour permettre le paiement au comptant après la facturation interactive :
  • Dans le programme 'Commande de vente. Ouvrir' (OIS100/P), définissez le champ 'Caisse' sur 1.
  • Dans le programme 'Conditions de paiement. Ouvrir' (CRS075/E), définissez le champ 'Pmt comptant' sur 1.
• Sélectionnez 'Règlement anticipé' dans 'Paramètres - Facturation des CDV' (CRS722/F) afin de consommer le paiement anticipé déjà sur la première facture plutôt que de l'enregistrer pour couvrir la dernière facture. Si le paiement anticipé est supérieur au montant de la facture, le montant à payer est de 0,00 et le montant restant est consommé dans les factures futures.
• Définissez un article de facture d'acompte dans (CRS722/F) afin de présenter les montants des factures d'acompte en tant que lignes d'article dans le BOD de facture. L'article de facture d'acompte est représenté par un numéro de statistiques douanier défini dans 'Numéro statistique douanier. Ouvrir' (CRS128).
• Procédez comme suit pour permettre de compenser les montants d'acompte en tant qu'avoirs :
  • Définissez l'avoir de fonction GCF (CRFF) et l'option comptable - avoir (CRAO) dans Paramètres - Comptabilité clients (ARS905).
  • Définissez 'Méthode déduc' sur 1 (Compenser par avoir) dans (CRS722/F).
  • Facultativement, spécifiez une série de n° crédit dans (CRS722/F) si les numéros de série des factures d’acompte classiques ne doivent pas être utilisés pour l’avoir.

Suivez les étapes ci-dessous :

1. Création d'une proposition de facture d'acompte

   • Création/mise à jour automatique d'une proposition de facture d'acompte
     Remarque

     La proposition de facture d'acompte est créée automatiquement lors de la saisie de commandes après l'activation de la création automatique de factures d'acompte (pour les paramètres, voir la section Avant de commencer). Cela signifie qu'à la fin de la création de la commande de vente, le programme (OIS105) est appelé automatiquement.

     Créez une commande dans Commande de vente. Ouvrir (OIS100). Vérifiez que les valeurs pour la proposition créée sont correctes dans Commande de Vente. Facturer Acompte (OIS105/B).

   • Création manuelle d'une proposition de facture d'acompte

     Saisissez les valeurs par défaut dans 'Type de CDV. Màj sélection de champ' (OIS014/N).

     Sélectionnez le numéro de commande pour la facture d'acompte dans (OIS100) ou dans 'Commande de vente. Ouvrir boîte à outils' (OIS300).

     Saisissez le montant à facturer à l'avance et vérifiez que les valeurs définies comme valeurs par défaut sont correctes dans (OIS105/B).

2. Impression d'une facture d'acompte

   • Impression immédiate (interactive) d'une facture d'acompte

     Sélectionnez l’option 14 (Facturation interactive) dans (OIS105/B). La facture est imprimée sur papier ou envoyée par voie électronique.

     Remarque

     L'impression immédiate d'une facture d'acompte est uniquement nécessaire pour gérer un paiement au comptant.

   • Impression de factures d'acompte par lot

     Imprimez une sélection de factures d'acompte manuellement dans (OIS180). Toutes les factures d'acompte correspondant aux dates de factures d'acompte indiquées sont imprimées, et la facture finale est automatiquement rapprochée par rapport au montant total facturé à l'avance.

3. Enregistrement d'un paiement : caisse ou compte client

   Lorsqu'un client souhaite payer une facture au comptant, vous pouvez lancer le paiement dans 'Paiement au comptant. Ouvrir' (OIS215) en saisissant diverses informations (caisse, payeur, devise, méthode de paiement, numéros de facture et montant à régler en devise étrangère).

   Les paiements au comptant des factures sont effectués si un client souhaite payer la facture immédiatement après réception de la commande de vente et la facturation, ou à une caisse commune.

   Si d'autres modes de paiement doivent être utilisés (virement bancaire manuel, effet ou chèque), vous devez saisir le montant reçu avec les valeurs de paiement correspondantes dans 'Paiement reçu. Enregistrer' (ARS110). Le paiement est ensuite prêt à être affecté aux enregistrements de factures dans le même programme.

4. Facturation finale

   Si la valeur de 'Méthode déduc' est définie sur 0 (Déduit sur facture finale) dans (CRS722/F), le montant d'acompte facturé est déduit de la facture finale une fois les articles livrés et la facturation finale. Le statut dans (OIS105) est défini sur 80 ='Facturé et réglé'. Dans le cas d'une livraison partielle, la déduction est effectuée uniquement si le montant d'acompte facturé restant est supérieur à la quantité restant à facturer sur une facture future, à moins que la case Règlement anticipé ne soit sélectionnée dans (CRS722/F).

   Si l'option 'Méthode de déduction' est définie sur 1 (Compenser par avoir) dans (CRS722/F), le montant de l'acompte est compensé comme un avoir créé conjointement avec la facture. Il s'agit ici d'un enregistrement de crédit créé dans (OIS105). La facture sera le montant total sans déduction du montant de l'acompte. L'avoir renseigne les tables BOD de facture avec le champ 'Type information' (IVTP) 02 - Avoir. Le numéro de facture finale sera envoyé en tant que référence - Numéro de facture étendue (RXIN).

   L'avoir doit être transféré manuellement vers FIM via Facture CDV. Traiter ultérieurement (OIS196). Elle sera uniquement incluse dans le transfert si la facture qui a déclenché sa création est transférée dans FIM. Une fois transféré, l'avoir est automatiquement déduit de la facture dans la comptabilité clients.

5. Clôture de la commande lorsqu'il reste un montant d'acompte facturé

   Lors de la clôture d'une commande pour laquelle il reste un montant d'acompte facturé, il est possible de créer manuellement une 'facture d'acompte' de crédit dans (OIS105) afin de créditer le montant restant au client. Après cela, la facture d'acompte d'origine et le crédit ont toujours le statut 70='Acmpte fact'. Vous pouvez utiliser l'ID de correction OI04 - 'Mettre à jr statut de facture d'acompte finale dans (OIS105)' dans 'Problème programme. Résoudre' (CRS418) afin de mettre à jour le statut sur 80='Fac et réglé' pour indiquer que la facture d'acompte est réglée.