Correction des factures dans la gestion des ventes

Résultat

Une facture rectificative ou un avoir, ainsi qu'une nouvelle facture de débit, sont créés.

Dans le cadre de la correction de la facture, vous pouvez également avoir géré un retour client.

Voir Création d'une facture rectificative dans la gestion des ventes.

Avant de commencer

• Une facture de vente doit être transférée à la Comptabilité clients M3 et à la Comptabilité générale M3.
• La commande de vente ne doit pas être archivée.

Description

Ces activités peuvent être effectuées dans le processus :

• Correction d'une facture

  Il est nécessaire de corriger une facture de vente si celle-ci est incorrecte. Par exemple, elle peut contenir des prix, quantités ou taux de TVA incorrects. La qualité des produits livrés peut également être insuffisante, nécessitant ainsi un ajustement tarifaire ou un retour client.

  Vous pouvez corriger une facture de deux façons :

  • Créez une facture rectificative comprenant les lignes de facture corrigées inversées en intégralité avec de nouvelles lignes de facture de remplacement.
  • Créez un avoir avec une nouvelle facture de débit. L'avoir contient les mauvaises lignes de facture inversées en intégralité, et la nouvelle facture contient les lignes de facture de remplacement.

  Vous pouvez corriger une facture dans Facture CDV. Corriger ou créditer (OIS380).

• Gestion des retours client

  Si des marchandises sont retournées dans le cadre de la correction d'une facture de vente, vous devez gérer le retour client.

  Vous pouvez enregistrer le retour client avant ou après la réception des marchandises. Une fois les marchandises arrivées, vous devez également confirmer la réception des marchandises et les contrôler pour préciser si vous acceptez le retour et ce que vous comptez faire des marchandises. Vous pouvez par exemple décider d'approuver, de réparer, de mettre au rebut ou de renvoyer les marchandises au client.

  Les retours clients sont gérés dans le programme Retour client. Ouvrir (OIS390).

Consultez les workflows pour obtenir des descriptions sur les modalités d'interaction entre les activités.

Workflow 1 - Réceptionner les marchandises du client, enregistrer/inspecter/ranger, puis corriger la facture

Dans ce workflow, vous recevez et inspectez les marchandises avant de prendre une décision concernant la correction de la facture. Les résultats du contrôle qualité et du rangement sont consignés dans Retour clt. Afficher résultat contrôle (OIS392), ce qui signifie que le retour client est finalisé avant tout crédit au client.

1. Traitement d'un retour client

2. Création d'une facture rectificative

La facture rectificative peut être établie en fonction du retour client si la case à cocher 'Util fact avoir' est activée dans Paramètres - Retours clients (OIS399). Servez-vous de l'option 14 (Corrig/Créditer) dans (OIS390) pour ouvrir le programme Facture CDV. Corriger ou créditer (OIS380). La quantité retournée précisée dans (OIS392) mettra automatiquement à jour la nouvelle quantité facturée dans (OIS380/E).

Si vous démarrez (OIS380) avec l'option 14 (Corrig/Créditer) à la place dans Facture. Afficher (OIS350), les modifications de quantité doivent être effectuées manuellement dans (OIS380/E).

Workflow 2 - Réceptionner les marchandises du client, accepter les retours, corriger la facture, puis enregistrer/inspecter/ranger

Dans ce workflow, vous recevez d'abord les marchandises du client et procédez à un contrôle de base et à une vérification de quantité pour accepter le retour afin de créditer le client avant le processus final de contrôle et de rangement. Cette approche peut être nécessaire dans un magasin lorsque le client s'attend à être crédité immédiatement mais que le processus de contrôle et de rangement est long et fastidieux.

1. Validation d'un retour client

2. Création d'une facture rectificative

3. Traitement d'un retour client

Le retour client peut être créé à partir de la facture rectificative en spécifiant le numéro de facture rectificative (ou le numéro d'avoir si l'option 'Méth rectificat' est définie sur 2) au moment de créer le retour client dans (OIS390/A). Les quantités extraites dans Retour client. Ouvrir lignes (OIS391) à l'aide de la touche de fonction F14 (Extraire) correspondent aux quantités retournées conformément à la rectification de facture.

Il est possible de créer le retour sans utiliser de référence à la facture rectificative mais la référence simplifie le processus car elle extrait les quantités retournées de la facture.

Workflow 3 - Corriger d'abord la facture, réceptionner les marchandises du client par la suite

Dans ce workflow, vous acceptez de créditer la facture, ou une partie de celle-ci, avant que le client ne renvoie les marchandises. Par exemple, il est possible que le client vous ait appelé pour vous signaler des défauts et demande à être crédité avant le retour des marchandises.

1. Création d'une facture rectificative

2. Enregistrement d'un retour client avec le statut 11 (Quantité recommandée)

3. Traitement d'un retour client

Comme pour le workflow 2, le retour client peut être créé à partir de la facture rectificative en spécifiant le numéro de facture rectificative au moment de créer le retour client dans (OIS390/A).

Vous pouvez traiter le retour client à l'arrivée des marchandises.